Организация, техника и методика проведения инвентаризации и отражение её в учете

· по документарным ценным бумагам, хранящимся в депозитариях и банках, а также по бездокументарным ценным бумагам – выписки, подтверждающие наименования, количество и реквизиты (номер, номинал, эмитент) принадлежащих организации ценных бумаг. Выписки необходимо заранее затребовать у организаций, осуществляющих хранение и учет прав на ценные бумаги (банков, депозитариев, регистров).

Также необходимо подобрать подтверждающие первичные документы и регистры аналитического учета по следующим объектам инвентаризации:

· запасам, не находящимся в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных лиц (переданным на ответственное хранение, материалам и товарам в пути, товарам отгруженным);

· расходам на НИОКР;

· расходам будущих периодов;

· объектам незавершенного строительства;

· незавершенному производству;

· резервам предстоящих расходов.  

На практике подготовка первичной документации и учетных регистров, внесение необходимых исправлений в бухгалтерский учет перед инвентаризацией производится далеко не в каждой организации, а ведь осуществление этих мероприятий значительно снижает объем работ при проведении инвентаризации и подведении ее итогов.

Бланки инвентаризационных описей и активов инвентаризации составляются по унифицированным формам до начала инвентаризации и выдаются на руки членам инвентаризационной комиссии.

Альбом унифицированных форм не содержит форм для отражения результатов инвентаризации некоторых категорий имущества: незавершенного строительства, незавершенного производства, расходов на НИОКР, резервов предстоящих расходов. Эти формы должны быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены организацией самостоятельно и утверждены в составе учетной политики.

Если последующая обработка результатов инвентаризации будет производиться автоматизировано, то еще на стадии подготовки могут быть частично заполнены графы в следующих описях:

· инвентаризационной описи основных средств;

· инвентаризационной описи нематериальных активов;

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей;

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.

До начала инвентаризации могут быть заполнены графы, в которых указываются наименование и основные характеристики каждой инвентаризуемой единицы имущества. Перечень заполняемых до проведения инвентаризации граф каждой из описей содержится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации .

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами (поставщиками, покупателями, подрядчиками, комитентами, комиссионерами и т.п.) составляются на 1 января года, следующего за отчетным, и рассылаются.

Для инвентаризации расчетов с бюджетом организация должна составить и направить запрос во все инспекции МНС РФ, в которых она зарегистрирована как налогоплательщик, о предоставлении актов сверки по всем видам налогов, уплачиваемых организацией.  

1.2 Проведение инвентаризации

 

В отношении различных объектов инвентаризации применяются три различных регламента ее проведения.

I. Проверка фактического  наличия имущества сверка фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета.

Применяется в отношении следующего имущества, хранящегося и используемого в организациях: основных средств, нематериальных активов (в части наличия правоустанавливающих документов), незавершенного строительства, оборудования к установке, производственных запасов (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства, наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, документарных ценных бумаг.

II. Документальная сверка  расчетов с бюджетом, кредитными  организациями и другими контрагентами.

Применяется при инвентаризации всех видов расчетов, в том числе расчетов с бюджетом, а также при инвентаризации финансовых вложений в части выданных займов и вкладов в договоры простого товарищества.

III. Проверка документальной  обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, на основании имеющихся у организации документов.

Таким способом осуществляется инвентаризация нематериальных активов (в части правильности формирования балансовой стоимости); запасов, не находящихся в период проведения инвентаризации под отчетом материально ответственных лиц (переданных на ответственное хранение, материалов и товаров в пути, товаров отгруженных);

 

 

1.3 Проверка фактического  наличия имущества и сверка  с данными бухгалтерского учета 

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, записью "до инвентаризации" и указывает ее дату. Данная отметка служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Проверка фактического наличия имущества производится инвентаризационной комиссией в присутствии материально ответственного лица, а в части нематериальных активов – лица, ответственного за сохранность правоустанавливающих документов. До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Расписка материально ответственного лица включена в заголовочную часть инвентаризационных описей.

