Аудит с подотчётными лицами

 

В результате проверки правильности оформления документов, по расчетам с  подотчетными лицами выявленные нарушения  заключаются в следующем:

• при направлении в командировку по территории РФ не всегда составляется приказ о направлении работника в командировку;
• при загранкомандировках нет перевода документов, приложенных к авансовому отчету.

Выявленные нарушения  не оказывают влияние на бухгалтерскую  отчетность, но негативны для системы  внутреннего контроля.

3. Проверка правильности  возмещения затрат на представительские  расходы.

В процессе аудиторской процедуры  обнаружено, что на предприятии отсутствуют  сметы представительских расходов, утвержденные руководителем предприятия, а также приказ об установлении норматива  представительских расходов. Данные факты являются признаками неэффективности  внутреннего контроля при проведении расчетов с подотчетными лицами.

Для того, чтобы определить сумму представительских расходов предприятия ОАО «Звезда», которая будет применяться в качестве норматива при проверке представительских расходов, совершенных подотчетными лицами в 2012 году, воспользуемся формулой:

 

ПР=ФОТ х 4%, (3)

 

где, ПР – представительские расходы;

ФОТ – фонд оплаты труда  за 2012год.

Таким образом, норматив представительских расходов в 2012году на предприятии ОАО «Звезда» составил:

ПР= (18134 х 4%)/100% = 725 тыс. руб.

В ходе проверки сплошным способом, кроме нарушений системы внутреннего  контроля не установлены.

В ходе анализ представительских  расходов, совершенных подотчетными лицами в 2012году было установлено, что установленный норматив не был превышен (таблица 7).

 

 

Таблица 6. Представительские расходы, совершенные подотчетными лицами в 2012году в ОАО «Звезда»

 

Виды представительских  расходов	Сумма расхода, тыс. руб.	Норматив расхода, тыс. руб.	Сумма превышения норматива, тыс. руб.
Затраты, связанные с проведением  официального приема	258	-	-
Транспортное обеспечение участников официального приема	53	-	-
Буфетное обслуживание во время  переговоров	338	-	-
Оплата услуг переводчиков, не состоящих  в штате предприятия	52	-	-
Итого	701	725	-

 

4. Проверка правильности  составления бухгалтерских проводок  по операциям с подотчетными  лицами.

Документы и записи, относящиеся  к данному вопросу, проверены выборочно за 2012год, каждый двадцатый документ. В результате проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены. Составлен рабочий документ аудитора.

5. Проверка ведения  журналов регистрации авансовых  отчетов.

Аудируемое предприятие не ведет журналы регистрации авансовых отчетов, а также журналы регистрации командировок.

6. Проверка осуществления  расчетов наличными деньгами  с другими юридическими лицами  суммами, превышающими установленную  предельную величину в 100тыс.  руб.

Проверке подвергались авансовые  отчеты с приложенными оправдательными  документами. Данные документы проверены выборочно за 2012год, каждый пятый документ. По результатам проведения данной процедуры нарушения не установлены. Составлен рабочий документ аудитора.

7. Проверка соответствия  остатков аналитического и синтетического  учета по счету 71 с данными  бухгалтерской отчетности. Проверке  подвергались бухгалтерский баланс (Приложение 1), журнал ордер №7, анализ счета 71.

При проверке тождественности  остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 и показателей  бухгалтерской отчетности получены следующие результаты (таблица 8).

В результате проведенной  проверки можно сделать вывод, что  данные остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности совпадают.

 

Таблица 7. Результаты сверки соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности

Показатель	I квартал	II квартал	II квартал	IV квартал
Анализ счета 71	9613,82	4077,65	36162,96	24047,69
Журнал – ордер по счету 71	9613,82	4077,65	36162,96	24047,69
Дебиторская задолженность	9613,82	4077,65	36162,96	-
Кредиторская задолженность	-	-	-	24047,69

 

8.Правильность  оформления, своевременности предоставления  авансовых отчетов, соответствие  приложенных документов нормативным  требованиям.

Проверке подвергался  каждый двадцатый авансовый отчет  с приложенными оправдательными  документами за 2011год.

