Виды инвентаризации и порядок их проведения

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквиэитов:

1.    В начале описи:

                  Наименование организации.

                  Место хранения.

                  Состав инвентаризационной комиссии.

                  Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.

                  Дата и время начала и окончания инвентаризации.

                  Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.

2.    Тело таблицы:

    Номер по порядку.

    Номенклатурный номер.

    Наименование.

        Сорт, артикул.

    Единица измерения.

    Цена за единицу.

    Состоит по учёту, количество.

    Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия)

    Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта)

    Фактически оказалось, сумма.

    Недостача, количество.

    Недостача, сумма.

    Излишек, количество.

    Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

  Общие правила проведения инвентаризации

  Под имуществом организации, наличие которого должно быть проверено в ходе инвентаризации, относятся основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

Под финансовыми обязательствами понимаются кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

      Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. В связи с этим инвентаризации подлежат в том числе и материально-производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Виды и Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

                    ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,

                    при продаже имущества, сдаче в аренду,

                    при смене материально-ответственного лица,

                    при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

                    после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

                    при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

                    о фактах обмана потребителей,

                    о фактах присвоения ценностей,

                    о фактах изготовления неучтённой продукции,

                    о фактах неучтённых продаж,

                    о фактах уничтожения имущества и т. п.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

                    за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

                    за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

                    за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер,артикул и т. п.),

                    за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

1.    получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,

2.    проверяет весовое и измерительное оборудование,

3.    опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),

4.    предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),

5.    на предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,

6.    отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Постоянный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инжинеры. экономисты, техники и т.д.). В инвентаризационную комиссию можно вкючать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации

Перед началом проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаюися сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Первый этап — обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей. При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляются контокоррентные выписки (т. е. выписки из карточек счетов с указанием суммы задолженности).

Второй этап — оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной.оценке (например, при ухудшении качества материалов).

Третий этап — выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости.

Четвертый этап — оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки. Результаты этих проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

По данным инвентаризационных описей бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. Информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях.

По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем предприятия. Затем определяют порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями о проведении инвентаризации.

Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации. В бухгалтерском учете это отражается проводкой:

Дт сч.10, 50, 43, 41                                          Кт сч.99

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля проводкой:

Дт сч.94  Недостачи и потери                            Кт сч.10, 50, 43, 41

                от порчи ценностей

Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения:

Дт сч.20, 44                                                        Кт сч.10, 43, 41

 Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, инвентаризационная группа обязана:

§  получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

§  получить от кассира и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;