Инвентаризация основных средств

Годовая инвентаризация обычно проводится не ранее 1 октября. Поэтому имущество, инвентаризация которого по иным причинам осуществлена в IV квартале отчетного года до момента начала годовой инвентаризации, повторно не инвентаризируется. Инвентаризация основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и т. п. должна завершиться до окончания года. Инвентаризация расчетов для подтверждения соответствующих статьей баланса на 1 января может осуществляться в начале следующего года.

Инвентаризация  основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Последовательность  действий, связанных с проведением  инвентаризации, условно можно подразделить на подготовительные работы, проведение проверки, анализ полученных данных и оформление результатов

 

 

1.3. Порядок проведения инвентаризации

 

Для проведения инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом индивидуального предпринимателя  или руководителя организации.

В состав инвентаризационной комиссии (далее – комиссия) включаются представители административного  персонала, работники бухгалтерской  службы и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.).

После утверждения  приказа о назначении председателю комиссии выдается письменное распоряжение за подписью индивидуального предпринимателя или руководителя организации, в котором кроме состава комиссии указываются: номер и дата приказа, объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания работы.

До проведения инвентаризации члены комиссии должны⁷:

подробно ознакомиться с материалами последней инвентаризации, проведенной по данным объектам, с  мерами, принятыми по результатам  последней инвентаризации;

опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;

проверить исправность  весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных  сроков их клеймения;

получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.

Председатель  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам) с указанием  «до инвентаризации по состоянию на «...» (дата), что должно служить бухгалтерской службе основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица представляют расписки о том, что  к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, сданы в бухгалтерскую службу. Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризация  имущества производится по местонахождению  имущества.

Проверка фактических  остатков производится при обязательном участии материально ответственного лица, при этом материально ответственное лицо не может являться членом комиссии на своем участке.

Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносятся в  инвентаризационные описи - документы, составляемые в момент проведения инвентаризации и подтверждающие фактическое наличие имущества и обязательств на определенную дату не менее чем в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально ответственного лица в  инвентаризационных описях лицо, принявшее  это имущество, расписывается в  их получении, а сдавшее - в их сдаче.

Для полной и точной проверки фактического наличия имущества  комиссия должна быть обеспечена рабочей  силой для перевешивания и  перемещения грузов, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т.п.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризируемое  имущество, ежедневно опечатывается  в присутствии членов комиссии и  материально ответственного лица.

В случае, если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет имущества в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки фактического наличия имущества.

На имущество, не принадлежащее  индивидуальному предпринимателю  или организации на правах собственности, но находящееся у них, составляются отдельные инвентаризационные описи.

На имущество, пришедшее  в негодность, составляется отдельная  инвентаризационная опись.

По окончании инвентаризации, оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости  сдаются в бухгалтерскую службу.

 

Глава 2. Инвентаризация основных средств

2.1. Подготовительные мероприятия по проведению инвентаризации основных средств

 

Подготовительные  мероприятия для проведения инвентаризации включают в себя:

издание приказа; разработку внутренних инструкций; получение  расписок от материально ответственных лиц; определение остатков имущества и обязательств по учетным данным. Для оформления приказа на проведение инвентаризации используется специальный бланк по форме № ИНВ-1. (Приложение 1) В приказе устанавливаются сроки проведения инвентаризации, определяется персональный состав инвентаризационной комиссии, объём инвентаризуемого имущества и обязательств, дата сдачи материалов в бухгалтерию.

При наличии  в организации постоянно действующей  инвентаризационной комиссии проведение годовой инвентаризации возлагается на неё. Если объем работ по инвентаризации велик, то для одновременного её проведения создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В этом случае постоянно действующая инвентаризационная комиссия проводит инструктаж рабочих комиссий, осуществляет контрольные проверки, рассматривает объяснения материально-ответственных лиц, допустивших недостачу. Рабочие же комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию материально-производственных запасов, основных средств, денежных средств и т. п. в местах хранения и производства.

В организациях могут разрабатываться внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность комиссии на каждом этапе  проведения инвентаризации.

В проведении инвентаризации обязательно участвует материально  ответственные лица. Комиссия получает от них отчеты со всеми документами, подтверждающими движение материально-производственных запасов и денежных средств. Материально ответственными лицами также представляется расписка о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на МПЗ переданы в бухгалтерию, поступившие на их ответственность МПЗ оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Бухгалтерия, подготовив инвентаризационные описи по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, передает их материально  ответственным лицам в количестве не менее двух экземпляров для  заполнения графы «Фактическое наличие».

Для полной и точной проверки фактического наличия имущества у членов комиссии должны быть мерная тара, инвентарь для перемеривания, взвешивания, измерительные и другие контрольные приборы. Администрация организации должна обеспечить упомянутыми тарой, инвентарем, приборами инвентаризационные комиссии на подготовительном этапе.

