Информационное обеспечение управленческого учета

    Обычно учет организуется на местах совершения хозяйственных операций, а для отражения информации используются натуральные, трудовые и денежные учетные измерители. Оперативный учет может осуществляться как в письменной форме, так и в устной (с помощью телефона, факса и других средств связи), что способствует быстроте обеспечения данных, которая необходима для текущего руководства и управления деятельностью предприятия. Однако данные оперативного учета ограничены отдельными функциональными участками и временными периодами: как правило, они используются в рамках только одного хозяйственного процесса и не позволяют судить о деятельности предприятия в целом.

   Статистический учет отражает массовые явления и тенденции в различных отраслях. Статистика позволяет наблюдать и обобщать явления и закономерности в деятельности организаций, используя информацию, собранную в оперативном и бухгалтерском учете. Статистическая информация представляется в обобщенной форме - в виде среднестатистических показателей, показателей динамики, структуры. Данные статистического учета применяются для управления в крупных масштабах. С их помощью регулируется работа больших корпораций, национальных проектов, программ, отраслей, регионов и экономики страны в целом.

   К внеучетным источникам информации относятся документы, оказывающие влияние на хозяйственную деятельность организации. В их числе:

   официальные документы - законы, указы Президента РФ, постановления кабинета министров, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, в том числе налоговых органов;

приказы и распоряжения руководителей  предприятия;

хозяйственно-правовые документы - договоры, соглашения, рекламации, решения  арбитража и судебных органов;

материалы по исследованию рынка;

материалы собраний трудовых коллективов, постоянно действующих  производственных совещаний;

планово-нормативные данные;

информация, полученная во время  встреч с членами коллектива или  представителями других предприятий.

   Необходимость в конкретных источниках информации зависит от анализируемых объектов, предмета изучения, целей и задач, периода проведения анализа. Комплексное использование источников информации позволяет составить целостную картину процессов, происходящих на предприятии, и выявить резервы его развития.

 

  2.2 Принципы создания информационных систем управленческого учета

   Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. Система управленческого учета позволяет менеджерам предприятий получать необходимый объем информации в срезах, которые требуются в каждый конкретный момент времени с учетом всех управленческих параметров, воздействий, необходимой степени оперативности и адресности полученных данных [11].

   Информационные системы предприятия могут быть двух видов - автоматизированные и неавтоматизированные (то есть бумажные). Выбор вида системы зависит в первую очередь от объема информации и необходимости поддерживать обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов пользователей информации и от стоимости внедрения и обслуживания системы. Каждый вид информационной системы имеет свои преимущества и недостатки.

   Неавтоматизированные системы просты для понимания и освоения, что ведет к достаточно низким требованиям к квалификации сотрудников, так как от них не требуется технических навыков. Данные системы достаточно гибки и способны к адаптации, а также просты для первоначальной организации.

   Однако недостатками таких систем являются невозможность создания единой информационной базы, длительность срока прохождения информации по различным отделам предприятия и соответственно ее поступления к руководству; а также сложность получения данных за прошедшие периоды деятельности из-за необходимости поиска бумажных документов и невозможность автоматического анализа полученной информации.

   Автоматизированные системы дают возможность хранения информации в единой информационной базе, что позволяет цельно и комплексно представить все аспекты деятельности предприятия, дает возможность быстрого получения требуемой информации пользователем и ее автоматического анализа. Вместе с тем данный вид системы значительно сложнее для ее внедрения и предъявляет более высокие требования к квалификации пользователей, чем неавтоматизированная система.

   Однако с развитием информационных технологий и постоянным увеличением объема информации, получаемой практически любым, даже небольшим предприятием, организация учета и принятие решений невозможны без широкого использования автоматизированных информационных систем.

   Автоматизированная информационная система позволяет систематизировать как внутренние, так и внешние источники информации, формируя тем самым единое информационное пространство - совокупность средств, обеспечивающих оперативный доступ к информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа сотрудников. Важнейшим фактором при создании системы управленческого учета является ее экономическая эффективность. Это те выгоды, которые предприятие получает от наличия системы учета за счет улучшения качества принимаемых решений. Внедрение и эксплуатацию системы управленческого учета только тогда можно считать оправданными, когда полученный в результате положительный эффект превосходит необходимые для создания данной системы затраты. При этом необходимо понимать, что, хотя отдача от внедрения системы учета пойдет немедленно, срок окупаемости затрат на ее внедрение может быть достаточно продолжительным. Экономическая эффективность в значительной мере диктует как масштаб системы управленческого учета, так и степень ее компьютеризации.

   Возможные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета подробно рассматривались В.Ф. Палием и С.А. Николаевой. Речь идет о двухкруговой (вариант автономии или дуализма) и однокруговой (интегрированной или вариант монизма) системах организации бухгалтерского учета [3].

   При варианте автономии каждая из систем учета - финансового и управленческого - является замкнутой. В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой - по статьям калькуляции.

   Для учета издержек выбраны свободные коды счетов - 30, 31, 32 и 33. Это так называемые счета-экраны (или транзитные, зеркальные счета). Финансовая бухгалтерия занимается лишь синтетическим учетом издержек, а потому содержит информацию об общей сумме затрат на производство готовой продукции, не учитывая место их возникновения. Так, из системы финансового учета можно почерпнуть сведения о суммарных материальных затратах за период (Д99, К30 -1500 руб. - закрытие счета материальных затрат).

   Управленческая бухгалтерия детализирует данную информацию:

700 руб. - это материалы,  ушедшие в основное производство (Д20, К10-700 руб.),

250 руб. - на общепроизводственные  цели (Д25, К10 - 250 руб.),

100 руб. - на общехозяйственные  нужды (Д26, К10 - 100 руб.).

Остаток материалов на складе - 450 руб.

   Информация о выручке от продаж присутствует как в финансовой, так и в управленческой бухгалтерии (Д62 и Д51, К90 - 3000 руб.; Д90, К49 -3000 руб.).

   Таким образом, финансовая бухгалтерия содержит информацию, как о доходах, так и об общей сумме расходов. Это позволяет заинтересованным внешним пользователям проверить правильность налоговых расчетов, не углубляясь в тайны калькулирования.

   В управленческой бухгалтерии на счете 49 (из плана счетов выбран незанятый код) выводятся два финансовых результата производственной деятельности - маржинальный доход и прибыль. Если условно допустить, что все издержки, собранные на счете 25, являются переменными, то 1900 руб. - себестоимость проданной продукции, рассчитанная по переменным издержкам (Д49, К43 - 1900 руб. - списана проданная продукция по переменной себестоимости; Д90, К49 - 3000 руб. - выручка от продаж). Тогда маржинальный доход составит 1100 руб. (3000 - 1900). В конце периода постоянные издержки, собранные на счете 26 как периодические, списываются на себестоимость продаж (Д49, К26 - 395 руб. - списание постоянных расходов). В результате выводится конечный финансовый результат производственной деятельности - прибыль (1100 - 395 = 705 руб.).

   В финансовой бухгалтерии на счете 99 формируется балансовая прибыль, учитывающая помимо прибыли от основной деятельности внереализационные доходы и расходы, прибыль (убытки) от прочих операций. В данном упрощенном примере никаких видов деятельности, кроме основной, предприятием не осуществлялось, операционных и внереализационных доходов (расходов) предприятие не имело. Поэтому прибыль финансовой бухгалтерии совпадает с прибылью, рассчитанной в системе управленческого учета (705 руб.).

    При интегрированной системе учета счета-экраны не применяются и используется единая система счетов и бухгалтерских проводок.

   Счета управленческого учета, имеющие сальдо, относятся одновременно к управленческому и финансовому учету. Для сохранения коммерческой тайны на счетах финансового учета регистрируется лишь сальдо, а обороты, показывающие хозяйственные операции, отражаются в системе управленческого учета.

   Например, по счету 43 «Готовая продукция» в финансовой бухгалтерии отражается лишь конечное сальдо, переданное из системы управленческого учета, - 100 руб. (Д43, К79 - 100 руб.), а вся информация, на основе которой это сальдо получено, содержится в управленческой бухгалтерии (Д43, К20 - 2000 руб. - сдана на склад готовая продукция, Д90, К43 - 1900 руб. - списана проданная продукция по переменной себестоимости. Сальдо 43 счета = 100 руб.). Аналогично в систему финансового учета передается информация о конечных остатках незавершенного производства (Д 79 К 20 455 руб.), о финансовом результате от основной деятельности (Д 90 К 79 705 руб.)

