Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

Современные версии данных программ интегрируют в себя модули для автоматизации учета и управления в различных отраслях деятельности, что позволяет формально отнести их к классу ERP.

Системы для крупных предприятий

Бухгалтерский учет в крупных предприятиях ведется при помощи современных ERP-систем, позволяющих автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и управление производством. В этих целях обычно используются такие системы, как SAP, Oracle E-Business Suite, 1С:Предприятие, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика» и другие системы.

Системы для банков и кредитных организаций.

В соответствии со статьёй 4 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», для банков и кредитных организаций действуют особые правила бухгалтерского учета и отчетности, устанавливаемые Банком России и отличающиеся от таких правил для предприятий. Специальный план счетов и большой объем специализированной отчетности перед Банком России делает невозможным использование в банках обычных бухгалтерских систем, не имеющих средств автоматизации получения такой отчетности.

В связи с этим, большинство российских банков и кредитных организаций используют специализированное программное обеспечение (автоматизированные банковские системы) таких фирм, как Диасофт, R-Style, ЦФТ, ПрограмБанк, Инверсия, ЮниСАБ, Новая Афина. Системы иностранного производства не пользуются большой популярностью в силу сложности адаптации к российскому законодательству.

2. Организация учета при автоматизированном рабочем месте бухгалтера

На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета? Перед началом проектирования должны быть решенные некоторые общие вопросы.

При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальные. Второй вариант - просмотр организационной и функциональной структуры подраздела, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подраздела при этом может существенным образом срастить. Хотя это более продолжительный и рискованный процесс, который требует всестороннего анализа и тщательной обработки.

Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия содержит в себе предыдущий выбор программных средств.

Наиболее эффективной есть автоматизация бухгалтерского учета с помощью специализированной бухгалтерской программы "1С:Предприятие", кроме которой Вам предложат дополнительные услуги:[3]

ˉ                    отладка;

ˉ                    внедрение;

ˉ                    сопровождение;

ˉ                    обучение персоналу

Вопрос определения преимуществ сводится к выбору не столько программы, сколько надежной фирмы, с которой придется работать весь период использования программы.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы:

ˉ                    обследование и написание технико-экономической задачи;

ˉ                    проектирование;

ˉ                    введение в действие;

ˉ                    сопровождение автоматизированной системы.

На стадии перед проектного обследование должны быть осуществлена постановка задачи, которая состоит в формировании исходных ссылок, необходимых результатов решения задачи, и описании ее математического содержания.

В постановке задачи обязательно должен активно участвовать главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи значительно облегчается, если на предприятии есть такие документы, как учетная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утвержденные порядок и сроки выполнения учетных работ.

Без таких документов постановку задачи нужно начинать из изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучение информационных связей и маршрутов движения информации.

Перед автоматизацией учета необходимо привести его в порядок, усовершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, которые используются в бухгалтерском учете, и возможность замены не унифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Работы по постановке задач, которые необходимо выполнить бухгалтеру.

Разработать рабочий план счетов.

Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счету, субсчету может быть необходимо вести несколько видов аналитического учета. Аналитический учет наиболее трудоемкий, его данные используются не только учетными работниками, но и всеми руководителями. [4]

Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделов, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т.д.).

Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Много классификаторов (справочников) используются для ведения аналитического учета, т.е. показатели в них представляют собой аналитические счета.

Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группирование информации. Системы классификации и кодирование информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходимая для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирование с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторное введение и нарушение аналитического учета).

Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, которые содержатся в них, порядок и сроки их заполнения.

По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработанные с учетом автоматизированной обработки и большинство из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придется формировать и вводить дополнительно.

Желательно, чтобы введение первичных документов происходило одновременно с их составлением или получением, потом их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должны проводиться одноразовое введение информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.

Много бухгалтерских корреспонденций однотипные, поэтому их введение в компьютер следует автоматизировать, хотя треба предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию.

Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, которые и предусматривает большинство бухгалтерских программ.[5]

Необходимо рассмотреть, как будет происходить введение всех корреспонденций.

Исходящие документы (реестры и отчетные формы) формируются автоматически на основе введенной в компьютер информации. "1С:Предприятие" предлагает достаточно широкий набор исходных форм, которые при необходимости можно изменить или ввести новые.

Если объем бухгалтерских работ небольшой, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (введение корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных затрат, закрытие счетов и др.).

Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учета следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотное сальдовое сведение нужно формировать автоматически.

На этапе введения автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учетной политики, откорректировать план счетов, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1- е число года или квартала).

Введение остатков по счетам нужно делать одной датой по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Конечно, это довольно большой объем работ, и выполнить их нужно довольно быстро. Вот чему к введению вступительного баланса следует подготовиться, по возможности привлечь к этой рутинной работе не только бухгалтеров, но и специальных помощников.

При очень больших объемах бухгалтерских работ введения новой системы в действие можно делать отдельно по участкам учета, но только после выполнения всех предыдущих работ, так как участка учета взаимозависимые между собой и представляют единую систему.

3. Бухгалтерские проблемы автоматизации фирмы

В настоящее время каждая фирма применяет компьютерные программы. Однако споры о порядке их отражения в бухгалтерском и налоговом учетах компаний – владельцев имущества, используемого в собственной хозяйственной деятельности, продолжаются.

Невозможно представить себе современный офис без компьютеров. А компьютер, к сожалению, не будет работать без программного обеспечения, поэтому мало приобрести компьютер как основное средство – надо еще купить соответствующие программы. Всегда ли приобретенная программа считается нематериальным активом? Как правильно учитывать программы?

Чаще всего при покупке программного обеспечения – например, операционной системы Windows, пакета офисных программ Microsoft Office, бухгалтерской программы (например, 1С:Бухгалтерия, АМБА, Галактика, БЭСТ, Парус и т.д.) – фирма приобретает неисключительные права. То есть становится одним из множества пользователей аналогичного программного продукта, но не получает права тиражировать, перепродавать или иным образом извлекать доходы от обладания данным программным продуктом. Более того, купив однопользовательскую (локальную) версию, руководство фирмы не вправе устанавливать программу одновременно на несколько компьютеров – для этого придется приобретать сетевую версию или несколько «локальных» комплектов.

В случае приобретения неисключительных прав в соответствии с нормами ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» нематериальный актив не формируется, так как не соблюдается подп. «б» п. 3 ПБУ 14/2007. А потому учитывать такую программу на счете 04 «Нематериальные активы» не нужно.[6]

С другой стороны, включить всю сумму расходов на приобретение программы единовременно в состав текущих общехозяйственных (управленческих) или коммерческих расходов тоже нельзя, ведь программа будет использоваться в течение длительного времени, и понесенные расходы следует распределить равномерно на соответствующее количество месяцев пользования программой.

Поэтому расходы на приобретение неисключительных прав на программы для ЭВМ необходимо сначала отнести в дебет счета 97 «Расходы будущих периодов», а затем равномерно списывать их с кредита данного счета в дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или иных счетов учета затрат в течение срока использования программы. Этот срок может определяться сроком, оговоренным в документах на программу (если время пользования программой ограничено условиями лицензионного договора), либо устанавливаться руководством организации исходя из ожидаемого (планируемого) срока пользования программой. Иными словами, при получении программы необходимо оформить акт или приказ, в котором будет установлен срок списания расходов на покупку программы.

Компьютерные программы и справочно-правовые системы обычно поставляются на дисках или дискетах, и к ним, как правило, прилагаются сопроводительные документы и руководства в печатном виде (книги, брошюры, буклеты). Весь комплект материалов, передаваемых продавцом при покупке программного обеспечения, является составной частью данного программного обеспечения, поэтому приходовать диски, дискеты, брошюры и прочие материалы отдельно – например, в составе материальных запасов – не нужно.

Нередко приобретателю программного продукта или справочно-правовой системы (СПС) впоследствии оказываются дополнительные услуги по сервисному обслуживанию – например, производится периодическое пополнение базы данных СПС, обновление настроек бухгалтерской программы с учетом изменений законодательства и т.д.

Расходы на сервисное обслуживание программы учитываются в составе текущих расходов фирмы. Если пополнения и обновления осуществляются еженедельно или ежемесячно и каждый месяц предоставляется акт об оказанных услугах, сумму расходов можно сразу относить в дебет счетов 26, 44 или иных счетов учета затрат. Если же обслуживание производится ежеквартально, раз в полгода или раз в год, сумму расходов корректнее отражать на счете 97 и производить их равномерное списание в течение соответствующего периода.

В случае выплаты авансов за сервисное обслуживание они учитываются в общеустановленном порядке – по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отдельном субсчете, предназначенном для учета предоплаты и авансов.[7]