 

 

2.2. Проведение проверки

 

При инвентаризации используются два вида проверок: натуральная (вещественная) и документальная. Натуральная  проверка связана непосредственно  с наблюдением объектов инвентаризации, определением их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Её используют при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и т. д. При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами. Исходя из этого, она применяется при инвентаризации расходов будущих периодов, оценочных резервов, финансовых обязательств, начисленной величины амортизации, и т. д.

В большинстве  случаев для оформления результатов вещественной проверки используется формы инвентаризационных описей, для оформления же результатов документальной проверки - формы актов инвентаризации.

При значительном объеме и номенклатуре материально-производственных запасов не всегда удается приостановить их поступления и выдачу во время проведения инвентаризации. В этом случае МПЗ принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Отпуск запасов  производится в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Причем отпускать их материально  ответственное лицо должно в присутствии членов комиссии. Заносятся же отпущенные запасы также в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Акты обмеров, технические расчеты и другие документы, послужившие основанием для установления фактического наличия имущества навалочных товаров (наливной продукции), прикладываются к соответствующим инвентаризационным описям.

Если инвентаризационная комиссия не имеет возможности в  течение одного дня произвести подсчет  материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись, то для учета фактического наличия МПЗ на складах в период проведения инвентаризации используется инвентаризационный ярлык.

Данные по инвентаризации материально-производственных запасов  отгруженных, но не оплаченных, находящихся в пути, принятых на ответственное хранение заносятся в отдельные акты (форма № ИНВ-4 и № ИНВ-6) и описи (форма № ИНВ-5). (Приложение 2, 3, 4)

При проведении инвентаризации МПЗ комиссия по ее проведению может:

осуществить проверку соблюдения правил и условий хранения материально-производственных запасов; выявить материально-производственные запасы, частично потерявшие свое первоначальное качество и устаревшие морально; выявить сверхнормативные и не используемые материальные ценности.

При проведении инвентаризации основных средств и нематериальных активов проверяется наличие самих активов и соответствующих первичных документов по их оприходованию и учету. Кроме того, проверяется правильность отражения в учете фактов поступления и использования основных средств и нематериальных активов.

Пример 1 В апреле 2004 года организация ввела в эксплуатацию объект основных средств. «Показатели» объекта в бухгалтерском и  налоговом учетах совпадают: первоначальная стоимость – 3 891 720 тг., срок полезного использования 20,5 лет, установлен линейный способ начисления амортизации.

При вводе объекта  в эксплуатацию проводились пусконаладочные  работы. Часть их отнесли к режиму «под нагрузкой». Стоимость работ 61 500 тг. без учета НДС была учтена в расходах по обычным видам деятельности. Сумма НДС за май была перечислена 21 июня.

При инвентаризации, проводимой в декабре, установлено, что пусконаладочные работы, отнесенных к режиму «под нагрузкой», должна учитываться  в режиме «вхолостую».

Так как стоимость  пусконаладочных работ упомянутых режимов как в бухгалтерском, так и в налоговом учетах учитывается по-разному, то неправильное их отнесение привело к ошибкам.

Исходя из вышеизложенного, списанная на расходы по обычным  видам деятельности сумма 61 500 тг. должна учитываться в первоначальной стоимости объекта. Это увеличивает её до 3 953 220 тг. (3 891 720 61 500). Одновременно на эту сумму необходимо уменьшить величину расходов по обычным видам деятельности.

Так как объект основных средств был введен в  апреле, то начиная с мая ежемесячно производилось начисление амортизации в сумме 15 820 тг. (3 891 720 тг. : 20,5 : 12 мес. х 1 мес.). С учетом же увеличения первоначальной стоимости объекта ежемесячная сумма амортизации составит 16 070 тг./мес. (3953 220 тг. : 20,5 : 12 мес.). Разница между этими величинами – 250 тг./мес. (16 070 – 15 820). За период с мая по ноябрь необходимо доначислить амортизацию в сумме – 1750 тг. (250 тг./мес. х 7 мес.).

При инвентаризации основных средств производится следующая  корреспонденция⁸.

Проведение операции	СБУ		МСФО
	Дт	Кт	Дт	Кт
При инвентаризации выявлены неучтенные ОС
- на стоимость  согласно акту оценки (при невозможности  восстановления документов на  приобретение обнаруженных ОС)	121-125	727	2410	6280
При инвентаризации выявлена недостача ОС
* списана остаточная  стоимость, предъявленная к взысканию	334	121-125	1250	2410
* списана сумма  начисленного износа	131-134	122-125	2420	2410
* списана сумма,  не покрытия износом, и сумма,  удержанная с виновных лиц	842	122-125	7410	2410