Управление изменениями

• запрос на осуществление  изменения. Формируется на начальной  стадии;

• описание предлагаемого  изменения - информация об изменении, его  текущем статусе, инициаторах и  ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих  стадиях;

• сводная форма контроля изменения. Содержит обобщенную информацию об изменении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Цикл контроля изменений

Каждая стадия прохождения  изменения выполняется в соответствии с утвержденным регламентом и  предполагает определенное распределение  ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости — и  представители заинтересованных организаций.

Таким образом, в идеальном  случае контроль реализации изменений  представляет собой комплексную  технологию управления проведением  изменения проекта с соответствующим  набором документации и распределением обязанностей.

 

Процедура эффективного управления изменениями в проекте 

 

Управление изменениями  производится в течение всего  срока работы над проектом и связано  с тем, что проект очень редко  идет в полном соответствии с намеченным планом. Заказчики хотят внести изменения в содержание, возникают и исчезают риски, изменяется законодательство, по ходу выполнения проекта изменяется общее представление о проекте у его участников, обнаруживаются ошибки планирования, которые необходимо исправить, одни люди уходят из проекта и другие приходят на их место. Все это приводит к изменениям в проекте.

Управление изменениями - это совокупность заранее оговоренных  процедур и правил, в соответствии с которыми изменения вносятся в  проект. Важно отметить, что любое  изменение, прежде чем оно будет  внесено в план проекта, вначале  рассматривается лицами, имеющими соответствующие  полномочия, которые ответственны за внесение изменений. После рассмотрения изменение либо принимается, либо отвергается (или откладывается до выяснения  обстоятельств).

Все изменения, влияющие на продукт проекта, должны быть обязательно  одобрены заказчиком. Для этого в  правоустанавливающие документы проекта  вносится статья, описывающая процедуру  рассмотрения и утверждение изменений, а также сроки выполнения этой процедуры каждой из сторон.

Изменений не нужно бояться, ими нужно управлять с помощью  системы управления изменениями. Для  того чтобы внедрить эффективную  систему управления изменениями, необходимо выполнить следующее:

• разработать формальную процедуру управления изменениями. Для этого нужно определить перечень действий, который будет выполняться в стандартной последовательности, что позволит упорядочить работу с изменениями.
• разработать и начать использовать документы, которыми участники проекта будут пользоваться для управления изменениями.
• распределить роли и зоны ответственности между участниками проекта, чтобы между ними было понимание того, кто имеет право подавать запросы на изменения, без чьего утверждения изменение не может быть реализовано, кто должен проследить за тем, чтобы изменение было выполнено.

Важно при этом добиться того, чтобы разработанная система  управления изменениями не осталось «мертвой» стопкой документов, а  реально работала. Процедура управления изменениями должна выглядеть примерно следующим образом:

1. Подача запроса  на изменение. Запрос на изменение должен быть документирован и внесен в базу данных для дальнейшего контроля его статуса.

2. Оценка последствий. Производится оценка степени воздействия предлагаемого изменения на проект.

3. Принятие решения  об изменении. Принимается решение о необходимости предложенного изменения или отказе от его реализации.

4. Реализация изменения. Если принято решение об утверждении изменения, необходимо обеспечить выполнение изменения.

5. Контроль. Если изменение выполнено, вопрос может быть снят с контроля, следовательно, статус запроса на изменение должен быть изменен в базе данных.

Ниже мы более подробно разберем каждый шаг процедуры и  определим, кто из участников проекта  выполняет эти шаги, и какие  документы при этом используются.

Подача запроса  на изменение

Кто же имеет право подавать запросы на изменения? Любой участник проекта имеет на это право. Запросы  на изменения могут подаваться в  любом согласованном участниками  проекта виде: на бумаге, электронным  сообщением, путем заполнения формы  в специализированной системе или  другим способом. Форма запроса на изменения, как минимум, должна содержать  следующую информацию:

• название проекта;
• имя менеджера проекта, к которому поступает запрос;
• имя участника проекта, подавшего запрос на изменение;
• дата подачи запроса;
• порядковый номер запроса на изменение;
• описание изменения.

Запросы на изменения необходимо регистрировать, например, в Журнале  контроля изменений. В нем можно  учитывать количество поданных запросов по проекту и отслеживать их статус вплоть до снятия с контроля вопроса о внесении изменения. Лучше, если для этого будет использоваться какая-либо система электронного документооборота.

Оценка последствий

Есть ли необходимость  для каждого, даже незначительного  изменения заниматься оценкой последствий  внесения изменений? Да, это нужно  делать всегда. Другое дело, кто этим занимается? Если последствия изменения  будут незначительными, менеджер проекта  может и самостоятельно принять  решение о необходимости внесения изменения в проект. В противном  случае запрос на изменение эскалируется в вышестоящий орган управления проектом, например, специально созданный  Совет по управлению изменениями. В  таком случае должны быть четкие критерии, по которым можно определить необходимость  рассмотрения изменений на Совете по управлению изменениями или в  другом вышестоящем органе управления проектом. Такими критериями, как правило, являются изменения базовых сроков, стоимости, ранее утвержденных результатов  проекта.

