Характеристика делового общения

   В самом  широком понимании к техническим  средствам коммуникации относят  все специально созданные материально-вещественные элементы, применяемые при функционировании системы коммуникации или в процессе коммуникации. К техническим средствам коммуникации относят телефон, телетайп, телеграф, факсимильный аппарат, усилительная аппаратура (микрофоны, динамики), видеосвязь (телеконференция), двусторонняя радиосвязь, электронная почта (Интернет). Эти технические средства коммуникации обеспечивают непосредственную коммутацию сетей коммуникации между строго определенными адресатами и позволяют вести двустороннюю связь одновременно или с некоторой разноской по времен.

   Другие  технические средства не предоставляют  такой возможности, тем не менее обеспечивают коммуникации между субъектом и неопределенным объектом. К ним относятся, например, печать (газеты, журналы, другие печатные материалы),  телевизор, радио- и киноаппаратура. С помощью этих технических средств информация транслируется на достаточно широкую аудиторию (общественность) без персонификации адресата (получателя информации). Из аудитории (читатель, зритель), кому адресована информация, определенная часть людей, получивших информацию реагирует на нее и передает свой ответ коммуникатору (например, редакции). Таким образом обеспечивается процесс коммуникации с частью аудитории, кому адресована информации.

   Процессы  в коммуникациях, осуществляемые с  помощью телевидения сильно отличаются от процессов коммуникаций, осуществляемых посредством коммуникационного  канала - кинофильма. Коммуникатор в  телекоммуникациях идентифицирован  и легко узнаваем, имеет более  устойчивую аудиторию, чем в кинокоммуникациях. Различия в протекании коммуникации (процессе) имеются и между прессой (письменный канал коммуникации) и радио, или, к примеру, между телевидением и публичными каналами устной коммуникации. Динамика прохождения информации в различных каналах коммуникации также резко отличается.

   Процесс  коммуникации становится более эффективным, если он включает различные популярные интервью и беседы. Процессы во внутриличностных коммуникациях становятся более выраженными, если они возникают с помощью предлагаемых телетекста и видеотекста. Телетекст способствует получению  информации избирательным реципиентом, заинтересованным и вынужденным в получении информации через специальные адаптеры.      При помощи кабельной линии передается видеотекст, заложенный в память компьютера а также при необходимости осуществляется  обратная связь с субъектом информации. Компьютерные видеоигры и программы предназначены для индивидуального пользования, видеодиски, использующие лазерную  технику расширяют  функции технических подсистем коммуникации в коммуникативных процессах.

   Сегодня рассматривают  различные виды и формы информации. Одни виды в большей мере нужны управленцам (производственная, экономическая, социальная, политическая и т. д.)., другие формы информации накапливаются в процессе деятельности (актуальная, аккумулятивная), третья форма информации содействует менеджеру (знания, навыки, умения обращаться с современными техническими средствами: факсами, стационарными и мобильными телефонами, пейджерами, аудио- и видеоаппаратурой, ксероксами, электронной почтой и Интернетом и т. д. 

   Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность  не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без  больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

       Телефон налагает на того, кто  им пользуется, и ряд иных требований. Ваш собеседник не может оценить ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы и ее продолжительность; молчание; интонация, выражающая энтузиазм и согласие или обратные реакции. Много значит, как быстро человек снимает трубку - это позволяет судить о том насколько он занят, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.  

   Джен Ягер выделяет такие наиболее важные принципы этики общения по телефону.

    1. Если  там, куда вы звоните, вас  не знают, уместно со стороны  секретаря попросить вас представиться  и узнать, по какому вопросу  вы звоните. Назовите себя и  кратко изложите причину звонка.

    2. Нарушением  норм делового этикета считается  выдавать себя за личного друга  того, кому вы звоните, только  для того, чтобы вас скорее  с ним соединили. 

    3. Грубейшее  нарушение - не перезвонить, когда  вашего звонка ждут. Необходимо  перезвонить при первой возможности.

