Отчет по практике в отделе Делопроизводства в Администрации г. Чебокары

Документ - это информация, зафиксированная на материальных носителях с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Обязательные реквизиты для любого документа:

- наименование организации - автора;

- название вида документа ( кроме  писем );

- дата;

- регистрационный номер;

- текст;

- подпись.

2.3. Правила оформления документов

Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо  соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

2.3.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, издаваемые от имени  двух или более организаций, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2002).

2.3.2. Регистрационный номер (индекс  документа)

Регистрационный номер документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, по соответствующему виду учета. В регистрационном номере могут содержаться сведения о виде учета и исполнителе. Составные части индекса отделяются. Так, индекс «029/04-136» исходящего документа включает:

- 029   –   код администрации города Чебоксары;

- 04  – индекс исполнителя (заместитель  главы - начальник  управления  ЖКХ  и энергетики);

- 136  – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Регистрационными  номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.3.3. Ссылка на регистрационный  номер

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.3.4. Место разработки или издания документа

Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и  «Справочные данные об организации». Отметка  о месте разработки указывается на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись».

2.4. Организация документооборота и исполнение документов

-Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

-Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи  доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

-. Прием,  обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются в отделе делопроизводства (канцелярии), отделе по работе с обращениями граждан, отделе самоуправления и организационной работы администрации города. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные главе администрации, заместителям главы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются руководству или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:

-  требующие обязательного рассмотрения  руководством;

- направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (начальникам управлений и отделов).

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства (канцелярию), отдел по работе с обращениями граждан, отдел самоуправления и организационной работы, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема,  а затем передаются на рассмотрение руководству.

Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

-Обработка и передача отправляемых  документов

Документы, отправляемые администрацией города передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

 Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, имеющими соответствующие технические и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

.-Организация  документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,  систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации города (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2.5. Подготовка и передача документов в архив

 В ведомственный архив администрации  города передаются дела с исполненными  документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче  в ведомственный  архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях и по истечению  сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

  При передаче дел структурными  подразделениями в ведомственный  архив сотрудник архива проверяет  правильность их формирования, оформления  и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. Все выявленные недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

    В случае ликвидации  или реорганизации структурного  подразделения сотрудник, ответственный  за ведение делопроизводства  в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив или правоприемнику независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

2.6.Сохранность конфиденциальной информации

      Делопроизводство  с документами, содержащими государственную  тайну (секретное делопроизводство), ведется согласно специальным  нормативным актам,  Перечень  таких документов  представлен  в Федеральном законе «О государственной  тайне» от 21.07.1993 № 5485-I (c изм. и доп. от 06.10.1997  № 131-ФЗ).

В целях обеспечения сохранности сведений ограниченного распространения распоряжением главы администрации от 26.06.2002 № 1585-р утвержден Перечень сведений ограниченного распространения.

Передача документов «ДСП» осуществляется:

- внутри администрации – с  разрешения руководителя структурного  подразделения под роспись;

- в другие организации – по  их письменному запросу, с положительной  резолюцией руководства, специальной  связью или курьером.

 

 

 

Заключение

В целях эффективного исполнения распорядительных функций органа местного самоуправления города Чебоксары постановлено:

1. Утвердить Положение об администрации города Чебоксары   (приложение).

2. Заместителю главы – начальнику управления делами и контроля администрации города Чебоксары (Исаев Ю.Н.) произвести государственную регистрацию настоящего Положения  в установленном  законом порядке.

3. Контроль за исполнением настоящего  постановления оставляю за собой.

     Администрация города  Чебоксары создается, ликвидируется и реорганизуется в порядке, установленном действующим законодательством.  

          Настоящее  Положение вступает в силу  с момента  его  утверждения  и государственной регистрации  в установленном законом порядке.

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 07.12.2001 № 266 «О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики» и в целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения единого порядка документирования:

1. Утвердить:

- Инструкцию по делопроизводству  в администрации города Чебоксары (Приложение 1)

- Положение о порядке подготовки  и издания правовых актов главы  администрации города Чебоксары (Приложение 2)

2. Признать утратившими силу распоряжение главы администрации города Чебоксары от 08.09.1998 № 480-р «Об утверждении нормативных актов в области делопроизводства в администрации города Чебоксары» и п.2 распоряжения главы администрации города Чебоксары от 04.11.2000г. № 2200-р «О внесении дополнений  в Регламент администрации г.Чебоксары и в Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации г. Чебоксары».

3. Главам администраций районов города Чебоксары (Бессмертный Ю.С., Федосеев О.М., Шилов Ю.А.), заволжскому территориальному управлению (Гаврилов В.А.) в своей работе руководствоваться вышеназванными нормативными актами по делопроизводству.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы – начальника управления делами и контроля Шайкина В.В.