Инвентаризация

Скрытие недостач путём неоприходования  товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной  проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Важное значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товаров между розничными предприятиями и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям. Документы свидетельствуют  о фактах отпуска ценностей в  завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта. Безосновательный возврат  товаров и отсутствие письменного  разрешения руководителя организации  на этот возврат.

Существует ещё один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная  проверка оформляется актом о  контрольной проверке инвентаризации ценностей (см. Приложение 5).

К проверкам качества проведённых  инвентаризаций привлекаются опытные  работники и специалисты в  совершенстве знающие организацию  проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет  место из-за загруженности работой  бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных  работников.

В настоящее время количество проверяемых при контрольной  проверке ценностей определяется работником её проводящим.

В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом  пересчёте и что значится по описи. Акт подписывается проводившим  проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным  лицом.

Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания  инвентаризации, но и в процессе её проведения.

Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления  остатков товаров, тары и других ценностей  по учётным данным с фактическим  их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных  результатов инвентаризации ценностей  бухгалтерия составляет сличительную ведомость о ф. № инв-21 – для  розничной торговли (см. Приложение 5). В ней указываются остатки товарно-материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются ф фактическими остатками согласно описи.

При количественно-суммовом учёте сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым  установлены расхождения с учётными данными. Ценности, по которым расхождения  не установлены, в сличительную ведомость  включаются общим итогом.

Пересортица товаров, которая  может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу  другого товара. Она образуется в  тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был  оприходован или списан другой товар. Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может  быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи  и излишки явились результатом  ошибки или просчёта. Допускаются  также в виде исключения производить  зачёт излишков и недостач товаров  в результате пересортицы, происшедшей  в одной и той же группе товаров, если входящие в её состав товары имеют  сходство по внешнему виду или упакованы  в одинаковую тару. Если при зачёта излишков и недостач от пересортицы  товаров стоимость недостающих  ценностей выше оказавшихся в  излишке, то разница относится на виновных лиц. Кроме пересортицы, могут  образовываться так называемые «суммовые  разницы», когда товар отпускается  по повышенной или пониженной цене. Зачёт в этом случае производится аналогично. О допущенной пересортице  материально ответственные лица дают письменное объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут  налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учёт их привлекают к судебной ответственности.

При установлении факта недостачи  товаров бухгалтерия производит расчёт их естественной убыли (см. Приложение 7). Определяется естественная убыль  на основе установленных норм после  инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списания по актам. Утверждённые нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.

При количественно-суммовом учёте естественная убыль товаров  исчисляется отдельно по каждому  виду. Нормы естественной

Руководители организаций  и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданным следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.

Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в  определённых случаях допускается  получение от работника обязательства  с указанием сроков погашения (как  правило 2-3 месяца).

По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судебно-следственные органы не позднее 5 дней с момента  установления недостачи, а также  принимаются неотложные меры к наложению  ареста на имущество обвиняемых и  возмещению материального ущерба.

Для записей результатов  инвентаризации товаров и тары в  предприятиях розничной торговли используют журнал К-3, отводится отдельная строка по каждому лицевому счёту материально  ответственного лица, у которого она проводилась (см. Приложение 7).

Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором  она проводилась с соответствующим  отражением на счетах бухгалтерского учёта. При этом делаются следующие  проводки (цифровой материал взят с приложения  5).

 

                                                          

Дебет	Кредит	å
841	412	217272
442	841	51206, 4 (73152-21945,6)
423	841	21945,6 (73152х30 %) 72152
733	841	144120 (217272-73152)
423	833	43236 (114120х30 %)
50	733	144120
833	801	43236

Отражение недостачи  ТМЦ в рознице на счетах бухгалтерского учёта

 

№	Экономический смысл опреции	Дебет	Кредит
1	Отражена недостача	841	412
2	Списана на издержки за минусом скидки	442	841
3	Уменьшена торговая наценка	423	841
4	Взыскана недостача за счёт МОЛ	733	841
5	Уменьшена надбавка	423	833
6	Погашена недостача в кассу	50	73
7	Перчислена надбавка на прибыль	833	801

 

• если зачитывается пересортица по однообразным товарам:

 

412	412	Зачёт пересортицы
412	81	Оприходование излишков
412	423	увеличение торговой наценки  за счёт излишков
841	412	списание естественной убыли
442	841	на издержки за минусом  скидки
423	841	уменьшение торговой наценки

 

• взыскание недостач с применением коэффициента по молочным и мясным продуктам:

 

841	412	отражение недостачи по учётной  цене
731	841	за счёт материально ответственного лица по учётным ценам
731	832	взыскание суммы с применением  коэффициента
423	833	уменьшение набавки
50	731	погашение недостачи в  кассу
832	683	перечисление в бюджет
833	801	перечисление надбавки на прибыль

 

• оприходование излишков

 

412	801	На сумму излишков за минусом  торговой надбавки
412	423	На сумму торговой надбавки

 

Используя материалы инвентаризации, можно выявить влияние результатов  инвентаризации на финансовое состояние  организации.

В 2011 году сумма выявленных недостач составила 7280 тыс. р.,  а  процент взыскания недостач – 78,55 %. Если принять за 100 % сумму всех взысканных недостач из выявленных, то 100–78,55=21,45%.

Процент  невзысканных недостач от 7280 тыс. рублей составляет 1561,56 тыс. рублей. Это означает, предприятие  недополучило доходов на сумму 374,78 тыс. рублей (24% от 1561,56 тыс. рублей), 24% - средний процент реализованных  торговых надбавок в данном периоде  в ООО « Плюс». Недополучение доходов влечёт за собой уменьшение собственных оборотных средств предприятия.

Для восполнения оборотных  средств предприятие прибегает  к использованию заемных средств. А так как процентная ставка за использование кредитом банка составила 120 %, то можно рассчитать дополнительные расходы, понесённые предприятием

Итого расходы составят 824,52 тыс. рублей (процент за кредит плюс

                                                           

возвращённая сумма), что  незамедлительно скажется на финансовом состоянии. А ведь при должной  сохранности средств этих расходов можно было бы избежать.

 

 

 

3. Совершенствование инвентаризации с использованием автоматизации.

Итак, перед нами стоит  задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в  кратчайшие сроки и с минимумом  ошибок. Можно использовать проверенный  временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются  артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых  и фактических остатков. При таком  подходе магазин или склад  закрываются на целый день или  два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при  ручном вводе данных в учетную  систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора  данных (ТСД), при этом сам процесс  пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить  в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно  услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для  проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали  целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров  у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Думаю, чтобы понять как  все таки проводить инвентаризацию нам стоит рассмотреть наглядный  пример на ООО «Плюс».

И так начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.

Далее был проведен небольшой  инструктаж сотрудников магазина, в  ходе которого они научились создавать  на ТСД новые документы и сканировать  штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.

Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный  участок, и работа началась.

После создания нового документа  вся работа выполняется в окне сканирования штрихкода товара и  единственное, что нужно делать, это сканировать штрихкод очередного товара. С этим все справились. При  успешном считывании штрихкода сканер издает звук «пип», загорается зеленая  лампочка, на экране отображается название выбранного товара и количество единиц товара (на экран обычно никто не смотрит, и так понятно, что товар  успешно распознан). см. рис. 1

    

Рис.1

Иногда встречались товары без штрихкодов. Возник вопрос: что  же делать в такой ситуации? Если на товаре есть артикул, можно ввести его на ТСД с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, такой товар откладывали в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации его вводили в документ 1С вручную.