   4. Если  вы звоните человеку, который  просил вас позвонить, а его  не оказалось на месте или  он не может подойти, попросите  передать, что вы звонили. Потом  нужно позвонить еще раз, или  сказать, когда и где вас можно будет легко найти.

   5. Когда  разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время,  когда можно быть уверенным,  что у вашего собеседника достаточно  времени на беседу.

    6. Никогда  не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во  время разговора. 

    7. Если  звонит телефон, а вы уже  говорите в это время по  другому аппарату, постарайтесь  закончить первый разговор, а  уж потом обстоятельно поговорить  со вторым собеседником. Если  можно, спросите у второго собеседника по какому номеру перезвонить и кого позвать. 

   4.Особенности общения через переводчика 

    Переводчик, как правило, не только филолог,  но и страновед, что дает основания использовать его знания и опыт не только для переводческой работы, но и налаживания доверительных отношений с партнерами. Переводчик-профессионал играет ключевую роль в установлении духа сотрудничества, особенно тогда, когда переговорные процессы идут с представителями народов и культур, мировоззрение, нравственные установки и особенности делового этикета которых имеют значительные отличия от принятых на Западе.

          Общаясь через переводчика, нужно  соблюдать следующие правила:

    - говорить  медленно, четко формулируя мысли,  не допускать возможности двусмысленного  толкования сказанного;

    - произносить  следует не более одного-двух предложений подряд, учитывая, что удержать в памяти и перевести большее количество материала полно и правильно переводчик не в состоянии. К тому же некоторые языки грамматически прямо противоположны русскому. Например, в персидском языке сказуемое всегда завершает предложение, а не стоит в его середине, как в русском, английском и других языках;

    - нельзя  сопровождать свою речь поговорками,  идиоматическими оборотами и,  тем более, цитированием стихов. Перевод их на другой язык  требует длительной работы и  невозможен в ходе динамичной  беседы. Неверный перевод способен  испортить атмосферу переговоров,  поскольку наши пословицы и  поговорки на другом языке  могут приобрести двусмысленное  значение, а иногда и оскорбительный  смысл;

    - необходимо  учитывать реакцию партнеров  и немедленно принимать меры, если возникает ощущение, что  они понимают вас неправильно.  Переводчик, в свою очередь, может  в случае необходимости попросить  любую из сторон пояснить мысль  более простыми словами или  повторить фразу еще раз;

    - перед  переговорами необходимо выделить  достаточное время для работы  с переводчиком, чтобы как можно  подробнее ознакомить его с  кругом затрагиваемых проблем,  пояснить используемую терминологию. Доклад, речь на презентации и  другие письменные материалы  должны передаваться переводчику  для ознакомления за день-два до выступления. И последнее, нет переводчиков, которые без подготовки одинаково хорошо оперируют и медицинской, и технической, и любой иной терминологией. 

    

   Заключение 

   Исходя  из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности. 

   Деловые разговоры  со знанием дела, на уровне начальник-подчиненный  и наоборот или между коллегами  в течение рабочего времени приносит определенный положительный эффект в работе коллектива, в управлении. Вполне естественно, что общение  только лишь с использованием специфической  деловой терминологии в течение 100% рабочего дня может просто утомить  работника и привести к какой-либо ошибке. Поэтому требуются определенные психологические разгрузочные паузы, как перерыв на кофе и т.д., во время  которых можно расслабиться, обменяться шутками. Все это в комплекте  принесет ожидаемый положительный результат в работе организации. 

     

     

                          

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     
 
 
 
 
 
 
 

   Список  литературы 

   Бороздина Г.В. Психология делового общения.  Учебник  для ВУЗов. М., 1999 

   Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. –М.: Гардарика, 1998. 

   Гойхман О.Я. Основы речевой коммуникации. М., 1997 

   Добрович А. Общение: наука и искусство. М., 1996.  

   Психология  и этика делового общения \ Ред. Лавриненко П.С. 2-е изд. М.1997 

   Колтунова М.В., Язык и деловое общение, М., 2002