   Передача данных из одной системы в другую осуществляется через специально выделенный передаточный счет - в данном случае счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». На каждую отчетную дату счет 79 закрывается и сальдо не имеет.

   Традиционно отечественный бухгалтерский учет осуществляется в рамках единого счетного плана, то есть по интегрированной схеме [3].

 

  2.3 Контрольно-информационные системы управленческого учета: системы  «Стандарт-кост», «АВС», «JIT», сравнительные аспекты

   В связи с усилением роли управленческого учета в принятии стратегических и тактических решений и необходимостью формировать экономически обоснованную себестоимость возникают вопросы выбора и построения на предприятии оптимальной системы учета затрат, изменяется отношение к методологии построения учета, к вопросам планирования показателей деятельности.

   Одно из основных понятий, применяемых в управленческом учете, - себестоимость. Себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) ресурсов. Этот показатель отражает эффективность производственно-хозяйственной деятельности. При прочих равных условиях, чем ниже себестоимость продукции, тем более конкурентоспособной становится продукция предприятия, тем выше величина прибыли и, следовательно, больше источников для реализации инвестиционных, социальных и иных программ.

   В системах финансового и управленческого учета подходы к формированию себестоимости различны. В себестоимость продукции, формируемую в системе финансового учета, затраты включаются в соответствии с требованиями законодательства страны, тогда как в себестоимость, исчисляемую для целей управленческого учета, могут быть включены те затраты, которые не относятся на себестоимость в финансовом учете.

   Процедура и порядок формирования себестоимости в финансовом учете регламентируются законодательными актами, в то время как выбор системы учета затрат или сочетание нескольких систем, формирование показателей себестоимости в управленческом учете осуществляются на основании потребностей пользователей управленческой информации, обусловлены задачами управления и регламентируются внутренними документами.

   Рассмотрим некоторые из наиболее распространенных в зарубежной практике систем учета затрат.

   Система"стандарт-кост" (Standard-cost) представляет собой систему учета затрат и калькулирования себестоимости с использованием нормативных (стандартных) затрат. В основе ее лежит принцип учета и контроля затрат в пределах установленных норм и нормативов и по отклонениям от них.

   До начала производственного процесса проводится предварительное нормирование затрат. Как правило, нормативные затраты определяются по следующим статьям расходов:

основные сырье и материалы;

оплата труда основных производственных рабочих;

накладные расходы.

   Нормы расходов сырья и материалов и нормы оплаты труда основных производственных рабочих исчисляются на единицу продукции. Для расчета накладных расходов составляются сметы, которые носят постоянный характер

    В случае значительных колебаний объема производства, которые могут привести к изменению величины накладных расходов, составляются скользящие сметы с разбивкой всех статей накладных расходов на постоянные и переменные элементы. Для переменной части разрабатываются нормативные величины. Для расчета стандартной себестоимости нормативные затраты на сырье и материалы, на оплату труда и нормативные накладные расходы суммируются.

   В ходе осуществления производственной деятельности фиксируются все факты отклонений от нормативных показателей. На основе детального анализа причин отклонений разрабатываются управленческие решения по устранению этих причин. Одним из результатов может стать, в частности, уточнение самих стандартов.

   Среди основных недостатков системы "стандарт-кост" можно выделить следующие:

  Система зависима от внешних условий. Изменения в законодательстве изменения цен поставщиков, влияние фактора инфляции осложняют расчет нормативных затрат, которые должны быть неизменными в течение определенного периода.

   Систему невозможно применить на всех стадиях жизненного цикла продукции. Как правило, в период разработки и внедрения товара на рынок затраты более не предсказуемы, поэтому расчет нормативных затрат может быть осуществлен в достаточной степени приблизительно. Кроме того, если жизненный цикл товара не продолжителен, то применение системы возможно лишь на незначительном отрезке времени.