Инвентаризация материальных ценностей и учет её результатов

 

3. Этапы инвентаризации материальных ценностей

 

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учёту результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88 (в ред. от 27.03.2000 г.)11.

Первый этап - подготовительный:

• подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;
• подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;
• формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
• определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;
• распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Прежде чем начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты денежных средств и о движении материальных ценностей, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «_______» (дата)». Кроме этого, материально ответственные лица организации должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также о том, что все ценности, которые поступили под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – были списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчётные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Приказ (распоряжение, постановление) (форма № ИНВ - 22) является письменным заданием, конкретизирующим объём, содержание, сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта и порядок, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (распоряжение, постановление) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учёта контроля за выполнением приказов (распоряжений, постановлений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ - 23)12.

Не рекомендуется приступать ко второму этапу инвентаризации, если  не правильно оформлен первый этап.

Инвентаризация процедура очень важная, так как нередко в результате инвентаризации могут быть выявлены реальные недостачи, что повлечёт за собой санкции для материально ответственных лиц. Необходимо, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был проверен и оприходован, то есть они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи № ИНВ-3 и быть ознакомлены с приказом по форме № ИНВ-22.

Перед началом инвентаризации необходимо проверить наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап - это собственно инвентаризация (то есть проверка и выявление фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путём его обязательного физического пересчёта, перемеривания и взвешивания.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтённых финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации испорченные или негодные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учёту результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдаётся комиссии на машинных или бумажных носителях информации с заполненными графами с первой по девятую. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные камни и металлы.

При выявлении материальных ценностей, не отражённых в учёте, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которая подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учёта. На данном этапе выявляются расхождения в учёте с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы № ИНВ - 18, ИНВ - 19) применяются для отражения результатов нематериальных активов, инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учёта.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным инвентаризационных описей и бухгалтерского учёта.

На ценности, которые не принадлежат организации, но числятся в бухгалтерском учёте составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из них хранится в бухгалтерии, второй передаётся материально ответственному лицу.

При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ - 18) графы 3, 8, 10 не заполняются.

Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, наличия денежных средств, расходов будущих периодов, бланков документов строгой отчётности и ценных бумаг применяются формы № ИНВ - 10, ИНВ - 11, ИНВ - 15 и ИНВ - 16, в которых объединены показатели сличительных ведомостей и инвентаризационных описей.

Четвертый этап – это оформление результатов инвентаризации. Документы по учёту результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

На этом этапе данные бухгалтерского учёта приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учёте имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.

     Ведомость  учёта результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ - 26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчёте13.

В заключение следует учесть то, что ответственность за непроведение инвентаризации действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрена. Однако штраф может быть назначен за недостоверность данных бухгалтерского учёта и отчётности, так как инвентаризация проводится именно для подтверждения учётных данных.

Организация, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта, и представления бухгалтерской отчётности влечёт за собой административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.

 

 

4. Инвентаризация в учётной политике

 

При формировании своей учётной политики на 2013 год организация должна исходить из того, что в следующем году она обязана руководствоваться нормами Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее - Закон № 402 -ФЗ)14.

         Инвентаризации в Законе № 402 -ФЗ посвящена статья 11, которая устанавливает обязательность проведения инвентаризации активов и обязательств компании. При этом Закон № 402 -ФЗ подразумевает под инвентаризацией процедуру выявления фактического наличия соответствующих объектов учёта, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учёта.

Из общего правила, установленного пунктом 3 статьи 11 Закона № 402 -ФЗ, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих ревизии, определяются экономическим субъектом. Исключением являются лишь случаи обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, отраслевыми и федеральными стандартами.

Из этого следует, что инвентаризация является одним из элементов учётной политики организации.

То, что инвентаризация выступает элементом учётной политики, говорит и пункт 4 Положения по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 06.10.2008 г. № 106н, из которого следует, что в составе учётной политики фирмы утверждается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

 

 

5. Оформление результатов инвентаризации

 

В практической деятельности организации часто недооценивают значение инвентаризации. Выявленные в процессе инвентаризации нарушения в бухгалтерском и налоговом учёте не анализируются правильным образом. Ошибки приводят к искажению и необъективности данных отчётности. Рассмотрим некоторые ситуации и покажем возможные варианты исправления их выявленных ошибок:

Ситуация 1. В практической деятельности рекламной фирмы возникли вопросы:

1) можно ли при проведении расчётов с физическими лицами использовать бланки строгой отчётности Р-1 и не применять ККТ?

2) какой порядок применения бланков строгой отчётности Р-1 при частичной предоплате наличными денежными средствами?

В письме Управления ФНС России по г. Москве от 30.03.05 г. № 22-12/20812 «О порядке применения бланков строгой отчётности Р-1 при оказании рекламных услуг» отмечено, что согласно ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и  расчётов с использованием платёжных карт» (в редакции от 27.07.10 г.) индивидуальные предприниматели и организации могут осуществлять наличные денежные расчёты без применения контрольно-кассовой техники (ККТ) в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчётности.

Индивидуальные предприниматели и организации могут осуществлять наличные денежные расчёты или расчёты с использованием платёжных карт без применения ККТ только в случае оказания услуг населению и при условии выдачи бланков строгой отчётности Р-1. При получении частичной оплаты наличными денежными средствами за рекламные услуги фирма обязана применять ККТ. При окончательном расчёте за предоставляемые услуги на сумму аванса, проведенного через ККТ, производится возврат денежных средств с оформлением соответствующих документов и выписывается бланк строгой отчётности Р-1 на полную стоимость услуги. Невыдача документов строгой отчётности, приравниваемых к кассовому чеку, а также неприменение ККТ при наличных денежных расчётах являются основанием для привлечения налогоплательщика к административной ответственности за осуществление денежных расчётов без применения в установленных законом случаях ККТ в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ.

В данном письме сконцентрировано внимание на то, что форма приходного кассового ордера, которая введена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88, не утверждена Минфином России в качестве документа строгой отчётности, который приравнивается к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчётов с покупателем (заказчиком, клиентом). Поэтому приходный кассовый ордер не может являться основанием для получения наличных денежных средств без применения ККТ15.

Ситуация 2. В бухгалтерском и налоговом учёте создан резерв по сомнительным долгам. Как отразить в бухгалтерском учёте организации продажу дебиторской задолженности?

Предположим, что сумма задолженности покупателя за проданную ему продукцию составляет 236 000 руб. (НДС исчислен и уплачен в бюджет). Задолженность признана сомнительной по результатам инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской отчётности за прошлый год. На всю сумму задолженности в бухгалтерском учёте создан резерв сомнительных долгов, сумма которого перенесена на следующий год. В налоговом учёте в прошлом году резерв не создавался (срок возникновения сомнительной задолженности менее 45 дней). По данным налогового учёта в текущем году выручка от реализации продукции в первом квартале составила 1 200 000 рублей, по итогам полугодия - 2 800 000 рублей. В начале сентября дебиторская задолженность передана по договору цессии за 150 000 рублей.

Задолженность покупателя по оплате поставленной ему продукции отражена на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Для целей бухгалтерского учёта дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, признаётся сомнительным долгом в соответствии с абзацем вторым п. 70 «Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации», утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34 н. Организация на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности может создавать резервы сомнительных долгов по расчётам с другими организациями и гражданами за продукцию, работы, товары и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично (абзацы первый, третий, четвертый п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации).