Организация документооборота

Оптимальная численность  делопроизводственных работников по отношению  к общему количеству работающих в  данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

1.6 Нормативная  регламентация службы делопроизводства

В числе организационных  задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и  задача нормативной регламентации  работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной  численности, приказах о распределении  обязанностей.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться  на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций  и обязанностей, а также на регламентацию  принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации  деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной организационный  документ, регламентирующий разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для  разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура  текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник - типовые  должностные инструкции. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных  подразделений (например, секретарей структурных  подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

· исключить возможность  неоправданного создания новых форм;

· установить единую классификацию  документов организации в соответствии с управленческими функциями  и задачами;

· учесть количество видов  и форм документов.

1.7 Условия труда.

Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических  и эстетических факторов, обусловливающих  психофизиологическое воздействие  на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы - регламентация  режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.

К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который  включает освещённость помещения и  освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию  средств механизации и т.д.

Значительное влияние  на работоспособность человека оказывает  оборудование рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение  рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация ремонта  и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Планировка помещений  должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить  затраты времени на перемещение  сотрудников, создать условия для  уменьшения напряжённости и утомляемости.

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Понятие «документооборот», нормативно-методическая регламентация.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как  определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого  движения.

Материалы исследования позволили  включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации  документооборота:

· оперативность движения;

· единообразный порядок  прохождения однотипных категорий  документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается  только деловой необходимостью).

Материалы исследования позволили  включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, Т.е. теоретические основы организации  документооборота:

· оперативность движения;

· единообразный порядок  прохождения однотипных категорий  документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается  только деловой необходимостью).

Кроме того, в Основные положения  ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно  к основным документопотокам, правила  доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным  документом, определившим теоретические  и практические основы организации  движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ-ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра-боты с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

Разработка Основных положений  ГСДОУ не принесла значительных изменений  в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов  во всем мире начинает активно обсуждаться  вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и  машиночитаемой, в сложившиеся системы  управления документами. Исследователи  при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта  интеграция предполагала:

· объединение различных  источников документной информации в единую сеть;

· организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

· устранение дублирования информационных и документационных потоков;

· унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения ГСДОУ  включены правила приёма обработки  поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления  движения документов и инстанции  закрепляются в схемах прохождения  документопотоков или отдельных  категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки  документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой  делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положения, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот  учреждения представляет собой главную  организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2.2 Основные правила  организации документооборота в  учреждении.

Движение документов с  момента их получения (создания) и  до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения  инструкции по делопроизводству, должностной  инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных  форм документов предприятия. Указанная  схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями  предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и  прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается  единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных  документов. Проект схемы разрабатывается  ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем  предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального  документооборота предприятия, основными  принципами которого являются:

· централизация, когда общее  управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный  за делопроизводство;

· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости  маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

· функциональность, когда  движение документов, как правило, «привязывается»  к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как  правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

· открытость, когда должностным  лицам и структурным подразделениями  предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного  принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

· гибкость, когда организацию  работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия  вноситься мотивированные изменения  временного характера в целях  сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО  «Название»

Подпись Л.Д.Фомин

12.02.2005г.

СХЕМА

документооборота  ООО «Название»

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка) документов	Экспедитор	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-
№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов (при  необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Оформление почтовых реквизитов	Ответственный за делопроизводство	-
5	Конвертирование документов	Ответственный за делопроизводство	-
6	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Экспедитор
7	Отправка документов	Экспедитор	-
8	Перемещение контрольных  экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Регистрация резолюции в  РКФ	Ответственный за делопроизводство	-
2	Доведение резолюции до исполнителей	Ответственный за делопроизводство	-
3	Выдача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
4	Подготовка проекта документов	Исполнители	Согласующее лицо
5	Согласование проекта  документа ( при необходимости)	Согласующее лицо	Исполнители
6	Оформление проекта документов	Исполнители	Директор
7	Утверждение (подписание) проекта	Директор	Исполнители
8	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
9	Тиражирование документа (при  необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
10	Выдача документа в  работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
11	Перемещение контрольных  экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
12	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-