Бухгалтерский учет

 При выдаче наличных денег  из кассы организации необходимо  руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в РФ. Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и т.д. получают в обслуживающем банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать и на оплату труда. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а отпускные - не позднее, чем за один день до начала отпуска. При увольнении работника все суммы, причитающиеся ему от организации, выплачиваются в день увольнения. Заработная плата выдается в сроки, установленные коллективным договором. Эти даты указываются в предоставленных банку кассовых заявках. За первую половину месяца (с 1-го до 15-е число включительно) выдают аванс (обычно с 16-го по 20-е число текущего месяца). Наиболее распространен вариант, при котором аванс выплачивается в заранее обусловленном размере (например, 40% фактического заработка за прошлый месяц). Более целесообразной предоставляется выплата аванса в зависимости от заработка за фактически выполненную работу (при сдельной оплате) или фактически отработанное время в первую половину месяца (за период с 1-го по 15-е число месяца включительно) за минусом необходимых удержаний, установленных действующим законодательством. Заработная плата за вторую половину месяца выдается с 1-го по 5-е число следующего месяца. Если день выдачи заработной платы приходится на выходной или праздничный день, то она должна быть выплачена накануне. Деньги для расчетов уволенными и уходящими в отпуск, а также с работниками нештатного (несписочного) состава выдаются независимо от установленных сроков выплаты заработной платы штатным работникам. Для получения заработной платы в банк представляются следующие документы: чек, платежные получения на перечисление в бюджет налоговых платежей (подоходного налога, сбора на нужды образовательных учреждений), платежные получения в пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам, по другим исполнительным документам и личным обязательствам, а также платежные поручения на перечисление платежей в ПФ, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд занятости населения. Платежные поручения выписываются в рублях с округлением копеек до рублей по общим правилам. Аванс и заработная плата за вторую половину месяца выдаются в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Так, если деньги получены в Понедельник, то в среду сумма неполученной зарплаты должна быть сдана в банк. Выплата заработной платы, пособий и премий производится по расчетно-платежной (ф. № Т-49) или платежной (ф. № Т-532) ведомости. При получении денег работник расписывается в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Деньги могут выдаваться по расходному кассовому ордеру. В нем получатель указывает название и номер документа, дату его выдачи, наименование его организации. По истечении срока выдачи заработной платы кассир в ведомости против фамилий лиц, не получивших ее, в графе “Расписка в получении” делает отметку “Депонировано”. На сумму, выданной по ведомости заработной платы бухгалтером, оформляется расходный кассовый ордер, который затем отражается в кассовой книге.

 Не выплаченная в срок  заработная плата депонируется, а деньги сдаются в банк  и зачисляются на расчетный  счет организации. Из банка  их получают при обращении  работника в бухгалтерию. Работник  имеет право на получение депонированной  заработной платы в течение  трех лет. По истечении этого  срока невостребованные суммы  как внереализованные доходы  присоединяются к прибыли. Депонированная  заработная плата оформляется  следующим образом. Не выданные  суммы по платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир заносит в реестр не выданной заработной платы и передает его бухгалтеру. В бухгалтерии учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы (ф. № 8). В ней для каждого депонента отводится отдельная строка, по которой указывают фамилию, имя, отчество и депонированную сумму, отмечается ее выдача. В книге ежемесячно подсчитываются общая депонированная сумма и сумма выданная, выводится остаток. Выдача депонентских сумм оформляется расходным кассовым ордером.

 При этом бухгалтер делает  следующие проводки:

1. Оформление неполученной заработной платы (депонирование):

Д 70 — К 76 — закрывается расчетно-платежная  ведомость на общую сумму депонируемой зарплаты;

 Д 51 — К 50 — возврат  денег на расчетный счет банка  предприятия на эту же сумму. 

2. Получение ранее депонированной  заработной платы: 

 Д 50 — К 51 — получение  средств с расчетного счета в банке на оплату депонентов;

 Д 76 — К 50 — списание  выданной заработной платы с  депонента.

 Так же оформляются и другие  почему-либо неполученные работником  суммы (премии, выплаты, пособия  и т.д.).

 Своевременно не полученную  работниками заработную плату  предприятия обязаны хранить  в течение 3-х лет и выдавать  ее по первому требованию работника. "При сдаче депонированной  заработной платы на расчетный  счет в назначении платежа  указывается «депонированная заработная  плата», что также обязывает банковское  учреждение учитывать данные  средства отдельно.

 Суммы депонентской задолженности,  по которой сроки исковой давности  истекли, подлежат отнесению на  финансовые результаты (как прибыль  предприятия).

В бухгалтерском учете данная операция отразится проводкой:

Д 76 — К 80 «Прибыли и убытки».

Учет расчетов по оплате труда и  другим выплатам с каждым из работающих ведется аналитических счетах (лицевых счетах), открываемых на каждого работника. Для идентификации работникам присваивается табельный номер по системе кодирования, удобной организации (порядковый номер по организации, порядковый номер подразделения и т.п.). Табельный номер работника указывается во всех документах, связанных с расчетами по оплате труда. Учет расчетов по оплате труда и другим выплатам в лицевых счетах ведется нарастающим итогом в течение года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве организации в течение 75 лет. Для учета налога на доходы физических лиц на каждого работника открывается налоговая карточка.  Учет начисления и выдачи заработной платы и других оплат ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

2.8  Учет расчетов с подотчетными  лицами.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «АВТОТРЕЙД СПб» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в  отделе кадров и бухгалтерии предприятия  до начала командировки на основании  служебной записки от заинтересованного  подразделения, отдела. К таким документам относятся: заявление о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнение и выписывается командировочное удостоверение.

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы,  подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным  расчетом суммы командировочных  расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру, денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан, сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два  документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время  покупки; стоимость (цену) покупки; признак  фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в  соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер  продавца (ИНН); наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Для ввода в информационную базу программы 1С: Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

 

Документ «Авансовый отчет» имеет  форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая  в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная  часть, соответствующая оборотной  стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно  установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости  от этого суммы выдаваемых средств  и суммы расходов указываются  в рублях или в иностранной  валюте. При этом дополнительно запрашивается  валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется  выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности  или перерасхода по предыдущему  авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе  будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога  позволяет ввести данные в табличную  часть документа.

В ней нужно указать:

· дату или интервал дат совершения расходов;

· выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

· указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

· сумму НДС;

· назначение расходов (кому, за что  и по какому документу).

Заполненную форму нужно сохранить  и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут  сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты  данного наименования.

Авансовый отчет составляется в  одном экземпляре подотчетным лицом  и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые  отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки.