Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Порядок действий покупателя при приемке товара, поступившего от поставщика без документов, и вопросы учета указанного товара до некоторой степени урегулированы в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Пунктом 37 названных Методических указаний определено, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением Акта о приемке материалов. Его бланк "Акт о приемке материалов, поступивших без расчетных документов поставщика" (форма N М-7) или «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма N ТОРГ-4). Порядок его оформления утверждены Постановлением Госкомстата России. Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного Акта, второй экземпляр Акта направляется поставщику.

При поступлении МПЗ без договорных отношений невозможно определить назначение поступивших материалов, поэтому все они учитываются на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". При наличии договора с поставщиком учет запасов, принадлежащих организации на правах собственности, хозяйственного ведения и оперативного управления, ведется в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов (на счетах 07 "Оборудование к установке", 10 "Материалы", 41 "Товары" и пр.). Такой порядок предусмотрен п. 39 Методических указаний по МПЗ. Тем же пунктом предусмотрено, что материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. В случае если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам. Также стоимость поступивших товарно-материальных ценностей определяется исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах. Это связано с тем, что в договорах могут предусматриваться условия, при которых договорная цена может увеличиваться (система накидок) или уменьшаться (система скидок). Если же в договоре стоимость материалов не установлена, то следует исходить из той цены, по которой организация обычно покупает аналогичное имущество». [25]

За неотфактурованные поставки стоимость поступивших ценностей списывается с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в дебет счетов учета поступивших товарно-материальных ценностей. [11]

Рассмотрим вариант, когда расчетные документы поставщика не поступили до истечения срока исковой давности. На основании акта, составленного по форме № ТОРГ-4 или № М-7, бухгалтер делает в учете такие проводки:

Дебет счетов учета поступивших ценностей

Кредит 60 субсчет "Задолженность по неотфактурованным поставкам"

- на сумму поступивших  товарно-материальных ценностей  по учетным ценам, по ценам  указанным в договоре поставки  либо по ценам аналогичных поставок

Затем неотфактурованные поставки принимаются к учету и, если до конца месяца расчетные документы поставщика не поступят, то оценка, принятая при оприходовании, сохраняется. Но, разумеется, долг перед поставщиком до бесконечности "висеть" на счете 60 не может. Когда истечет срок исковой давности (в общем случае он равен трем годам), эту задолженность придется включить во внереализационный доход фирмы (п. 8 ПБУ 9/99). [15]

Далее рассмотрим порядок учета неотфактурованных поставок материалов, если расчетные документы поставщика поступили в текущем отчетном периоде. В такой ситуации цену товаров (материалов) нужно скорректировать. Разумеется, при условии, что товары еще не проданы, а материалы не списаны в производство. Также нужно уточнить и задолженность перед поставщиком.

В бухгалтерском учете выполняются следующие записи:

Дебет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит 60 субсчет "Задолженность по неотфактурованным поставкам"

- отражена учетная цена  материалов

  Дебет 10 «Материалы»

Кредит 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

- часть  поступивших неотфактурованных  материалов списана в производство, реализована или использована  иным образом 

Дебет 60 субсчет "Задолженность по неотфактурованным поставкам"

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- отражена задолженность  перед поставщиком в части  учетной цены

Дебет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- скорректирована фактическая цена материалов

Дебет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей»

Кредит 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

- отражено  отклонение фактической цены  материалов от учетной

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- отражен "входной" НДС

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Кредит 19«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

- принят к  вычету "входной" НДС.

Если документы получены на следующий год, то в таком случае корректировать цену оприходованных материалов или товаров уже не нужно. Разница между фактической и учетной ценой списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы" в качестве либо прибыли, либо убытков прошлых лет. Такой порядок прописан в п. 41 Методических указаний по бухучету МПЗ.

Рассмотрим такую ситуацию подробней.

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 субсчет "Задолженность по неотфактурованным поставкам"

- отражена  учетная цена неотфактурованной  партии

Дебет 60 субсчет "Задолженность по неотфактурованным поставкам"

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- отражена задолженность  перед поставщиком в части  учетной цены

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

    или

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- в  соответствии с поступившими  документами поставщика отражена  разница (дооценка, уценка) в стоимости  материалов  [15]

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платёжные документы, а материалы на склад по ним ещё не поступили. К учёту принимаются акцептованные платёжные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере № 6 платёжные документы регистрируются в течение месяца в графе «За неприбывший груз» и в графе «акцепт». По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на балансе, т.е. записать по принадлежности к группе материалов, но на начало следующего месяца расчёты по этим поставкам не будут закончены.

При получении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, т.е. он уже был дан в момент платёжных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счёта в не законченных на начало месяца расчётах. При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

Учет расчетов, основанных на зачете взаимных требований

«Зачет встречного однородного требования (взаимозачет, или зачет взаимной задолженности) является одним из оснований прекращения обязательств. Как правило, необходимость проведения взаимозачетных операций возникает, когда организация с одним и тем же контрагентом заключает два договора, по одному из которых она выступает должником, а по другому - кредитором, и при этом не может погасить свое обязательство денежными средствами. Другими словами, если у двух организаций имеются взаимные кредиторские и дебиторские задолженности, то одним из возможных способов погашения таких задолженностей служит зачет встречных требований.

Участниками взаимозачетных сделок могут быть как две, так и несколько организаций, то есть допускается как двусторонний, так и многосторонний взаимозачет.

Основные нормы, регулирующие проведение взаимозачета, содержатся в ст. ст. 410 и 411 ГК РФ.

Для того чтобы провести взаимозачет, необходимо соблюсти условия:

- встречности  требований, что означает совпадение  состава сторон и одновременное  их участие в двух обязательствах. Другими словами, погашение задолженности должно происходить по схеме: "ты должен мне, а я должен тебе" (при многостороннем зачете - "ты должен мне, я должен ему, а он должен тебе"). Стороны, проводящие зачет, не вправе погасить требование, которое предъявлено одному из участников зачетной операции извне, то есть другой организацией, не участвующей в сделке по зачету требований. Если суммы задолженностей фирм друг перед другом е равны, взаимозачет можно оформить только на меньшую из сумм.

- однородности встречных требований, то есть обязательства сторон друг перед другом должны быть качественно сопоставимы, например: деньги и деньги, товары и товары и т.п.

Если первая сторона имеет задолженность по оплате приобретенных по договору купли-продажи материалов перед второй стороной и, в свою очередь, должна выполнить для нее работы по договору подряда, то такие обязательства будут встречными, но не однородными, поскольку по одному договору возникли денежные требования, а по другому - обязательства по выполнению работ. Следовательно, погасить взаимные требования зачетом в данном случае нельзя:

- наступления  срока погашения обязательств (взаимозачет  можно провести только по тем  обязательствам, срок погашения  которых уже наступил или не  указан, либо определен моментом востребования). Например, при перечислении денежных средств оплата за поставленные материалы одной стороной производится спустя три месяца со дня поставки, а за выполненные работы - по истечении первого месяца с момента подписания другой стороной акта сдачи-приемки выполненных работ. Через месяц вторая сторона потребовала провести зачет взаимных задолженностей. Однако сделка по проведению взаимозачета может быть признана недействительной, так как срок погашения обязательств первой стороны по оплате материалов еще не наступил.

Обязательства, которые нельзя принять в зачет взаимных требований, перечислены в ст. 411 ГК РФ. Это задолженность, по которой истек срок исковой давности (три года с момента ее возникновения); требование о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью; обязательства по алиментам и пожизненному содержанию. Кроме того, запрет на погашение того или иного обязательства зачетом может быть предусмотрен договором либо законом.

Основанием для взаимозачета является взаимная задолженность. Для проведения взаимозачета следует выявить взаимную задолженность и составить акт ее сверки. Следующий этап погашения взаимной задолженности - направление заявления (уведомительного письма) о проведении зачета. По общему правилу для зачета достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ). Сторона, решившая провести зачет взаимных требований, оформляет документ о проведении такого зачета, который подписывается руководителем и главным бухгалтером организации и скрепляется печатью. Подписи другой стороны не требуется - это подтверждено судебной практикой. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения другой стороной заявления о проведении зачета. В связи с этим важно, чтобы она подтвердила, что получила заявление.

Кроме указаний о том, для кого и от кого направлено заявление, в нем должны содержаться следующие данные: по каким требованиям производится зачет, основания их возникновения; сумма, на которую производится зачет, с выделенной отдельной строкой суммой НДС; с какого момента организация считает себя по отношению к контрагенту и контрагента по отношению к себе не связанными какими-либо правами и обязательствами на сумму взаимозачета. Поскольку данный документ составляется в одностороннем порядке (не подписывается обеими сторонами), дата совершения операции по зачету взаимных требований назначается по усмотрению уведомляющей стороны. Это может быть конкретная дата, оговоренная в уведомлении отдельно, либо дата получения уведомления другой стороной, подтвержденная органами почтовой связи, либо дата истечения оговоренного в уведомлении срока и т.п. С этого момента задолженность стороны на зачтенную сумму прекращается.

Другим способом документального оформления операций взаимозачета является договор зачета взаимных требований. Название документа не имеет значения. Это может быть акт сверки наличия и погашения задолженности (акт взаимозачета); соглашение (договор) о погашении взаимных обязательств; дополнительное соглашение о проведении зачета, прилагаемое к основным договорам, и т.п.

Акт взаимозачета подписывается представителями сторон и заверяется печатями организаций. Кроме руководителя он должен быть подписан главным бухгалтером. Такое требование к оформлению расчетных документов, к которым относится акт взаимозачета, содержится в п. 3 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ.

В акте взаимозачета нужно подробно отразить состав возникшей задолженности. Сторонам необходимо указать сумму обязательств друг перед другом отдельно по каждой операции, проведенной ранее. Суммарная величина задолженности должна фигурировать в акте как итог, но не подменять собой детальной расшифровки долга. Задолженность сторон, отраженная в акте, сопровождается ссылками на подтверждающие документы: договоры, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, платежные документы. Следует отдельно выделить сумму НДС, относящуюся к каждому обязательству». [18]