Инвентаризация

В состав постоянно действующей  комиссии входят:

- руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);

- главные бухгалтера;

- начальники структурных подразделений (служб);

- представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

- заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

- организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

- производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

- рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают  рабочие инвентаризационные комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств  в местах их хранения, участвуют  в определении результатов инвентаризаций. Рабочая комиссия кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др. Рабочая инвентаризационная комиссия перед началом проверки пломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность весовых и измерительных приборов. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются.

В состав рабочей комиссии входят:

- представители администрации;

- представители службы главного технолога, главного механика, главного энергетика, главного инженера, отдела капитального строительства;

- работники бухгалтерии (при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в состав инвентаризационной комиссии включается главный (старший) бухгалтер или лицо его заменяющее);

- материально ответственные лица (при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации);

- представители независимых аудиторских организаций по усмотрению администрации или собственника имущества;

- лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета по счетам расчетов.

Представители сторонних  организаций включаются в состав инвентаризационной комиссии на основании  доверенностей, выданных в установленном  порядке той организацией, которая  направляет своего представителя для  проведения инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведе­нии инвентаризации служит основанием для признания резуль­татов инвентаризации недействительными. Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

 

 

 

 

 

 

2.2. Составление плана инвентаризации

 

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год  с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости  корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников.

При этом в плане указывается:

- количество инвентаризаций;

- дата проведения инвентаризаций;

-перечень имущества и  финансовых обязательств, проверяемых  при каждой инвентаризации (за  исключением случаев, когда она  обязательна).

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения - чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Подготовка имущества, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности к инвентаризации

 

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия  имущества, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

1. Подготовка основных  средств.

Лица, ответственные за подготовку основных средств к инвентаризации, подготавливают:

- инвентарные карточки, инвентарные  книги;

- технические паспорта  или другую техническую документацию;

- документы на основные  средства, сданные или принятые  организацией в аренду (договоры  аренды, передаточные акты);

- документы, о государственной  регистрации права собственности  или другого вещного права  на недвижимое имущество.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение  или оформление.

 

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентарные  номера и основные технические или  эксплуатационные показатели.

При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации должны быть внесены соответствующие  исправления и уточнения.

2. Подготовка нематериальных  активов.

Лица, ответственные за подготовку нематериальных активов к инвентаризации подготавливают документы, подтверждающие права организации на их использование  по каждому объекту (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор  уступки (приобретения) патента, товарного  знака и др.).

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение  или оформление.

3. Подготовка товарно-материальных  ценностей.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.).

В местах хранения:

- товарно-материальные ценности  должны быть разложены по номенклатурным  номерам (маркам, сортам, профилям, размерам  и т.д.);

- стеллажи, полки, ячейки  должны быть пронумерованы;

Лица, ответственные за подготовку к инвентаризации товарно-материальных ценностей, подготавливают:

- измерительные приборы  и весовое оборудование, проверяют  их на точность измерения и  взвешивания (уточняют сроки их  апробирования);

- документы по товарно-материальным  ценностям, принятым на ответственное  хранение (договоры, первичные документы,  подтверждающие ответственное хранение, и др.);

- документы по товарно-материальным  ценностям, находящимся в пути (расчетные документы с поставщиками  или другие заменяющие их документы  и акты сверки с поставщиками);

- документы по товарам  отгруженным (копии предъявленных  покупателям документов: платежные  поручения, векселя и т.д. и  акты сверки с покупателями);

4. Подготовка незавершенного  производства.

В зависимости от специфики  и особенностей производства перед  началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам  материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе  закончена.

5. Подготовка денежных  средств, денежных документов  и бланков строгой отчетности.

Лица, ответственные за подготовку денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности к инвентаризации, подготавливают:

- кассовую книгу (форма  № КО-4);

- приходные кассовые ордера (форма № КО-1) и расходные кассовые  ордера (форма № КО-2);

- журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

- книгу учета выданных  и принятых кассиром денежных  средств (форма № КО-5);

- регистры бухгалтерского  учета по счетам 50, 51, 52, 55, 57, 006;

- список материально ответственных  лиц, хранящих и использующих  бланки документов строгой отчетности*

- утвержденный перечень  бланков документов строгой отчетности *

- книгу учета денежных  документов.

2.4. Порядок проведения инвентаризации в организации.

 

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки в том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой)[12].

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и мате­риально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение не­скольких  дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии

По окончании инвентаризации могут проводиться конт­рольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

 

 

 

2.5 Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости

 

Инвентаризационные описи  и акты составляются не менее чем  в двух экземплярах. Заполнять их можно как вручную, так и на компьютере.

Инвентаризационная опись  применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.