Основные задачи и направления внешнего финансового контроля

При установлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрывам между датой получения денег по выписке банка и оприходования их в кассе следует выяснить причины. С этой целью берутся письменные объяснения кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в учреждении банка и сличаются выписки с подлинными записями в лицевых счетах предприятия.

Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банке, в которой отражено поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости.

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще всего случаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.

Для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности необходимо проверить отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в частности реализации за наличный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) – с дебетовыми записями по счету кассы. В случае расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить причины отклонений. При наличии задолженности работников и других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.

На каждом предприятии материальные ценности должны выдаваться только при наличии на накладной поставленного кассой штампа «Оплачено». Наличные деньги за проданные населению товарно-материальные ценности и оказанные услуги должны вносится в кассу предприятия. Квитанция выдается за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира. Материально ответственным лица не разрешается получать наличные деньги за отпускаемые населению товары.

При контроле правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным способом установить, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица фактически работали на предприятии и нет ли среди них подставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Таки факты устанавливают путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей, с приказом о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы.

Необходимо также проверить итоги в платежных ведомостях, так как нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму присвоения. При этой проверке обращают внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам с последующей проверкой их правильности, на достоверность подписей лиц, получивших деньги, на дописные суммы, подчистки, неоговоренные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п.

Во всех ведомостях надо проверить подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на поправки и подчистки. В отдельных случаях надо опросить получателей денег. Этот прием позволяет обнаружить подлинные подписи, а иногда и подставных и вымышленных лиц.

Осуществляя контроль кассовых операций, нужно проверить правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствия остатка, по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.

Особенно тщательно следует проверять обоснованность кассовых операций по расходу наличных денег, списываемых на издержки производства и другие счета без последующего предоставления отчетов и оправдательных документов об использовании денег.

Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положения и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основе данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах (журналах-ордерах, машинограммах). Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации, и списание похищенных сумм.

На основании акта инвентаризации кассы и данных группировочных ведомостей о нарушениях кассовой дисциплины и других злоупотреблениях составляется соответствующий раздел акта ревизии или аудиторской проверки, где приводятся установленные факты недостатков в организации и ведении кассовых операций, данные повторяющихся нарушений со ссылками на прилагаемые к акту группировочные ведомости и таблицы.

2.2 Контроль операций по расчетным счетам.

Источником контроля операций по счетам в банках являются выписки банка из лицевых счетов и приложенные к ним оправдательные документы, а также записи в учетных регистрах по счетам 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках»13, C137].

Приступая к проверке операций по счетам в банках, прежде всего устанавливают, сколько расчетных счетов имеет организация. Сопоставляют сальдо по статьям баланса: «Расчетный счет» и «Прочие денежные средства» с данными выписок банка. Они должны быть тождественными. Однако равенство остатков не гарантирует тождественности оборотов по выпискам банка и балансовому счету, поскольку при обработке выписок может быть допущено умышленное уменьшение оборотов по дебету и кредиту счета на одинаковую сумму с целью скрыть злоупотребления. Поэтому необходимо проверить соответствие оборотов по дебету и кредиту счета по выпискам банка за каждый проверяемый месяц данных оборотов согласно учетным регистрам.

Важной обязанностью ревизора или аудитора является проверка полноты и достоверности банковских выписок и приложенных к ним документов. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переноску остатков средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке. Достоверность выписок определяют путем проверки всех их реквизитов. Если в выписке будут установлены неоговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку данных выписки с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящемся в учреждении банка. В случае отсутствия отдельных выписок следует также обратиться в учреждение банка.

Вслед за проверкой полноты и достоверности выписок следует убедиться, что все проведенные через банк операции являются достоверными и подтверждены соответствующими подлинными документами. Бывают случаи, когда они подделываются или прилагаются не полностью, что дает возможность, применяя неправильную корреспонденцию счетов, скрывать в учете серьезные злоупотребления. В случае возникновения сомнений в подлинности документов (отсутствие банковского штампа, исправление перечисленных сумм, наименования получателя денег и даты совершения операций) требуется провести встречную проверку платежных документов в банке и у контрагента по операции. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции счетов и записей в учетных регистрах.

Иногда злоупотребления могут быть скрыты посредством составления неправильной корреспонденции счетов, искажения записей в учетных регистрах, бухгалтерских записей, необоснованных документами, а также сторнировочных записей бездокументальных подтверждений и действительной необходимости, неправильным подсчетом или переносом итогов с одной страницы регистра на другую.

Обязанностью ревизора или аудитора является также проверка правильности и обоснованности перечисления денежных средств за товарно-материальные ценности. С этой целью следует сверить суммы, указанные в платежных документах, с данными выписки банка и записями по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или по счету 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами» Убедившись в правильности таких записей, проверяют по приходным документам полноту и правильность оприходования товарно-материальных ценностей. В случае сомнения подлинности документов или достоверности операций следует провести встречную проверку у поставщиков продукции. Выявленные при встречных проверках расхождения оформляются промежуточными актами.

