Правила ведения делового телефонного разговора

Правила ведения делового телефонного  разговора

 

Непосредственно переговорить с партнером или клиентом удается  далеко не всегда. Поэтому очень  часто нам приходится обращаться к телефону. Подсчитано, что деловые  люди тратят на телефонные переговоры от 4 до 25 процентов своего рабочего времени. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного  количества вопросов, отпадает необходимость  посылать письма, телеграммы или ехать  в другое учреждение, на предприятие  или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен  информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и  часто первым шагом к заключению договора является именно телефонный разговор.

 

При эффективном использовании  телефон становится важнейшим компонентом  создания имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциальному партнеру на другом конце провода, от того, как сложится предварительный  разговор, во многом зависит, не станет ли он последним. От умения сотрудников  фирмы вести телефонные переговоры в конечном счете зависит ее репутация (как в мире бизнеса, так и среди широких кругов потребителей), а также размах ее деловых операций.

 

С умением говорить по телефону во многом связан и личный имидж каждого сотрудника фирмы. Ведь при телефонном разговоре ваш  собеседник не может оценить ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица при тех или иных словах, ни интерьера бюро, где вы сидите, ни других невербальных средств, которые очень помогают судить о характере общения.

 

Существуют неписаные  правила делового телефонного общения. Они охватывают как обычный телефонный этикет, так и особенности делового администрирования. Рассмотрим эти  правила применительно к двум случаям: во-первых, когда звонят вам, а во-вторых, когда звоните вы.

 

Правила ведения  делового телефонного разговора, когда  звонят вам

 

Целесообразно снимать  трубку при любом звонке Можно, конечно, этого и не делать, если вы способны работать под телефонные трели. Но при  этом нужно иметь в виду, что  с каждым получасом звонки будут  раздаваться все чаще: накапливается  число не обслуженных вами абонентов, они вынуждены звонить повторно, в третий и четвертый раз. В  конце концов вам придется трудиться под почти непрерывный звон. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.

 

Снимать трубку лучше  всего после первого звонка. Если вы сидите в комнате один, у вас  достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац  в присланном письме. Вполне допустимо  снять трубку после второго или  третьего звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить  фразу и, сказав собеседнику «Извините», снять трубку.

 

Отзывы «да», «алло», «слушаю» можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и  в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении  следует отказаться от нейтральных  отзывов и заменить их информативными. По внешнему телефону обычно называют не свою фамилию, а фирму, организацию  или подразделение. По внутреннему  же телефону называют подразделение  и фамилию. Таким образом, отвечая  на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они  разговаривают. Это, кроме того, создает  обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника. Найдите  доброжелательную, нравящуюся вам самим  форму (как бы вы сами хотели, чтобы  вам отвечали).

При частых звонках или  при спешке обычно называют фамилию  с добавлением слова «слушаю» («Иванов слушает») или указывают  только название учреждения или его  отдела: «бухгалтерия», «первый отдел».

 

Во всех вышеназванных  случаях абонент должен знать, с  кем он говорит или хотя бы куда он попал. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.

 

Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять — в который  раз — просят отсутствующего на месте коллегу. Недовольно поморщившись, вы резко отвечаете: «Его нет!» и  тут же кладете трубку. Но давайте  задумаемся — не сами ли вы ответом  провоцируете повторные звонки? Где  же выход? Он в вежливом и более  подробном ответе на каждый телефонный звонок отсутствующему сотруднику, как  бы он вас ни раздражал. Оптимальный  ответ в данном случае может быть примерно таким: «Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?»

 

Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: «Сейчас» или «Одну минуту», после  чего пригласите сослуживца к аппарату.

 

Сделайте так, чтобы  информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информацией через третьих  лиц непросто, это может окупиться  сторицей. Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы  по анкетному принципу («Откуда вы звоните?», «Ваша фамилия и номер  вашего телефона?» и т. п.).

 

Ниже приводится краткий  перечень того, что следует и чего не следует делать, когда в вашей  фирме звонит телефон.

 

НЕ следует:

 

1. Долго не поднимать  трубку.

