Инвентаризация и переоценка основных средств

Материально ответственное  лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все  приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

 - опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

 - проверяет весы, мерную тару;

 - получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей, а также расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий  производится опись имущества и  обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей  составляются акты инвентаризации и  инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для  учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

  - при передачи имущества  в аренду;

  - при смене материально  – ответственных лиц;

  - при выявлении факторов  хищения, злоупотребления, порче  имущества;

  - в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

  - при подготовке годовой  бухгалтерской отчетности.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества, подлежащего проверке, устанавливается организацией самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризацию проводят постоянно действующая или рабочая  комиссия, созданная приказом по организации, при обязательном участии  представителя  бухгалтерии.

До начала инвентаризации проводится проверка наличие и состояние:

   а) инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров     аналитического учета;

   б) технических паспортов или другой технической документации;

   в) документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение  или оформление.

  Для оформления данных  инвентаризации основных средств   применяется инвентаризационная  опись основных средств (ф.  № ИНВ-1), утвержденная постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88 [16]. В ней предусмотрена расписка  лиц, ответственных за сохранность основных средств, в которой указывается, что к началу проведения инвентаризации  все документы на поступление и выбытие основных средств сданы в бухгалтерию и все поступившие основные средства оприходованы, а выбывшие списаны.

Если  обнаружены расхождения  и неточности в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентарные  номера и основные технические или  эксплуатационные показатели. Основные средства вносятся в описи  по наименованиям  в соответствии  с основным назначением объекта. Если объект подвергается  восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и в следствии этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. 

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При обнаружении расхождений  и неточностей  в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации  должны быть внесены  соответствующие исправления  и  уточнения.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а так же объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют  или указаны  неправильные данные, характеризующие  их, комиссия должна включить в опись  правильные сведения и технические  показания  по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  с учетом рыночных цен, а износ  определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением  сведений об оценке и износе соответствующими актами.

На основные средства, непригодные  к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием  времени ввода  в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты  к непригодности (порча, полный износ, и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются  основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (форма № ИНВ-18). В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем  порядке:

- основные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости и зачислению в состав прочих доходов организации на счетe 91;

- недостачи относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки. Учет недостач ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации - в годовом  бухгалтерском отчете.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным  мероприятием, но и элементом учетной  политики.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации:

• В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19), приказ Министерство Финансов РФ от 13.06.95 № 49 [8].

В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета  результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26) Утверждена постановлением Госкомстата РФ, от 18 августа 1998 г. № 88 [16].

• До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.
• Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
• Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так и вручную.
• Итоги инвентаризации оформляются инвентаризационной описью основных средств и сличительной ведомостью результатов инвентаризации основных средств.

В инвентарной описи указываются  фактические данные и данные бухгалтерского учета. В сличительной ведомости  указываются только те объекты, по которым  имеются расхождения. Оба документа  подписываются членами инвентаризационной комиссии, материально-ответственными лицами и бухгалтером, который проводил подсчеты.

Инвентаризационные описи  могут быть заполнены как с  использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

     Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

При установлении фактов недостачи  или излишков основных средств инвентаризационная комиссия собирает письменные объяснения о причине расхождений у материально-ответственных  лиц. Недостачи или порча объектов основных средств возмещаются за счет виновных лиц. По решению администрации  предприятия (приказ или распоряжение по итогам работы инвентаризационной комиссии) на него закладывается взыскание. Виновное в недостаче или порче  материально-ответственное лицо обязано  возместить ущерб предприятию по рыночной стоимости объекта. Разница  между рыночной и остаточной стоимостью пропавшего или испорченного объекта  отражается в бухгалтерском учете  как внереализационные доходы предприятия.

  Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

 а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);

 б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

  Закон о банкротстве предприятий также предполагает необходимость проведения инвентаризации имущества предприятия-должника при проведении конкурсного производстве [4].

  Инвентаризация основных средств проводится также при их переоценке по распоряжению Правительства РФ. Ее цель – показать в учете современную стоимость производства основных средств находящихся как в запасе, так и в эксплуатации.

 

Таблица 2

Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации:

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Учтены выявленные излишки  основных средств	01	91
2. Учет недостачи основных  средств
2.1.	Списание первоначальной стоимости	01-В	01
2.2.	Списание амортизации  по основному средству	02	01-B
2.3.	Учет недостачи по остаточной стоимости	94	01-B
3. Списание недостачи  за счет виновных лиц
3.1.	Остаточная стоимость	73-2	94
3.2.	Превышение рыночной стоимости	73-2	98
3.3.	Получена сумма в счет погашения недостачи	50,51	73-2
3.4.	Списана разница между  рыночной и остаточной стоимостью	98	91
4.	Списание недостачи отнесенной на финансовый результат, если виновные лица не установлены	91	94