Особенности проведения инвентаризации товара на предприятии розничной торговли

Особенности проведения инвентаризации товара на предприятии  розничной торговли

 

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. В сфере розничной торговли заканчивается процесс обращения товаров и они переходят в сферу личного потребления.

Розничная торговля - реализация товаров непосредственно населению для личного потребления.

Для правильного руководства деятельностью  предприятия розничной торговли необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной информацией. Это достигается ведением бухгалтерского учета на предприятии.

        Главной целью бухгалтерского учета в розничной торговле являются:

• контроль за сохранностью товаров;
• своевременное предоставление руководству организации информации о фактическом валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

            Система розничной торговли объединяет в себе множество магазинов, которые сосредотачивают большие запасы товарно-материальных ценностей и денежные средства.

Поэтому за сохранностью необходимо осуществлять контроль, который  можно осуществить, применяя инвентаризацию.   

          Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта..

         Данная тема является актуальной, поскольку инвентаризация имеет большое значение для обеспечения хозяйственной деятельности, так как является важным средством контроля сохранности имущества предприятий.

        Целью нашей статьи является раскрытие важных аспектов, касающихся особенностей проведения инвентаризации в рознице.

        Специфика розничной торговли предполагает:

• наличие большого количества персонала (продавцы, кассиры и пр.), непосредственно связанного с приемом, хранением и реализацией товаров;
• большую продолжительность работы торговой точки в течение дня (с раннего утра до 22–23 часов, а часто и круглосуточно).

           Еще одной важной особенностью деятельности предприятий в розничной торговле являются большие потоки товаров и наличности. 

        Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год. 

        Инвентаризация товаров в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников торговой организации срок намеченной инвентаризации товаров прежде, чем в эту организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

      Одновременно с проведением инвентаризации товаров в магазине, она осуществляется и в прикрепленных к этому магазину киосках, павильонах, палатках и прочих торговых точках. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

    Инвентаризация в основном проводится после каждой смены, то есть при смене материально ответственного лица, а в случае выявления кражи, порчи или окончания срока пригодности товаров — в день установления таких фактов, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным .

Инвентаризация розничного предприятия  может проводиться тремя способами:

1. с закрытием розничного предприятия;
2. с частичным закрытием розничного предприятия, когда закрывается только отдельный отдел на время инвентаризации;
3. без закрытия розничного предприятия, то есть инвентаризация осуществляется в рабочем режиме.

Что касается первого способа, то он прост, но экономически не выгоден. В  данном случае участие в инвентаризации принимают все работники предприятия.

При втором способе для проведения инвентаризации выбирается удобное  время. Для круглосуточно работающего  розничного предприятия наилучшим  будет время, когда поток покупателей  минимальный, то есть приблизительно начиная с часа ночи и до шести часов утра.

При третьем способе инвентаризация товаров проводится без закрытия предприятия и без нарушения  режима работы. Это возможно при  использовании кассы, оборудованной  компьютером и другими устройствами, в которых отражаются все операции по движению товаров. Для этого в  начале инвентаризации составляется список товаров по выбранным группам  для пересчета, затем специалист по сбору данных по мобильным устройствам  перечисляет товар согласно списку. Результаты пересчета переносятся  в базу данных для сверки.

        Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары

распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее) без тщательной проверки их содержимого.

 

   Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

      Одновременно с фактической проверкой товаров проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров торговыми организациями.

       Инвентаризация товаров, как правило, должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.     

После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

 

 

     На складах товары должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном  планом-картой, рассортированы и уложены  по наименованиям, сортам, маркам, размерам.

В местах хранения каждого вида товаров должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, в частности: цена, сорт, марку, мерность, класс и другие признаки, определяющие цену товара.

        Товары заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и других).     Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

Предварительный результат  инвентаризации определяют на месте  сразу же после ее окончания, путем  сопоставления остатков товаров  и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших  расхождений комиссия обязана взять  письменное объяснение с материально-ответственных  лиц, опломбировать магазин и  сообщить об этом руководителю торговой организации.

 

 

 Особенности проведения современной инвентаризации в розничной  торговле  

        В розничной торговле , как правило, документация ведется очень аккуратно и грамотно, поскольку от контроля напрямую зависит прибыльность бизнеса. Но везде присутствует человеческий фактор, и ошибиться или потерять важный документ при стремительном изменении ситуации, открытии и закрытии магазинов, увы, легче лёгкого! Таким образом, руководство торговых розничных компаний не всегда имеет точное представление о том, что из оборудования у него есть на остатке, при том, что сведения эти необходимы.   

         Ещё десятилетие назад инвентаризация являлась «головной болью» каждого предприятия, в какой бы сфере оно ни функционировало. Раньше инвентаризацию в розничной торговле проводили вручную – ревизоры бродили по магазину, разыскивая заявленные в инвентаризационной описи предметы и товары, вручную помечали у себя в списке наличие, оставляли метки на мебели, кассовых аппаратах и прочем имуществе, создавая беспорядок в помещении магазина и на складах. Далее эти данные передавались бухгалтеру, который, в свою очередь, вручную фиксировал их у себя в программе. Инвентаризационная опись содержит огромное количество наименований, поэтому на проведение инвентаризации «от и до» тратилось огромное количество времени. Но за последнее десятилетие технологии инвентаризации шагнули далеко вперёд, и технически стало возможным проводить инвентаризацию крупных торговых объектов и складов за считанные часы и с минимумом неудобств для компаний. Многие торговые компании до сих пор не владеют технологиями современной инвентаризации и даже не знают о них, между тем как крупнейшие розничные сети уже давно поставили «блага цивилизации» себе на службу.   

         Предприятия ритейла(розничных торговых точек) постоянно испытывают потребность в двух типах инвентаризации: инвентаризации основных фондов и инвентаризации товарных запасов. Инвентаризация основных фондов определяет количество, состав и состояние торгового оборудования (такого как кассовые аппараты, маркировочная техника, сканеры и др.), мебели и оргтехники (плазменные панели, вывески и указатели, станки и инструменты, погрузочно-разгрузочная техника и др.), автомобилей и других вещей, с помощью которых оформляется и функционирует магазин. Инвентаризация же товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе магазина – это продукты питания, алкогольная продукция, одежда и другие товары повседневного спроса.   

         Для решения проблем, связанных с учетом основных средств и товарных запасов, используется технология, основанная на штриховом кодировании. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная этикетка со штриховым кодом. В настоящее время практически все товары питания и многие товары повседневного спроса, включая мебель и бытовую технику, оснащены штрих-кодом. Современная инвентаризация использует эту особенность, базируя свои быстрые методы учёта на сканировании штрих-кодов. Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета используются терминалы сбора данных (ТСД) со встроенным сканером штрихового кода. Терминал сбора данных – устройство, сочетающее в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания штрихового кода. Такое сочетание создает возможность мобильного и автономного сбора информации, ее хранения и обработки.   

         Казалось бы, чего тут сложного – просто взять и пересчитать всё. Однако для того, чтобы не запутаться в многообразии предметов, отделов и магазинов, необходимо выстроить чёткую рабочую модель инвентаризации, предусматривающую все возможные варианты устранения ошибок и сбоев. Таким образом, предварительная подготовка является важной частью успешной инвентаризации. Перед началом инвентаризации специалистами-инвентаризаторами заранее составляются и утверждаются планы инвентаризации согласно потребностям той или иной компании и в соответствии с российскими стандартами инвентаризации. Для каждого случая разрабатывается персональный план организации и проведения инвентаризации. На основе этого плана компания затем получает максимально достоверные результаты о проведении подсчета имущества. Далее на предприятие приезжают специалисты, оснащённые специальными приборами. Специалисты руководствуются документами, указывающими, что именно они должны учитывать и для чего. Они проходят по торговому залу и считывают штрих-коды с предметов, попадающих под инвентаризацию. По итогам инвентаризации каждый прибор инвентаризатора содержит массу точной информации, которая затем передаётся на компьютер, где обрабатывается в графики и привычные таблицы формата Excel с помощью специальных программ.   

                     

         После проведения инвентаризации специалисты обрабатывают полученную информацию. Терминал сбора данных синхронизируется с операционной системой компьютера. Не требуется никакой «ручной работы», перенос данных осуществляется автоматически. Передача данных может производиться не только с помощью прямого подключения терминала к компьютеру, но и дистанционно, через Wi-Fi. Ну а готовые списки имущества оперативно в электронном виде передаются руководству.

 

 

 

 

 Основной целью использования  программного комплекса для инвентаризации является повышение эффективности  и достоверности учета и инвентаризации основных средств при одновременном снижении трудозатрат на их проведение и негативного влияния «человеческого фактора» на результаты инвентаризации. Данные, обработанные в инвентаризационных программах, синхронизированы со всеми основными бухгалтерскими программами, в том числе с 1С, поэтому бухгалтеру остаётся лишь скопировать данные к себе на компьютер и обновить базу. Неправильное оформление результатов инвентаризации в ходе комплексного годового бухучёта может повлечь за собой серьёзные последствия для компании. Использование автоматического учёта избавляет бухгалтера от ошибок. Кроме того, инвентаризаторы осуществляют лишь определённую часть своей работы, для окончательного учёта им не нужен допуск ко всем бухгалтерским базам компании, что гарантирует конфиденциальность работ для каждого клиента.