Огранизационно-техническая подготовка переговоров в системе ВЭД

Достижение  благоприятного результата на переговорах  невозможно без предварительного глубокого  изучения всех вопросов, подлежащих обсуждению с партнером. Целесообразно продумать  стратегию и тактику переговоров, обеспечить их должную организационно-техническую  подготовку, иначе есть риск принять  в процессе переговоров невыгодные условия либо совсем не заключить  сделку.

Переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, переписке, по телефону и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. Каждому из этих видов переговоров присущи свои особенности, специфические преимущества и недостатки.

Почтовая переписка позволяет подробно изложить все условия предложения или запроса на интересующий товар, направить типовые условия продажи, проект контракта, выслать каталоги, проспекты, соответствующую техническую документацию, а также приложить образцы. При составлении текста письма имеется достаточно времени, чтобы хорошо его продумать, проконсультироваться со специалистами, при необходимости согласовать его с другими лицами и организациями. Такой способ является наиболее дешевым. Однако сообщения по факсу и электронной почте в МТ пока не признаны безоговорочно письменной формой передачи оферты или заказа. Главный  недостаток этого способа –отсутствует личный контакт между партнерами. Способ ведения переговоров по телефону во многих странах считается предпочтительным, так как обеспечивает значительную экономию времени. К коммерческим переговорам по телефону нужно готовиться заранее, чтобы провести их быстро, оперативно, с профессиональным знанием существа обсуждаемого вопроса. Если беседа ведется на иностранном языке, российские участники переговоров должны хорошо владеть им в разговорной форме. Солидные партнеры вслед за состоявшимся телефонным разговором направляют друг другу (или один из партнеров) письменное подтверждение достигнутой договоренности. В ряде случаев полезно записывать телефонный разговор, что позволит проконтролировать, правильно ли вы поняли партнера, и при необходимости точнее записать содержание состоявшейся телефонной беседы. Однако аудиозапись не может служить письменным доказательством заключения сделки. Наиболее широкое распространение в отечественной внешнеторговой  практике безусловно получили переговоры при личной встрече. Такие переговоры требуют еще большей подготовки и позволяют наиболее оперативно решать возникающие вопросы. При этом способе непосредственного общения резко возрастает значение психологических факторов. На практике нередко сочетаются разные способы ведения переговоров.

Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших этапов - подготовка к переговорам. Именно на этом этапе во многом закладывается  основа для успешного проведения переговоров. От того, насколько тщательно  будут подготовлены переговоры, зависит  не только их результат, но и сам  процесс: будут ли переговоры длительными, конфликтными или они пройдут  быстро, без срывов. Подготовка к переговорам включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка основного содержания переговоров. К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации. Язык переговоров определяется заранее, при необходимости надо заблаговременно подобрать квалифицированного переводчика, знающего соответствующий язык и хорошо разбирается во всех терминах, соответственно подходящих к предмету переговоров и на родном языке, в избежание недопонимания. Протокольной обязанностью принимающей стороны является обеспечение переводчика на переговоры, если хотя бы один из участников не имеет возможности вести беседу самостоятельно.

Отечественный участник ВЭД, являясь продавцом или покупателем, обычно предпочитает проводить переговоры в России, желательно в помещении  своего предприятия, организации. Если переговоры намечено провести в стране контрагента, российская сторона заблаговременно  заботится об оформлении выезда своих  представителей, получении соответствующей  выездной визы, составлении командировочного задания и обстоятельно инструктирует  командируемых работников в отношении  поставленных перед ними задач и  условий пребывания в данной стране. Встречи могут происходить на территории каждого из участников (по очереди) или на нейтральной территории. Перед встречей необходимо подготовить помещение, на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть заперты. На столе должны лежать блокноты, карандаши, стоять вода, фужеры. Не следует ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а работать, бутерброды чай (или кофе), фрукты и т.д. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов. Комната для переговоров должна иметь надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья или кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь  пейзаж. Во время сложных переговоров иностранная сторона может изъявить желание сделать перерыв для обсуждения своей позиции. Принимающая сторона должна в таком случае предоставить гостям условия для конфиденциального обмена мнениями.

При определении  времени встречи не принято оказывать  давление на партнера по переговорам, в особенности, если вы сами являетесь  инициатором встречи. При определении  времени начала переговоров обычно исходят из их продолжительности - переговоры длятся 1,5-2 часа. Как правило, они  назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время  их начала, чтобы они закончились  не позднее 17.00 — 17.30. При проведении переговоров нужно иметь в виду, что первый спад активности участником наступает примерно через 35 минут после их начала. Опоздания недопустимы и могут рассматриваться партнером как неуважение к его фирме и как свидетельство плохой организованности фирмы и необязательности в делах. В то же время прибывшим для переговоров следует помнить, что более ранний приход также нежелателен, так как заставляет принимающую сторону раньше времени прерывать свою текущую работу. Встречать прибывших иностранных гостей у входа в ваше здание должен не руководитель фирмы, а кто-то из сотрудников, лучше симпатичная и приветливая девушка.

