Документация и инвентаризация

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет на предприятии — важнейшее звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления производством и сбытом продукции. Он способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности. На основе бухгалтерского анализа может быть определена тенденция развития предприятия.

Бухгалтерский учет позволяет представить полную картину имущественного и финансового состояния предприятия. В нем содержится всеобъемлющая синтетическая и аналитическая информация по основным средствам, материальным, трудовым и денежным ресурсам, что позволяет управлять процессом хозяйственной деятельности и контролировать исполнение плана по прибыли.

Значение бухгалтерского учета, как одного из средств управления современным предприятием, определяется, прежде всего, тем, что он является одним из источников экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. За правильное и полное представление этой информации и отвечает главный бухгалтер.

Инвентаризация (от лат. inventarium — опись имущества) — сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел.

 

               Глава 1 Понятие и виды документации

 

1.1 Документация хозяйственных  операций

 

Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей — обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит, прежде всего, от качества документов, их точности и своевременного оформления.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности).

Таким образом, документация представляет собой способ непрерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными операциями и фиксирует полученную о них информацию для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контроля за ней.

В организациях, на предприятиях совершают самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят наименование документа и его номер, название сторон, участвующих в совершении операции, описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение, подписи лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др. Если документ не содержит каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удовлетворять документы, установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документы заполняют вручную, на машинах и комбинированным способом.

Применяется также способ бездокументного получения учетной информации посредством автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени работы машин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Виды документации

 

Во всех организациях и на предприятиях страны обращается огромное количество различных документов. В связи с этим необходима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача — сократить и упростить документацию. От этого зависят качество и стоимость учета. Большие возможности предоставляют унификация, стандартизация и классификация документов.

Унификация — это установление единых типовых форм документов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяйства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ордера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых документов и установление единых размеров для их изготовления осуществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ.

Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распорядительно-исполнительные) и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение совершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее совершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они играют большую роль для предварительного контроля за правильностью (экономической и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения — согласно имеющемуся распоряжению — хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполнении операции и дают возможность исполнителям отчитаться за совершенное действие, доказать, что хозяйственная операция проведена в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные — это документы, в которых одновременно отражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, платежная ведомость на выплату заработной платы и др.). Комбинированные документы значительно сокращают общее количество документов и способствуют ускорению учетного процесса.

В ряде случаев бухгалтерия составляет особые ведомости, расчеты или справки, которые служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями бухгалтера-исполнителя и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основных средств и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).

Внешними называются документы, поступившие от других предприятий, организаций и учреждений. Такими документами являются счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и др.

По степени обобщения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами оформляют совершение хозяйственной операции. Они являются доказательством действительного выполнения хозяйственных операций (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или (одновременно) несколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использованы для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.).

Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.

Документы составляют на бланках установленной формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа на чистом листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обязательные реквизиты. Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компьютере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается заполнять документы простым карандашом.

В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию.

Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.

С формальной стороны проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.

Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота — важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.