Инвентаризация

ТЕМА: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

1. Инвентаризация, ее сущность, значение и виды.
2. Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете.

 

Основные понятия: инвентаризация и ее виды, излишек, недостача, естественная убыль,  нормы естественной убыли.

 

1. Инвентаризация, ее сущность, значение и виды

 

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации. Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета – инвентаризация – (с латинского - роспись, опись).

Инвентаризация - способ проверки и сравнения фактического наличия имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

 

Объекты инвентаризации – это имущество и обязательства организации. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Причины проведения инвентаризации различны:

- ошибки при отпуске и приеме  ценностей;

- неисправности техники;

- наличие процессов, не фиксируемых  первичными документами (усушка, утруска, распыл;

- хищение и злоупотребления;

- стихийные бедствия (пожар, авария и т.д.);

- контроль за действием материально-ответственных  лиц.

Основными целями инвентаризации являются:

- проверка правильности данных  текущего учета и выявление  допущенных ошибок;

- контроль сохранности имущества;

- контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;

- проверка соблюдения принципа  материальной ответственности.

Различают следующие виды инвентаризации:

• полная – охватывает все виды средств, источников, обязательств и проводится перед составлением годового отчета;
• частичная – охватывает отдельные виды имущества в целях контроля. Проводится при смене материально-ответственного лица;
• сплошная – проводится в период ревизии предприятия или его ликвидации или реорганизации. Сплошная инвентаризация может проводиться также не на всем предприятии, а только у одного материально-ответственного лица, но при этом инвентаризируют  все без исключения материальные ценности за которые он отвечает;
• выборочная – проводится у одного материально-ответственного лица, при этом проверяется часть ценностей выборочно;
• плановая – проводится в соответствии с планом работы бухгалтерского аппарата;
• внеплановая (внезапная) – проводится по решению  администрации, при поступлении сигналов о хищении и злоупотреблении;
• необходимая – проводится при переоценке материальных ценностей, при стихийных бедствиях, при смене материально-ответственного лица;
• повторная – проводится когда возникают сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том что материально-ответственное лицо заранее знало срок инвентаризации и подготовилось к ней;
• контрольно - перепроверочная -  проводится в период инвентаризации или сразу после ее окончания, охватывает не менее 10 % ценностей, при этой инвентаризации;
• перманентная (непрерывная) – проводится в течение календарного года по отдельным видам средств на определенную дату (инвентаризация скота проводится ежемесячно)

 

 

2.Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете

 

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем предприятия за исключением случаев, предусмотренных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Основными  положениями по инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и расчетов.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственного  лица (на день приемки-передачи  дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных  обстоятельств;

- при реорганизации или ликвидации  организации;

- в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

За качественное и своевременное проведение  инвентаризации несут ответственность руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Целью инвентаризации является   обеспечение сохранности имущества, установления его фактического наличия, контроль за работой материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится в соответствии с методическими рекомендациями и инструкцией по ее проведению.

 

 

 

 

Мероприятия по подготовке и проведению инвентаризации

№ п/п	Мероприятия
1	Составляется план проведения инвентаризаций на год
2	Не менее чем за 10 дней до наступления плановой инвентаризации готовится приказ о проведении инвентаризации, которым назначается комиссия из представителей администрации и материально ответственных лиц. Состав комиссии периодически частично обновляется.
3	С даты проведения инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции на данном участке (складе, цехе)
4	Бухгалтер готовит бланки  инвентаризационных ведомостей и передает комиссии для проведения инвентаризации с выходом в рабочие зоны
5	В бухгалтерии осуществляется сверка с данными об остатках по бухгалтерскому учету (заполняется графа «По данным бухгалтерского учета» в инвентаризационной ведомости)
6	Обнаруженные расхождения фиксируются в сличительной ведомости, к которой прилагаются объяснительные записки от материально ответственных лиц и рекомендации  инвентаризационной комиссии в виде варианта  принятия решения руководителем организации
7	Проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются результаты проведения инвентаризации и утверждается заключительный акт об инвентаризации
8	На основании утвержденного и подписанного членами инвентаризационной комиссии акта руководитель принимает окончательное решение, документы передаются в бухгалтерию
9	Результаты инвентаризации вместе с решением руководителя организации поступают в бухгалтерию для выполнения бухгалтерских проводок по отражению отклонений, выявленных в ходе инвентаризации
10	Документы каждой инвентаризации подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет

 

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

 

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включить и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Материально ответственное лицо не может быть членом инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

 

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием «до инвентаризации на «    « (дата)» что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

 

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие -списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

 

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально- ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

 

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в  ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

 

В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводится выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом чернилами или шариковой ручкой четко и ясно без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

 

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

 

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т.е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

 

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

 

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Оформление результатов инвентаризации активов и пассивов производятся с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г № 88 (с изменениями и дополнениями

 

Таким образом, из всего выше сказанного можно выделить следующие этапы проведения инвентаризации.

 

 

 

 

 

 

 

Этапы проведения инвентаризации

 

 

 

 

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке: