Этикет деловых приёмов

Евразийский открытый институт

 

 

 

Контрольная работа на тему:

Этикет деловых приемов

по дисциплине Этика и психология деловых отношений

 

 

 

 

Выполнила студентка группы ЗЭ-109с

Агибалова Надежда Васильевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2012 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение________________________________________________________  2

1. Деловые приемы________________________________________________  4

1.1 Цель и назначение деловых  приемов ______________________________4

1.2 Виды деловых приемов__________________________________________5

1.2.1 Дневные приемы______________________________________________5

1.2.2 Вечерние приемы _____________________________________________6

1.3 Приглашение___________________________________________________7

1.4 Рассадка за столом______________________________________________9

1.5 Украшение стола и сервировка __________________________________11

1.6 Поведение за столом___________________________________________ 14

1.7 Беседа за столом______________________________________________ 18

1.8 Десерт_______________________________________________________ 19

1.9 Напитки_____________________________________________________  20

Заключение_____________________________________________________   23

Библиографический список________________________________________  24

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня, как никогда раньше, деловые  отношения развиваются и укрепляются  в процессе общения. Общение происходит не только во время переговоров, бесед, но и на приемах, за едой.

При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями  и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации  сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Исторически сложилось так, что  приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов  является не употребление пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения  нужной информации в неофициальной  обстановке. Цель любого приема --способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

В беседах на приемах происходит взаимный обмен мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит  от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. На приеме приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими  различные круги общества. И это  является продолжением служебной деятельности. Когда разговоры о делах идут у вас вперемежку с салатом  или с запусками, помните: дело -- прежде всего.

Тема деловых приемов - очень  широкая, затрагивающая большое  число аспектов, поэтому разделим ее на составляющие компоненты. Очередность  составляющих не определяется их важностью, они равно значимы.

1. ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

1.1 Цель и назначение деловых приемов

Деловые приемы хотя и имеют более  свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые  переговоры, однако преследуют ту же самую  цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов  позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом  будущие выгодные для участвующих  партнеров контракты, расширить  и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и  притязания будущих партнеров, их особенности  в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при  принятии решений о заключаемой  сделке.

Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами  затягиваются, возникает тупиковая  ситуация, когда ни одна, ни другая сторона  не хочет (или не может) уступить, пойти  на компромисс и в то же время  не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров  и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать  юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы  деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных  неформальных условий для развития партнерства. Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего  должен постараться поговорить с  интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его  фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит к  работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются. На протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль над обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:

* приемы, проходящие сидя, с наличием  посадочных мест;

* приемы стоя - без посадочных  мест.

Кроме того, приемы можно разделить  на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние ( коктейль, бокал шампанского, обед).

1.2 Виды деловых приемов

1.2.1 Дневные приемы

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность- от 30 минут до 1 часа.

Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и  пр. одновременно с завтраком - из соображений  экономии времени.

Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико - не более пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов  не приглашаются.

2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение).

В целом дневные приемы носят  менее торжественный и более  деловой характер, чем вечерние.

1.2.2 Вечерние приемы

3. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов.

4. "А ля фуршет" («a la fourchette» - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий творительный падеж, а «la fourchette» -вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов.

Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а  ля фуршет" накрываются столы  с закусками, горячими блюдами, а  также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые  можно есть без использования  ножа, стоя, т.е., держа тарелку в  левой руке, а вилку - в правой.

Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного  цвета, женские костюмы более  нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

5. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек.

Хотя это и вечерний прием, однако, смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

6. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например, первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).

1.3 Приглашение

Говоря о правилах этикета, учитываемых  в организации деловых приемов, следует, прежде всего, упомянуть о приглашениях.

Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашение) могут быть вписаны от руки.

В приглашении не ставятся дата отправления  и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка отправляет приглашение другой фирме без  указания фамилий приглашаемых. Текст  при этом может быть примерно следующим: "Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю..." В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников  которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий  приглашающей фирме. Сотрудники, чьи  фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой  прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное  приглашение).

Во второй части приглашения  указывается, какой будет форма  приема (обед, коктейль и др.), когда  он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал  шампанского, бокал вина, коктейль принято  указывать время начала и окончания  приема, например 12.00-13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения  присутствовать на приеме. Принято  эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке "страны галантности", хотя родина этикета - Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

Ответить на приглашение и подтвердить  свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение  суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно  оформить письменно - в виде почтового  послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные  украшательские элементы -виньетки, цветочки, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с  соблюдением правил этикета и  с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется  от идеального приглашения на деловой  прием.

1.4 Рассадка за столом

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием рассчитан  на несколько десятков или сотен  человек, а крупные фирмы, как  правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно тщательно продумать  расстановку столов и определить места для гостей.

Если прием проводится в арендованном помещении, например в банкетном  зале ресторана, то персонал ресторана, учитывая специфику своей работы, предложит наиболее эффективную  и одновременно удобную расстановку  банкетных столов.

Однако современные организации  часто имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как  правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа  гостей. В небольшом зале неразумно  устраивать приемы для большого числа  гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно  в большом, просторном зале. Что считать  слишком большим или слишком  малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее 10 м² на человека, включая и место за столом. Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том. как довести информацию об этом до приглашенных.