Таковы чисто  технические моменты подготовки к переговорам. Далее следует  ее организационная стадия, когда  переходят к формированию состава  делегации, т.е. к определению количественного  и персонального состава, назначению главы. Нередко бывает так, что главой делегации на переговорах назначают человека исходя из должностного статуса, не принимая в расчет его компетентность по существу обсуждаемых вопросов и то, что он просто не владеет необходимыми для ведения переговоров навыками. Очень важно, чтобы в переговорах с вашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов.

Несмотря  на то, что технические организационные  вопросы являются весьма важными  и без их решения переговоры не могут состояться, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает: анализ проблемы; формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них; определение возможных вариантов решения; подготовку предложений и их аргументацию; составление необходимых документов и материалов.

В процессе анализа продумываются  возможные альтернативы решения проблемы. При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес - это одно из ключевых понятий переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы. Различные интересы не обязательно противоречат друг другу. Среди них можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся интересы. С взаимоисключающими интересами дела обстоят более или менее понятно. Они предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). А под непересекающимися понимаются такие интересы, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает интересы другой стороны, иными словами, стороны хотят разного.

Цель первоначальной встречи – обычно установление контакта, взаимное ознакомление с характером деятельности партнеров, выяснение  возможностей и интересов другой стороны и информирование ее о  собственных возможностях. Партнеры, установившие постоянные деловые отношения, проводят периодические встречи  в целях получения свежей информации. Когда партнеры наметили заключить  конкретную сделку, в предконтрактный период переговоры могут иметь целью предварительное выяснение отдельных технических, транспортных, финансовых вопросов и иных условий предстоящей сделки и последующее уточнение позиций по тем или иным вопросам. В зависимости от сложности намеченной сделки этот этап переговоров может пройти в сжатый период или растянуться на несколько месяцев или более. Наиболее ответственными являются переговоры в целях заключения сделки. Их успешным результатом является подписание контракта. После заключения сделки возможны переговоры, касающиеся ее исполнения. В частности, могут неоднократно обсуждаться вопросы хода выполнения заказа, особенно на сложное оборудование с длительным циклом изготовления. Может потребоваться корректировка сроков поставки, уточнения условий транспортировки негабаритного оборудования, скоропортящихся и опасных грузов, а также порядка предоставления соответствующей документации,  После поставки товара нередко проводятся переговоры по вопросам завершения расчетов. Целью переговоров по специальным вопросам может являться согласование условий командирования специалистов продавца или приемщиков покупателя, организации производственного кооперирования. При возникновении рекламаций и спорных вопросов к их урегулированию появляется необходимость проведения отдельных переговоров по урегулированию предъявленных рекламаций и возмещения понесенных убытков.

Чтобы успешно  вести переговоры, надо еще перед  первой встречей собрать всю необходимую  информацию о фирме, с которой  решено сотрудничать , как можно полнее знать специфику товара, иметь достаточное представление о проблемах конкретного товарного рынка. Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры. Если в беседе с представителем фирмы вы проявите осведомленность о ее деятельности, это, как правило, производит благоприятное впечатление, особенно это важно при контактах с японскими, южнокорейскими, тайваньскими и сингапурскими бизнесменами, которые ценят основательность и стремление к более тесным, доверительным личным отношениям.

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом необходимо подчеркнуть, что  основным содержанием приемов является не прием пищи и не дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они  проводятся с целью углубления и  расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке. Многолетняя международная практика установила виды приемов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники  приемов, проводимых внешнеторговыми  организациями и фирмами в  честь коллег из других стран. Приемы можно также разделить на дневные  и вечерние, коктейли и фуршеты. К дневным относятся приемы «Бокал вина», или «Бокал шампанского», и «Завтрак». Все остальные приемы относятся к вечерним. К приемам с рассадкой за столом можно отнести такие, как «Завтрак», «Обед», «Ужин». Согласно международной практике наиболее почетными по своему характеру видами приемов являются приемы «Завтрак» и «Обед».

После завершения каждого этапа переговоров составляется запись беседы, при необходимости достаточно подробная. В ней указываются следующие сведения:- фамилия и должность ведущего беседу от имени российской стороны;- фамилия и должность иностранного представителя фирмы;- фамилия и должность руководителя, разрешившего встречу;- место и время проведения встречи, ее продолжительность (указывается время начала и окончания встречи);- присутствовавшие на беседе лица с российской стороны и со стороны инофирмы;- на каком языке велась беседа;- содержание беседы – основная часть документа, в зависимости от характера обсуждаемых вопросов излагается кратко или более развернуто;- фамилия, должность и подпись записавшего беседу;- количество листов, на которых составлена запись беседы; 
В ряде организаций составляется учетная карточка итогов переговоров российской организации с иностранными партнерами. Она предназначена для пополнения досье на фирму, и в нее заносятся некоторые дополнительные данные:- юридический адрес регистрации фирмы, адрес офиса для последующих контактов, адрес представительства в Москве;-форма собственности, основной капитал, основные виды деятельности, наличие представительств за рубежом;- цель переговоров (предложение, спрос, создание СП, бартер и т.д.);- краткая суть обсуждения вопроса (выделяется ключевое слово, например, купля-продажа, строительство объектов и т.д.;- поручение по результатам переговоров (задание, ответственный исполнитель, дата исполнения);- договоренности о дальнейших действиях (дата очередных переговоров, место проведения встречи, состав привлекаемых специалистов и др.);- комментарий.