Инвентаризация материальных ценностей

При инвентаризации должны применятся утверждённые типовые междуведомственные формы первичной учётной документации по инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами механизаций, так и ручным способом. Инвентаризационные описи составляются вручную, заполняются чернилами шариковой ручкой или химическим карандашом, чётко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путём перечёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми, правильных записей. Исправления должны быть, оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

Контрольные проверки инвентаризации должны проводится с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончанию инвентаризаций, но обязательно до открытия склада (кладовой, секций и т. п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи. Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризаций ценностей. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведётся бухгалтерией в специальной книге.

Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом в  котором отражаются результаты инвентаризаций, а так же результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. При наличии неиспользуемых и неполноценных товароматериальных ценностей в протоколе указывается время завоза этих ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальных ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно. На ценности, пришедшие в негодность, составляются отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причём, указываются причины порчи их и виновные в этом лица. В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и даёт предложения по устранению выявленных недостатков, зачёту недостач и излишков по пересортице, а так же списанию недостач в пределах норм естественной убыли. По окончании инвентаризаций все материалы по ней протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секций и т. п.) заявить  об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявление материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны пропуском, просчётом и т. п. принимаются до открытия склада, кладовой, секций. Рабочая инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Руководители предприятия несут  ответственность за правильное и  своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и  денежных средств и за обеспечение их внезапности. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т.п.). Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций.

Одновременно инвентаризацией  товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлений с корреспондирующими счетами. Например, по товарно-материальным ценностям – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны и отражены в учёте.

Предприятия обязаны проводить инвентаризацию в соответствии с Положением о бухгалтерских отчётах и балансах Утверждено Постановлением Совета Министров СССР от 29 июня 1979 г. N 633 (в ред. Постановлений Совмина СССР от 22.10.90 № 1072) в следующие сроки:

А) сырья и прочих материальных ценностей – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчётов и балансов, но не ранее 1 октября отчётного года;

Б) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой  отчётности – не менее одного раза в месяц.

Министерства и ведомства могут  разрешать подведомственным или  объединениям, предприятиям и организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и осуществляющим завоз товаров, сырья и материалов в период навигаций, проводить инвентаризацию в период их наименьших остатков, как, правило, до начала навигаций.

 

 

2.2 Инвентаризация материальных  ценностей 

 

В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию материальных ценностей не реже одного раза в год и не ранее 1 октября.

Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия, в присутствии материально ответственного лица, у которого получена расписка в том, что все ценности им оприходованы, а документы сданы в бухгалтерию.

Склады предприятия  на период инвентаризации опечатываются. Материальные ценности, поступившие на склад и выдаваемые со склада в период инвентаризации, подлежат регистрации в специальной ведомости под рубрикой «Получено (выдано) со склада в период инвентаризации». Инвентаризация проводится путем взвешивания, замера, обмера и подсчета материальных ценностей по каждому месту хранения. Выявленные при инвентаризации ценности заносят в инвентаризационную опись, по данным которой затем составляют сличительную ведомость. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных

(артикула, сорта и др.).

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В результате инвентаризации могут быть выявлены:

♦ соответствие фактического наличия материальных ценностей данным учета;

♦ излишки ценностей, которые подлежат оприходованию и включению в состав дохода предприятия;

♦ недостача материальных ценностей;

♦ пересортица.

На сумму излишков делаются бухгалтерские записи на счетах:

Д 10 «Материалы»

К 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Недостача материальных ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» бухгалтерскими записями:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 10 «Материалы».

При этом по ценностям, на которые установлены нормы естественной убыли, рассчитывается недостача в пределах норм естественной убыли.

В случае недостачи, порчи  или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию) и до момента оплаты сумма указанного в первичных документах, при их приобретении, налога на добавленную стоимость и не подлежащего в соответствии с налоговым законодательством зачету списывается следующими записями на счетах бухгалтерского учета:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» субсчет 19-3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

В случае обнаружения  недостачи, порчи или хищения  материальных ресурсов до момента отпуска  их в производство, после их оплаты, суммы налога на добавленную стоимость, не подлежащего в соответствии с налоговым законодательством зачету, но ранее уже возмещенные бюджету, восстанавливаются по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость».

При этом делаются записи на счетах бухгалтерского учета:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 68 «Расчеты по налогам  и сборам» субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость».

Недостача в пределах норм естественной убыли подлежит списанию на затраты производства, а сверх норм — на материально-ответственное лицо. Для учета расчетов с материально ответственными лицами используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Недостача по вине материально ответственного лица списывается со счета 94 «Недостачи и потерн от порчи ценностей», при этом делаются записи на счетах бухгалтерского учета:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К 94 «Недостачи и потерн от порчи ценностей».

Возмещение недостачи  материально ответственным лицом осуществляется по рыночным ценам, при этом разница между стоимостью ценностей по рыночным ценам и фактической себестоимостью до момента возмещения учитывается на счете «Доходы будущих периодов», субсчете 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». При возмещении недостачи виновным лицом разница между стоимостью ценностей по рыночным ценам и фактической себестоимостью  списывается на увеличение прибыли предприятия:

Д 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

К 91 «Прочие доходы и  расходы» субсчет 91-1 «Прочие доходы».

В случаях, когда во взыскании  недостачи отказано судом, недостача по вине материально ответственного лица списывается на убытки предприятия бухгалтерскими записями на счетах бухгалтерского учета:

Д 91 «Прочие доходы и  расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы»;

К 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

 

 

2.3 Учет результатов проведения инвентаризации

 

Составление сличительных ведомостей

До начала работ по составлению  сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризаций бухгалтерия предприятия производит тщательную проверку правильности отчётов, приведённых в инвентаризационных описях (актах). Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчётах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц. На последней странице инвентаризационной описи также должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Для выявления результатов инвентаризаций материальных ценностей бухгалтерией предприятия, составляются отдельные сличительные ведомости. Данные в этих ведомостях приводятся по предприятиям, которым эти ценности принадлежат. Результаты инвентаризаций сообщаются справкой владельца ценностей с приложением копий инвентаризационной описи.

Сличительные ведомости составляются по ценностям, по которым при инвентаризаций выявлены отклонения от учётных данных. Для выявления результатов инвентаризаций используется книга остатков материалов, в которой для этих целей отводятся специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей (актов) и результатов инвентаризаций. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризаций, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учёта и данным инвентаризационных описей (актов). Стоимость излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учётных регистрах. Для оформления результатов инвентаризаций могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную. Для инвентаризаций материальных ценностей используются сличительные ведомости формы с № инв-18 по № инв-19 (приложение А).

Порядок регулирования разниц оформления результатов инвентаризаций.

По всем недостачам и излишкам, а равно по потерям, связанным с пропуском сроков исковой давности, по дебиторской задолженности, рабочей инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников. На основании представленных объяснений и материалов постоянно действующая инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, а также излишков.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления  сличительных ведомостей и свои заключения, предложения по результатам инвентаризаций отражает  в протоколе. В протоколе приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также приводятся предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей  против данных бухгалтерского учёта.