Необходимо тщательно проверить, не отражались ли в учете расходы как платежи за услуги (отопление, освещение, услуги связи и др.), а в действительности деньги перечислялись за материальные ценности, которые не приходовались, а присваивались. С этой целью проводятся встречные проверки в банке и в соответствующих организациях. Проверяя расходные банковские документы, необходимо сгруппировать в отдельной ведомости все оплаченные штрафы, неустойки и др. платежи, связанные с нарушением договорных условий, что позволяет в последствии проверить полноту отражения их на соответствующих счетах и принятые предприятием меры по взысканию с виновных лиц сумм причиненного ущерба.

При проверки операций по аккредитивам следует сверить остатки сумм и обороты на выписках банка с записями в регистрах бухгалтерского учета. Одновременно выясняются причины, вызвавшие расчеты по аккредитивной форме, т.е. предусмотрена ли эта форма расчетов договором или применяется как санкция со стороны поставщиков за несвоевременные платежи. Затем проверяется полнота и своевременность использования возврата неиспользованных аккредитивов, а также полнота оприходования материальных ценностей, поступивших от поставщиков.

Операции с лимитированными и нелимитированными чековыми книжками анализируются с точки зрения их правильности, характера и полноты оплаты. Тщательно контролируется, не производилась ли отплата лимитированными чеками расходов, которые включались в авансовые отчеты подотчетных лиц как совершенные наличными деньгами. Установив подобные факты, следует определить размер, причиненного предприятию ущерба и виновных в этом лиц.

Нужно проверить, совпадает ли остаток по книжке лимитированных чеков, отражаемый на корешке последнего использованного чека, с остатком на проверяемую дату по счету 55 «Специальные счета в банках», а также с остатком по выписке банка. Остаток денег на конец месяца по выписке банке иногда не совпадает с остатком лимита по лимитированной книжке. Это объясняется тем, что выданные из лимитированных книжек чеки не были до конца месяца предъявлены получателями в банк к оплате.

2.3. Проверка валютных счетов

Интернационализация экономической жизни в России и выход многих организаций на внешний рынок потребовала использования в расчетах иностранных валют. Отечественные организации получают валюту в виде выручки от экспорта продукции и покупки ее на валютном рынке[13, C 152].

В соответствии с действующим законодательством следует четко различать текущие валютные операции и валютные операции, связанные с движением капитала. Ревизор должен иметь ввиду такое разграничение, учитывается что первое осуществляется резидентами без ограничения и облагается соответствующими налогами, а на валютные операции, связанные с движением капитала, необходимо располагать лицензией Центрального банка РФ.

К текущим валютным операциям отнесены:

-          переводы в РФ и из нее валюты для расчетов по экспорту и импорту товаров без отсрочки платежа либо с использованием кредита, но на срок не более 180 дней;

-          получение и предоставление финансовых кредитов на срок не более 180 дней;

-          зарубежные переводы доходов по вкладам, инвестициям, кредитам и другим операциям, связанным с движением капитала;

-          переводы неторгового характера.

Валютными операциями, связанными с движением капитала считаются:

-          прямые инвестиции, т.е. вложения в уставный капитал;

-          портфельные инвестиции, т.е. приобретение ценных бумаг;

-          перевод в оплату прав собственности на недвижимое имущество, включая землю и ее недра;

-          отсрочки платежа по экспорту и импорту на срок более 180 дней;

-          предоставление и получение финансовых кредитов на срок более 180 дней.

Порядок учета валютных операций регламентирован Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, Положением о бухгалтерском учете «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте», а также Указаниями по отражению отдельных хозяйственных операций (приведены в письме Минфина РФ от31.10.2000 №94н ).

Действующее законодательство России запрещает расчеты наличной иностранной валютой, кроме оплаты командировочных расходов. Безналичные расчеты производятся только через банки и кредитные учреждения.

Ревизор проверяет правомерность открытия валютного счета в банке, который должен иметь лицензию на проведение валютных операций. Важно убедится в отсутствии «подпольных» валютных счетов.

При контроле следует иметь ввиду, что при отражении в бухгалтерском учете выручки от реализации финансовых результатов при совершении внешнеэкономических операций организации должны открывать к счету 52 «Валютный счет» субсчета: «Транзитные валютные счета», «Текущие валютные счета» и «Валютные счета за рубежом».

Продажа иностранной валюты (включая обязательную продажу части валютной выручки) отражается организацией на счете 48 «Реализация прочих активов». По дебету этого счета показывается балансовая стоимость иностранной валюты в корреспонденции со счетом 52 «Валютный счет» (субсчет «Текущий валютный счет») либо со счетом 57 «Переводы в пути» и понесенные в связи с этой продажей расходы, а по кредиту – сумма в валюте РФ полученная предприятием за проданную иностранную валюту в корреспонденции с дебетом счета 51 «Расчетный счет». Балансовая стоимость иностранной валюты, подлежащая продаже банком согласно поручению организации, первоначально отражается по дебету счета 57 «Переводы в пути» в корреспонденции с кредитом счета 52 «Валютный счет» (субсчет «Транзитный валютный счет») с последующим отнесением стоимости этой валюты в дебет счета 48 при поступлении рублевого эквивалента на расчетный счет.