 

2. Говорить: «Привет», «Да»  и «Говорите», когда начинаете  разговор.

 

3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»

 

4. Вести две беседы  сразу.

 

5. Оставлять телефон  без присмотра хотя бы ненадолго.

 

6. Использовать для  заметок  клочки бумаги и листки календаря.

 

7. Передавать трубку  по многу раз.

 

8. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните».

 

 

Следует:

 

1. Поднять трубку до  четвертого звонка телефона.

 

2. Говорить: «Доброе утро (день)», представиться и назвать  свой отдел.

 

3. Спрашивать: «Чем я могу вам помочь?»

 

4. Концентрировать внимание  на одной беседе и внимательно  слушать.

 

5. Предложить перезвонить,  если это требуется для выяснения  деталей.

 

6. Использовать бланки  для записи телефонных разговоров.

 

7. Записать номер звонящего и перезвонить ему.

 

8. Записать информацию  и пообещать клиенту перезвонить ему.

 

 

Этот список можно  продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа «С кем я разговариваю?»  или «Что вам нужно?» Надо следить  за своей дикцией. Если вы говорите с акцентом, постарайтесь говорить отчетливо. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать  коллегам — клиент может услышать*.

 

Если ваш партнер  или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя  ошибка», «Я этим не занимаюсь», «Наши  товары никогда не выходят из строя» и т.д. Если вы так скажете, это  может отрицательно сказаться на репутации вашей фирмы и не поможет клиенту в решении  его проблем. Поэтому дайте ему  выговориться до конца; выразите ему  сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер  заказа или другие данные. Если вы обещали  ему перезвонить, сделайте это как  можно скорее, даже если вам не удалось  решить проблему к назначенному сроку.

 

Запомните: когда проблема окончательно решена, клиент, как правило, чувствует себя вашим должником. А это можно использовать в  дальнейшем для деловых контактов  и расширения бизнеса.

 

Существуют ВЫРАЖЕНИЯ, КОТОРЫХ СЛЕДУЕТ ИЗБЕГАТЬ при  телефонных разговорах, чтобы о вашей  фирме не сложилось превратного  представления. К ним, в частности, относятся.

 

1. «Я не знаю». Никакой  другой ответ не может подорвать  доверие к вашей фирме столь  быстро и основательно. Прежде  всего, ваша работа заключается  в том, чтобы знать — именно  поэтому вы занимаете свое  место. Если же вы не в  состоянии дать ответ вашему  собеседнику, лучше сказать: «Хороший  вопрос... Разрешите, я уточню это  для вас».

 

2. «Мы не сможем  этого сделать». Если это действительно  так, ваш потенциальный клиент  обратится к кому-то еще, и  весьма вероятно, что его новый  разговор сложится более удачно. Вместо отказа «с порога» предложите, например, подождать, прежде чем  вы поймете, чем можете оказаться  полезным, и попытайтесь найти  альтернативное решение. Рекомендуется  всегда в первую очередь сосредоточиваться  на том, что вы можете сделать,  а не на обратном.

 

3. «Вы должны...». Серьезная  ошибка. Ваш клиент вам ничего  не должен. Формулировка должна  быть гораздо мягче: «Для вас  имеет смысл...» или «Лучше всего  было бы...».

 

4. «Подождите секунду,  я скоро вернусь». Задумайтесь,  вы хоть раз в жизни успевали  управиться со своими делами  за секунду? Вряд ли. Скажите  вашему собеседнику что-то более  похожее на правду: «Для того  чтобы найти нужную информацию, мне потребуется две-три минуты. Можете подождать?».

 

5. «Нет», произнесенное  в начале предложения, невольно  приводит к тому, что путь к  позитивному решению проблемы  усложняется. Универсальных рецептов, как избавиться от «отрицательного  уклонения», не существует. Каждую  фразу, содержащую несогласие  с собеседником, следует тщательно  обдумывать. Например, для отказа  клиенту, требующему денежного возмещения за некачественный товар, подходит объяснение типа: «Мы не в состоянии выплатить вам компенсацию, но готовы заменить вашу покупку».

 

Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с теорией  телефонных переговоров значительно  улучшается работа служащих и одновременно повышается уровень удовлетворенности  собственной работой — с вежливыми  людьми приятно разговаривать. Проверить  же, как сотрудники вашей фирмы  усвоили уроки телефонного этикета, очень просто — достаточно позвонить  в офис и представиться клиентом.

 

Очень ценно для фирмы, когда профессиональный опыт работников сочетается с умением устанавливать  человеческие контакты. Если отношения  с клиентом хорошие и ему приятно  иметь дело с вашей фирмой, можно  считать, что сделка совершена.

 

В фирму звонит большое  количество потенциальных клиентов или партнеров, и от манеры ведения  беседы во многом зависит, будет ли заключена сделка. Если звонивший, не представившись, сразу начинает с  объяснений того, что ему нужно, вежливо  поинтересуйтесь его именем, названием  и телефоном фирмы и лишь затем  продолжайте беседу. Постарайтесь не принимать заказов, не сообщать информацию непредставившимся собеседникам. Вы можете, например, не понять, что говорите с крупным покупателем, который имеет право на скидку, и предложите ему твердую цену без скидок, потеряв таким образом выгодный заказ.

 

Некоторые покупатели очень  точно определяют свои требования: тип, цвет, условия поставки товара и т.д. Другим необходимо в этом смысле помочь. Очень часто приходится «вытягивать» из клиента дополнительную информацию. Для этого используйте вопросы, начинающиеся с «что», «когда», «где», «кто», «как», но избегайте «почему», так как оно содержит оттенок недоверия.

 

Уяснив требования клиента, вы начинаете убеждать его в преимуществах  вашего изделия. Если клиент позвонил специально, чтобы сделать заказ, ваши аргументы должны быть нацелены на увеличение объема закупки, расширение ассортимента товара или сбыта сопутствующих  изделий. Если клиент интересуется лишь предварительной информацией, ваша задача — убедить его начать дело с пробной закупки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Правила ведения  делового телефонного разговора, когда  звоните вы

 

 

Когда вам пришла в  голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Перед  каждым звонком желательно ответить себе на три вопроса:

 

1) имеется ли однозначная  потребность звонить?

 

2) обязательно ли знать  ответ партнера?

 

3) нельзя ли поговорить  с партнером при личной встрече?

 

Набирая номер абонента, прежде всего следует уяснить себе, с какой целью вы собираетесь звонить:

 

1) хочу ли я просто  поддержать контакт и обменяться  мнением с коллегой?

 

2) хочу ли я кое-что  вспомнить или установить новую  связь?

 

3) хочу ли я получить  информацию или передать ее?

 

4) хочу ли я поделиться  идеей и попросить ее оценить?

 

5) хочу ли я убедить  партнера в своих намерениях  и поближе познакомить со своими  проектами?

 

Перед тем как позвонить  в другой город или солидным партнерам  полезно набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или в спешке не упустить отдельные важные моменты.

 

Если же дело несрочное, возникает альтернатива — либо звонить  сразу, либо определить наилучшее время  для звонка и отложить телефонный разговор до этого момента.

 

Оптимальное время для  телефонного звонка выбирается по трем признакам, вместе взятым: а) когда, по вашему предположению, ваш звонок будет  удобнее для абонента; б) когда  к нему проще дозвониться; в) когда  вам будет удобнее позвонить. Но при этом полезно иметь в  виду, что надо стараться не отвлекать  людей звонками в первой половине рабочего дня, когда они, сосредоточившись, могут с наибольшим успехом решать свои задачи. Не следует сбивать  их с рабочего ритма.

 

Наиболее благоприятное  для телефонных звонков время  — с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В  другие часы длительность решения вопроса  по телефону почти удваивается. Кроме  того, ваш партнер может немедленно взять трубку примерно в 50% случаев. Но позвонить предварительно, только для того, чтобы условиться о времени  предстоящих переговоров, допустимо  и в первой половине рабочего дня. Предупреждать о своем звонке желательно заблаговременно. Ваш партнер  будет ждать вашего звонка, если вы точно укажете час. Этим вы сэкономите его и свое время и ускорите решение проблемы.