Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета

Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета

Информационное  обеспечение компьютерной обработки  данных бухгалтерского учета состоит  из внемашинного  и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.

Пофайловая  организация информационного обеспечения  состоит в формировании различных  массивов. Классифицировать их можно  по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации. По роли в машинной обработке и технологии использования  массивы классифицируются следующим  образом: постоянные массивы; текущие (переменные) массивы; промежуточные  массивы; выходные массивы; хранимые массивы; поисковые (информационные) массивы  и служебные массивы. Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о диске.

База  данных – это специальным образом  организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной  совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств  и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и  выдачу данных. Главными составляющими  данных являются база данных и программный  продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными  показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные участки учетной  работы. Их состав неоднороден, они  различаются по классификации, степени  профессионализма, уровню в системе  управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т.д. Удовлетворение их информационных потребностей –  это решение большого числа проблем  в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

Преимущества  работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:

- повышается  производительность работы пользователей,  достигается эффективное удовлетворение  их информационных потребностей;

- централизованное  управление данными освобождает  прикладных программистов от  организации данных, обеспечивает  независимость прикладных программ  от данных;

- развитая  организация базы данных позволяет  выполнять разнообразные нерегламентированные  запросы, новые предложения;

- снижаются  затраты не только на создание  и хранение данных, но и на  их поддержание в актуальном  и динамичном состоянии, уменьшаются  потоки данных, циркулирующих в  системе, сокращается их избыточность  и дублирование.

Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки и т.д.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному  обеспечению бухгалтерского учета  относятся ряд типовых отечественных  информационно-справочных систем (ИСС) «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги  России», «Юридический справочник»  и др.

В настоящее  время на рынке информационно-справочных систем работает довольно много компаний-создателей ИСС и очень большое число  сервисных форм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых баз. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

- «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»);

- «КонсультантПлюс» (компания «КонсультантПлюс»);

- «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

В числе  систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения  потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует  отметить:

- «Система»  (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

Кроме того, на российском рынке представлены такие  системы, как:

- «Эталон» (НЦПИ «при Министерстве юстиции  РФ);

- «ЮСИС» (фирма «Интралекс»);

- «Юридический  Мир» (издательство «Дело и право»);

- «Референт» (фирма «Референт-Сервис»);

- «Ваше  право» и «Юрисконсульт» (фирма  «Информационные системы и технологии»);

- системы  «1С:Кодекс», «1С:Гарант», «1С:Эталон» (фирма «1С»).

Степень распространенности продуктов той  или иной компании на российском рынке  весьма различна, и в настоящее  время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые  самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее среди частных компьютерных фирм, которые разрабатывают и предлагают на рынке правовые базы, можно выделить несколько наиболее популярных компаний: «КонсультантПлюс» и «Гарант».

 

Характеристика бухгалтерского программного обеспечения. Наиболее распространенные  в России программные продукты

Важным  элементом реализации технологии обработки  учетных задач является его программное  обеспечение. Российский рынок бухгалтерского программного обеспечения стремительно развивается. Достаточно большое количество фирм, занимается созданием бухгалтерских программ и техническим сопровождением своих продуктов.

Наиболее  распространенные в России следующие  программные продукты автоматизации  бухгалтерского учета:

Программа «1С:БУХГАЛТЕРИЯ»

«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

- операции  по банку и кассе;

- основные  средства и нематериальные активы;

- материалы;

- товары  и услуги, выполнение работ;

- учет  производства продукции;

- учет  валютных операций;

- взаиморасчеты  с организациями;

- расчеты  с подотчетными лицами;

- расчеты  по зарплате;

- расчеты  с бюджетом;

- другие  разделы учета.

При реализации программы использовались гибкие возможности  учета:

- использование  нескольких планов счетов одновременно;

- многоуровневые  планы счетов;

- многомерный  аналитический учет;

- многоуровневый  аналитический учет;

- количественный  учет;

- многовалютный учет по неограниченному числу валют;

- ведение  на одном компьютере учета  для нескольких предприятий;

- ведение  консолидированного учета;

- учет  импортных товаров в разрезе  ГТД (автоматический подбор необходимых  номеров ГТД при выписке счетов-фактур).

Программа позволяет выполнять ввод, хранение и печать любых первичных документов.

«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:

- платежные  поручения;

- счета  на оплату  и счета-фактуры;

- приходные  и расходные кассовые ордера;

- акты, накладные,  требования, доверенности;

- другие  документы.

Средства  работы с документами позволяют  организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск  любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Также «1С:Бухгалтерия» формирует регламентированную отчетность:

- ввод, заполнение  и печать бухгалтерской, налоговой  и статистической отчетности, а  также отчетов в фонды;

- в «Ручном»  режиме заполнения отчетов бухгалтер  вводит основные показатели, а  программа рассчитывает все итоговые  и производные показатели;

- в автоматическом  режиме программа заполняет отчеты  на основании введенных за  период хозяйственных операций;

- перед  формированием отчетов специальный  режим позволяет проверить состояние  учета и выявить ошибки бухгалтера, не позволяющие правильно составить  отчетность;

- режим  расшифровки позволяет получить  «обоснование» заполненных автоматически  показателей вплоть до каждого  документа и хозяйственной операции;

- формы  отчетности ежеквартально обновляются  фирмой «1С» и бесплатно предоставляются  зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы кроме основной Типовой конфигурации входит также  «Упрощенная конфигурация».

«1С:Бухгалтерия» является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных добавок и настроек.

Основное  назначение средств работы с распределенными  информационными базами – организация  единой системы автоматизированного  учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и  иные подобные подразделения, не связанные  локальной сетью:

- ведение  неограниченного количества автономно  работающих информационных баз;

- полная  или выборочная синхронизация  данных;

- настройка  состава синхронизируемых данных;

- произвольный  порядок и способ передачи  изменений.

Использование средств управления распределенными  информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все  изменения данных система отслеживает  автоматически и передает их в  соответствии с описанными правилами  синхронизации.

«1С:Бухгалтерия» включает разнообразные сервисные возможности:

- контроль  корректности вводимых проводок;

- табло  счетов (оперативный просмотр итогов  по счетам);

- проверка  возможности удаления «неиспользуемых»  бухгалтерских счетов, объектов  аналитики, документов;

- вызов  компьютерного видеокурса;

- вызов  правовой системы с диска информационно-технологического  сопровождения (ИТС) или «1С:Гарант правовая поддержка»;

- управление  правилами округления сумм.

В программе  довольно удобный пользовательский интерфейс:

1. Путеводитель  по конфигурации предназначен  для быстрого освоения программы  бухгалтером. Он позволяет ознакомиться  с порядком использования программы  по конкретным разделам учета  и тут же выполнить необходимые  действия.

2. Режим  комментирования проведения документов. В процессе автоматического формирования  проводок документами программа  информирует пользователя о том,  почему были сформированы те  или иные проводки.