Всесторонняя оценка последствий  внесения изменений предполагает решение  следующих вопросов:

• Какая выгода будет получена от внесения изменений?
• Какие риски связаны с проектом, если реализовать предложенные изменения? Какие риски ожидают, если отказаться от изменений?
• Когда подан запрос на изменение? Если запрос поступил в самом начале проекта, то изменения, скорее всего, не окажут сильного воздействия на проект, но если проект уже выполнен на 70%, то изменения приведут к переделкам, а возможно и к переносу сроков.
• Как изменения повлияют на результаты проекта, проектные документы, сроки, бюджет, ресурсы и другие аспекты проекта?

Даже в том случае, если запрос на изменение поступил от самого заказчика, не следует отступать  от принятой процедуры. Нужно в полном соответствии с формальной процедурой внесения изменений проверить влияние изменений на параметры проекта и сообщить заказчику результаты. Если решения об изменениях принимает Совет по управлению изменениями, можно пригласить заказчика на совещание, где будет принято решение об утверждении или отклонении поданного запроса на изменение.

Некоторые изменения настолько  велики, что представляют собой «проект» в проекте. Одна лишь оценка последствий  внесения изменений может вылиться в серьезное исследование, результаты которого следует документировать  и представить Совету по управлению изменениями.

Принятие решения  об изменении

В соответствии с указанными выше критериями, решения по поданным запросам на изменения принимает  либо менеджер проекта самостоятельно, либо Совет по управлению изменениями. Часто в составе такого совета можно видеть заказчика.

По запросам, рассматриваемым  Советом по управлению изменениями, могут быть приняты разные решения:

• утвердить;
• утвердить при выполнении специфических условий;
• отклонить;
• отправить на доработку.

Недостаточно утвердить  изменение, важно определить сроки, за которые нужно выполнить изменение  и закрепить ответственного за реализацию изменения. Также важно довести  до сведения заинтересованных лиц информацию о том, какое именно решение принято. Следовательно, нужно подумать о  следующих вопросах:

• Каким способом будет распространяться информация о принятых решениях?
• В каком виде будет доводиться информация об отказах и их причинах?

Реализация изменения

Изменения могут касаться результатов проекта, проектных  документов. И те, и другие изменения  нужно обязательно реализовать. В каких случаях приходится изменять проектную документацию? Например, когда изменения настолько серьезные, что требуется изменить базовый  план проекта. Зачастую члены команды  управления проектом во главе с менеджером проекта отвечают за изменения в  проектных документах. За изменения  результатов проекта отвечают назначенные  на эти задачи члены команды проекта. Они должны запланировать действия по внесению изменений; протестировать изменения на небольшом участке, прежде чем решаться на полномасштабные  изменения; выполнить изменения  и сообщить о факте завершения работ.

Контроль

При контроле текущий план сравнивается с базовым, а если базовый  план был изменен, то сравнение идет с новым базовым планом. После  исполнения изменений желательно документировать  все последствия внесения изменений  в отдельном отчете. В нем может  содержаться следующая информация:

• Какие положительные и отрицательные уроки для будущих проектов можно получить от подобных изменений?
• Получили ли заинтересованные стороны информацию о том, какие изменения были произведены?
• Внесли ли в журнал контроля изменений информацию о снятии вопроса с контроля?

Резюме

Все основные элементы проекта  должны контролироваться руководством, которое должно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:

• наличие четких планов;

• наличие ясной системы  отчетности;

• наличие эффективной  системы анализа фактических  показателей и тенденций;

• наличие эффективной  системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые  руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. В ряде случаев может потребоваться пересмотр плана.

Литература

1. Толковый словарь по управлению  проектами /Под ред. В.К. Иванец, А.И. Ко-четкова, В.Д. Шапиро, Г.И. Шмаль. М.: ИНСАН, 1992.

2.  Управление проектами.  Зарубежный  опыт/Под,  ред.   В.Д.   Шапиро   СПб ДваТрИ, 1993.

3. Управление проектами/Общ. ред. В.Д. Шапиро. СПб.: ДваТрИ, 1996.

4.   Управление  проектами:   Толковый  англо-русский  словарь-справочник/Под ред. В.Д. Шапиро. М.: Высшая школа, 2000.

5. Управление инвестициями: В 2-х тт/В.В. Шеремет, В.М. Павлюченко, В.Д. Шапиро и др. М.: Высшая школа, 1998.