В результате проверки выявленные нарушения заключаются в следующем:

• отсутствие подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета;
• на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов;
• отсутствие информации о назначении аванса;
• не соблюдаются сроки возвращения подотчетных сумм;
• лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
• отсутствие информации о сумме полученного аванса и сумме остатка или перерасхода.

Согласно п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ на предприятии выдача наличных денег  подотчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На данном предприятии данный пункт  правил не выполняется (таблица 9).

 

Таблица 8. Работники предприятия, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

ФИО подотчетного лица	Остаток подотчетных сумм		Выдано из кассы
	дата	Сумма, руб.	Дата выдачи	№ РКО	Сумма, руб.
Ворошилов А.В	13.02.2012	5180,00	17.02.2013	165	2095,00
Корнев В.А.	23.02.2012	96139,50	26.06.2012	951	92000,00
Корнев В.А.	21.08.2012	40774,60	24.08.2012	1978	16339,34

 

Установленные нарушения  не влияют на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Таким образом, фактическое  состояние системы внутреннего  контроля при осуществлении вышеуказанных  аудиторских процедур можно оценить  на среднем уровне.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным  расходам осуществлялись следующие  аудиторские процедуры:

9. Проверка наличия  отметок в командировочных удостоверениях.

Проверке подверглись  каждое тридцатое командировочное удостоверение за 2012год. В результате проверки нарушения не установлены.

10. Проверка правильности  возмещения командировочных расходов  при командировкам по территории РФ.

Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре предприятия. Для выполнения этой процедуры  в целях налогового учета при  командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных  расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ⁵. Документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 10).

 

Таблица 9. Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Наименование и № документа	Сумма, руб.	Сумма нарушения, руб.	Примечание
Авансовый отчет № 1526	12670,00	500,00	Расходы не подтверждены оправдательными  документами

 

Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2012г. возмещены командировочные расходы в г. Псков Семенову В.П. в сумме 12670,00руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500руб. без подтверждения оправдательными документами этих расходов, то есть предприятием завышена сумма расходов на 500руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

11. Проверка соответствия  целевого расходования сумм подотчетными  лицами.

Проверке подвергались авансовые  отчеты с приложенными оправдательными  документами. Данные документы проверены  выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения  не установлены.

12. Проверка правильности  ведения командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.

Данные документы проверены  выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения  законодательства не установлены.

13.При проверке  удержания НДФЛ с сумм превышения  командировочных расходов сверх  установленных норм, установлено,  что по итогам отчетного года  предприятие удерживала НДФЛ. В результате проведения данной аудиторской процедуры проверке подвергался каждый десятый документ, в результате выявлено следующее нарушение, не доначисление сумм НДФЛ с доходов полученных работниками в виде сумм превышения (таблица 11).

 

Таблица 10. Определение суммы НДФЛ подлежащей удержанию с работников организации

Наименование и № документа	сумма превышения командировочных  расходов, руб.	Сумма НДФЛ, руб.
Авансовый отчет № 1528	500	65
Авансовый отчет № 743	1672	217
Итого	2173	282

 

Согласно данным таблицы  бухгалтер должен был удержать из заработной платы НДФЛ с Ворошилова А.В в размере 65 руб., а с Корнева  В.А. 217руб.

14. Проверка наличия  всех необходимых реквизитов  на документах по расчетам  с подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые  отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к  авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2012год. В результате выявлены следующие нарушения. На предприятии за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись заведующего складом, принявшего материальные ценности:

приходный ордер № 157 от 13.02.2012г.;

приходный ордер № 1105 от 10.04.2012г.;

приходный ордер № 3006 от 28.09.2012г.

В авансовых отчетах отсутствуют  подписи подотчетных лиц:

приходный ордер № 86 от 16.01.2012г.

Таким образом, в результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения  нормативных и законодательных  актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской  и налоговой отчетности, но существенны  для системы внутреннего контроля предприятия и по ним могут  возникнуть претензии со стороны  налоговых органов. Фактическое  состояние системы внутреннего  контроля предприятия ОАО «Звезда» можно оценить как среднее.

 

2.4. Выводы и рекомендации  по результатам проведенной аудиторской  проверки расчетов с подотчетными  лицами на ОАО «Звезда»

 

Цель аудита состояла в  том, чтобы установить правильность и достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а  также выразить мнение о достоверности  бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.