Организация документооборота

Введение

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке  и хранении. От того, насколько правильно  составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего  документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу в учреждении (фирме) ведут  специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

В первой главе данной контрольной  работы рассматривается организация  работы с документами на предприятии, задачи и функции службы делопроизводства, нормативная регламентация службы делопроизводства, условия труда.

Во второй главе освещены проблемы совершенствования документооборота, понятие «документооборот»,основные правила организации документооборота в учреждении, приём, обработка и  распределение поступающих документов, правила обработки исходящих  документов.

В третьей главе приведён пример делопроизводства в структурном  подразделении производства печатных плат ФГУП «Северный Рейд».

1 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ  ДЕЛОПРОЗВОДСТВА

1.1 Общие требования.

В любой организации решение  проблем документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и  др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает  решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в  соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в  соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в части  контроля за качеством создаваемых  в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного  управленческого аппарата структуры  службы делопроизводства, регламентацию  разнообразных и сложных отношений  и связей между подчинёнными и  соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что  поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность  за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем  обычно выделяют:

· выбор оптимальной организационной  формы работы с документами;

· разработка внутренней организационной  структуры службы делопроизводства;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач  и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с  целью определения их статуса  и разграничения функций;

· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

· рациональная организация  рабочих мест и условий труда;

· повышение квалификации сотрудников службы.

1.2 Организационные формы работы с документами.

Практика выработала три  формы организации работы с документами  в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных  операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации  делопроизводства, так как позволяет  снизить затраты на обработку  документов, улучшить организацию труда  работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация  работы с документами возможна только в небольших учреждениях с  объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных  подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров  позволяют организовать приём и  регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых  сложных. Действующие государственные  нормативно-методические документы  не регламентируют форму работы с  документами.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.3 Типовые организационные  структуры службы

делопроизводства.

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объёма функций органа управления между  структурными подразделениями и  схема их взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ  частично регламентировали названия служб  делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

· секретариат

· инспекция при министре

· канцелярия

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры  делопроизводственной службы государственных  учреждений и предприятий. Решение  о создании службы, её названии и  внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных  обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

1.4 Задачи и функции  службы делопроизводства.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

· постоянное совершенствование  форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими  документами;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного  обеспечения в организации и  в подведомственной системе, прогрессивных  технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой  состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и  ведение табеля и альбома унифицированных  форм документов организации;  внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование  бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной  обработки поступающих и отправляемых  документов.

4. Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов и  выполнение информационно-справочной  работы по документам.

5. Контроль за правильностью  оформления документов, представляемых  на подпись руководству.

6. Организация машинописного  (компьютерного) изготовления текстов  документов, их копирования и  оперативного размножения.

7. Организация контроля  за работой с документами в  структурных подразделениях.

8. Организация и ведение  делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью  оформления и формирования дел  в структурных подразделениях  организации.

10. Повышение квалификации  работников службы делопроизводства  и архива, проведение совещаний  и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы  делопроизводства.

11. Организация рабочих  мест, АРМ, условий труда сотрудников  службы делопроизводства.

1.5Должностной  и численный состав службы  делопроизводства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники  службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты  и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.