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях и актах, составляемых по унифицированным формам:

· инвентаризационной описи основных средств;

· инвентаризационной описи нематериальных активов;

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей;

· инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение

· акте инвентаризации наличных денежных средств;

· инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах, а опись по ф. № ИНВ – 5 – в трех экземплярах. Также в трех экземплярах составляется инвентаризационная опись арендованных основных средств, составляемая по ф. № ИНВ – 1.

По окончании проверки и выведения итоговых показателей описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. При этом материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Один экземпляр описи остается у материально ответственного лица, второй – передается в бухгалтерию. Третий экземпляр инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ – 5), передается организации-собственнику этих ТМЦ. Третий экземпляр инвентаризационной описи арендованных основных средств передается арендодателю.

Достаточно распространенной ошибкой является отсутствие в описи подписи одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию результатов инвентаризации недействительными.

По основным средствам, нематериальным активам, производственным запасам и оборудованию к установке (не сданному в монтаж), при проверке фактического наличия которого были выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтером составляются сличительные ведомости. В них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач имущества указываются в соответствии с его оценкой в бухгалтерском учете. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, а затем подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, другой хранится в бухгалтерии.

В акт инвентаризации наличных денежных средств  и инвентаризационную опись ценных бумаг включаются показатели как собственно инвентаризационных описей, так и сличительных ведомостей.

 

1.4 Особенности проверки  фактического наличия имущества

 

При инвентаризации основных средств (ОС) инвентаризационная комиссия осуществляет осмотр объектов и заносит в инвентаризационную опись основных средств следующую информацию:

· при автоматизированной обработке результатов инвентаризации, если инвентаризационной комиссии выдана частично заполненная опись, - данные о фактическом наличии объектов, их стоимость;

· если описи не были заполнены – полное наименование объектов, их назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена по рыночной цене, а амортизация по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и степени амортизации соответствующими актами.

В бухгалтерском учете выявленные инвентаризацией неучтенные объекты ОС отражаются на основании сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств .

Производится запись:

Дебет счета 08 Кредит счета 91 – отражается рыночная оценка ОС, приведенная в сличительной ведомости и акте оценки объекта.

В соответствии со сличительной ведомостью и актом оценки объекта составляется акт приема-передачи объекта основных средств. Принятие к учету здания (сооружения) оформляется актом о приеме-передаче здания (сооружения) по ф. № ОС – 1а только при наличии документов о государственной регистрации прав на недвижимость. Указанные акты составляются не инвентаризационной комиссией, а комиссией по приему-передаче основных средств. При этом определяется срок полезного использования объекта информации об амортизации. Производится бухгалтерская запись:

Дебет счета 01 Кредит счета 08 – отражено принятие к учету объекта основных средств

Более подробно инвентаризация ОС будет рассмотрена в п. 2.1 данной курсовой работы.

Инвентаризация нематериальных активов (НА) заключается в проверке:

· наличия документов, подтверждающих права организации на его использование;

· правильности и своевременности отражения нематериальных активов в бухгалтерском балансе.

Инвентаризационная комиссия должна убедиться о регистрации прав и указать в инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. № ИНВ – 1а) его реквизиты (дату и номер), сличить дату получения организацией прав на интеллектуальную собственность, зафиксированную в регистрирующем права документе, и дату принятия объекта к учету, которая указана в карточке по ф. № НМА – 1.

По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. При инвентаризации незавершенного капитального строительства следует проверить:

· числиться ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

· состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. Необходимо выявить причины и основание для консервации этих объектов.

На законченные строительством объекты, полностью или частично введенные в эксплуатацию, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

Инвентаризация оборудования к установке, не сданного в монтаж, осуществляется в том же порядке, что и инвентаризация производственных запасов (материалов, товаров, готовой продукции).

При инвентаризации производственных запасов проверяется их фактическое наличие путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Данные проверки заносятся в выданную инвентаризационной комиссии инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности, поступающие под отчет материально ответственного лица во время проведения инвентаризации, принимаются им в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации", где указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Методика инвентаризации незавершенного производства в значительной степени зависит от специфики деятельности организации. Инвентаризация незавершенного производства заключается в проверке заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) посредством фактического их подсчета, взвешивания, перемеривания. При этом необходимо: