Инвентаризация

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с  документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению  члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих  счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в пути в момент инвентаризации в подотчете  материально ответственных лиц (в  пути, товары отгруженные и др.), могут  оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или  другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных  покупателями документов (платежных  поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; находящимся на складах сторонних  организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую  к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена  сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары  отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы  за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной  отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании  которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. [14, с.5]

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной  отгрузке приводятся наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся  в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей  на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, сорт, количество, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая  стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным  лицам, на хранении у которых они  находятся.

Инвентаризация проводится путем  осмотра каждого предмета. В описи  малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям  в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается  составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных  за эти предметы лиц, на которых открыты  личные карточки, с распиской их в описи.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования  этих предметов в хозяйственных  целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному  состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. [14, с. 6]

Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение  нескольких дней, то помещения, где  хранятся материальные ценности, при  уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. [14, с. 3]

По окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и  материально ответственных лиц  обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась  инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций. [2, с. 3]

Сличительные ведомости – форма  №ИНВ-19 составляются по товарно-материальным ценностям, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с  их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. [16, с. 8]

На товарно-материальные ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. [16, с. 9]

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – передается материально  ответственному (ым) лицу (лицам). [14, с. 13]

Сличительные ведомости могут  быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и  вручную.

 

2. Бухгалтерский учет инвентаризации  в ООО «Плюс»

2.1. Планирование и организация  инвентаризации.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с директором. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой  по месяцам исходя из сроков и результатов  осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально  ответственных лиц (сезонность, время  отпусков и т. д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и  при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально  ответственную работу лиц, а также  у недостаточно квалифицированных  работников. При определении очерёдности  инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объёму товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие  жалоб покупателей на обсчёт и  другие нарушения.

Один экземпляр плана  инвентаризационной работы представляется для утверждения контрольно-ревизионному отделу потребительского общества.

Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нём предусматривается участие  в инвентаризациях и контрольных  проверках специалистов (не менее 4-7 раз в год).

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки, в планах могут предусматриваться внезапные  сплошные инвентаризации, охватывающие все торговые предприятия.

Контроль за выполнением  плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего начальником. В журнале  учёта проведения

инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени  проведения инвентаризаций и составе  комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и  их качестве. Могут также указываться  данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных  товарах.

Организация инвентаризации ценностей имеет большое и  возрастающее значение как в борьбе за сохранность собственности, так  и в деле управления хозяйственной  деятельности предприятий, так как  даёт возможность получить точную и  достоверную информацию о состоянии  товарных запасов, выявить неполноценные  товары, осуществить контроль за деятельностью  материально ответственных лиц, определение суммы недостач и  излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятий. Что имеет  немаловажное значение в условиях создания рыночных структур в стране.

Организационная сторона  инвентаризации предусматривает различные  нарушения, например, в состав комиссий нередко назначаются малоопытные  продавцы, которые ограничиваются составлением описей без личной фактической проверки и подсчёта ценностей. Положение  об участии в проведении инвентаризации представителей общественности нередко  не выполняются, а если и выполняются, то носит лишь формальный характер. Иногда в качестве представителей общественности включаются сторожа, подсобные рабочие, уборщицы.

Также должна осуществляться совершенная организация деятельности инвентаризационной комиссии, которая  недостаточно освещена в экономической  литературе и практически не отражена в нормативных документах. Организационная  деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок  оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должно служить распоряжение, выданное на основании, по разработанной форме

Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа                                                 внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя  инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике  проведения инвентаризационной работы .[10, с. 103]

Например, изложение общих  правил и специфических особенностей методики инвентаризации конкретных объектов, определение круга

вопросов, на которые необходимо обратить более пристальное внимание, разъяснение порядка принятия решений  по результатам проведённых инвентаризаций.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе  отразит организацию предварительной  инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учёта выданных распоряжений.

После регистрации и получения  распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Последовательность осуществления  этапов, из которых состоит инвентаризация отражается в сетевом графике  проведения инвентаризаций в розничной  торговле, который показывает, что  делается в определённый момент инвентаризации, кем, в каком порядке и как. Сетевой график представляет собой  графическую модель, наглядно изображающую технологию проведения инвентаризационной работы. Работы на сетевом графике  изображены стрелками, а их результаты кружками, направление стрелки показывает порядок следования событий (см. схема  № 1).

 

Схема 1.

                                                            11

Процесс  указания  выполняемых  процедур приводится в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1.

Содержание работ, выполняемых  при проведении инвентаризации.

 

Номер п/п	Содержание работ		Код работ
1	Оформление распоряжения о проведении инвентаризации ценностей  и его вручению председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии.		1-2
2	Вручение распоряжения администрации  предприятия, оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц.		2-3
3	Опломбирование подсобных  помещений и других мест хранения ценностей.		3-4
4	Получение от кассира последнего кассового отчёта с выведенными  в нём остатками денег в  кассе.		4-5
5	Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов.		5-6
6	Получение последнего товарно-денежного  отчёта.		4-8
7	Подписка о включении  всех расходных и приходных документов в отчёт.		8-9
8	Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и приложенных  к нему документов.		9-10
9	Визирование всех документов приложенных к товарно-денежному  отчёту.		10-11
10	Проверка весоизмерительных  приборов, используемых комиссией.		4-12
11	Снятие остатка наличия  денежных средств в кассе и  определение выручки текущего дня.		6-7
12	Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись.		7-15
13	Подготовка товаров и тары к  инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка излишков на каждый вид товара.		12-13
14		Пересчёт и перемеривание  товаров и тары.	13-14
15		Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в  инвентаризационную опись.	14-15
16		Подписка о том, что  все ценности поименованные в  описи комиссией проверены в  натуре.	15-16
17		Определение предварительных  результатов инвентаризации.	16-17
18		Представление описей в бухгалтерию.	17-18
19		Проверка в бухгалтерии  товарных документов и отчёта материально  ответственного лица.	11-18
20		Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии.	18-19
21		Составление сличительной ведомости  по таре.	19-20
22		Составление расчёта естественной убыли и других нормируемых потерь.	19-21
23		Отражение данных в отличительной  ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле.	20-22
24		Отражение данных расчёта  нормируемых потерь в сличительной ведомости.	21-22
25		Определение окончательных  результатов инвентаризации.	19-22
26		Рассмотрение результатов  инвентаризации.	22-23
27		Принятие решений по результатам  инвентаризации.	23-24
28		Отражение в учёте результатов  инвентаризации.	24-25