Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, в данном пункте была рассмотрена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ТОО «Казхром».

2.3 Совершенствование порядка  выдачи и учета подотчетных  сумм 

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.

Статьей 92 Налогового кодекса РК предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами [3]. В случае отражения расходов на счетах бухгалтерского учета, не подтвержденных соответствующими документами, искажаются показатели финансовой отчетности.

Известны случаи не только предпринимателям, но и контролирующим органам, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы [16].

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Допускаются ошибки при поступлении выручки от реализации продукции или товаров через подотчетное лицо. Например, поступление выручки в учете отражается на кредите счетов 3 раздела Типового Плана счетов в корреспонденции со счетом учета денежных средств (1010–1040) и т.п.

Часто работникам предприятия выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетное лицо на себестоимость продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм [16].

Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории РК в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке – по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы РК, – в тенге. В таких случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался бесплатным питанием и жильем. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку – 22354 тенге и т.п. Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить. Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы или числа с нулями. Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п. на сумму 1000, 2000 тенге и т.д. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Таким образом, рассмотренные нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т. к. руководитель, который, как правило, является и собственником предприятия, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

 
Заключение

На этапе подготовки к исследованию нами была поставлена цель курсовой работы, которая сводилась к следующему: исследовать все аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Данная цель была реализована в процессе написания курсовой работы. При этом, ввиду многоаспектности задачи учета, невозможно обхватить весь объем вопросов, относящихся к учету того или иного вида задолженности. Поэтому каждый вопрос мы описали коротко, не вдаваясь в различные особенности и проблемы учета.

В тех случаях, когда оплату отдельных видов расходов невозможно произвести безналичным путем через учреждения банка или наличными из кассы, допускается ее расход через подотчетных лиц.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

В результате проведенного исследования в курсовой работе были сделаны следующие выводы:

1. Денежная наличность  подотчетным лицам выдается на следующие цели: 

 операционные расходы;  

 административно-хозяйственные  расходы; 

 служебные командировки.  

 Выдача наличности  в подотчет производится: 

 только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;  

 после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;  

 не ранее наступления  действительной надобности в  расходах, размер которой утверждается  руководителем.

2. В установленные сроки  подотчетные лица должны отчитаться  об использовании полученных сумм путем представления авансового отчета. Расходование подотчетных сумм, указанные в авансовом отчете, должны подтверждаться оправдательными документами. Неиспользованный остаток подотчетных сумм возвращается в кассу предприятия или он может быть – удержан из суммы оплаты труда работника, если им своевременно не возмещен остаток аванса, и при этом он не оспаривает основания и размера удержания. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных, лиц и приложенные к ним документы. Авансовый отчет утверждается; руководителем ТОО «Казхром».

3. Учет расчетов с подотчетными  лицами осуществляется на активном  счете 1252 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников: задолженность  по подотчетным суммам». Аналитический учет по данному счету ведется отдельно по каждому работнику в журнале-ордере №7.

4. В практической работе  бухгалтера, возникает ряд вопросов  при учете» расчетов с сотрудниками, выезжающими в командировки как  по Республике Казахстан, так и другие страны. Все отношения, возникающие между работодателем и работником, направленным в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства (КЗОТ) и постановлениями Правительства Республики Казахстан.

Код КБЕ состоит из двух цифр. 

 

1. Первая цифра указывает на признак резидентства и определяется в соответствии с валютным законодательством Республики Казахстан и проставляется в следующем порядке:

«1» - резидент

«2» - нерезидент 

 

2. Вторая цифра указывает  на сектор экономики в соответствии нижеуказанной таблицей: 

 

Коды секторов экономики

1 Центральное Правительство

2 Региональные и местные  органы управления

3 Центральные (национальные) банки

4 Другие депозитные организации

5 Другие финансовые организации

6 Государственные нефинансовые  организации

7 Негосударственные нефинансовые  организации

8 Некоммерческие организации, обслуживающие домашние хозяйства

9 Домашние хозяйства

Особенности форм предпринимательской деятельности

Приведенная ниже таблица, в обобщенной форме демонстрирует особенности той или иной формы предпринимательской деятельности.

Сокращения:

• ИП - индивидуальный предприниматель;
• ТОО - товарищество с ограниченной ответственностью;
• АО - акционерное общество;
• МРП - месячный расчетный показатель;
• СМП - субъект малого предпринимательства;
• ССП - субъект среднего предпринимательства;
• СКП - субъект крупного предпринимательства.

	ИП			ТОО  (СМП)		ТОО  (не СМП)	АО
	патент	упрощенная декларация	общеуст. порядок  (СМП)	упрощенная декларация	общеуст. порядок
Размер сбора за государственную регистрацию	2 МРП	2 МРП	2 МРП	бесплатно	бесплатно	бесплатно	бесплатно
Необходимость разработки учредительных документов	нет	нет	нет	по желанию (возможен типовой устав)	по желанию (возможен типовой устав)	по желанию (возможен типовой устав)	по желанию (возможен типовой устав)
Необходимость нотариального удостоверения учредительных документов	-	-	-	по желанию	по желанию	обязательно	обязательно
Регистрирующие органы	Налоговый орган	Налоговый орган	Налоговый орган	Орган юстиции  Налоговый орган  (через ЦОН)	Орган юстиции  Налоговый орган  (через ЦОН)	Орган юстиции  Налоговый орган  (через ЦОН)	Орган юстиции  Налоговый орган  (через ЦОН)  Нацбанк (регистрация эмиссии акций)
Ориентировочный срок регистрации (во всех органах)	3 рабочих дня	3 рабочих дня	3 рабочих дня	5 рабочих дней	5 рабочих дней	7 рабочих дней	7 рабочих дней
Необходимость изготовления печати	по желанию	по желанию	по желанию	да	да	да	да
Минимальный размер уставного капитала	нет	нет	нет	100 тенге	100 тенге	100 МРП	50 000 МРП
Срок оплаты уставного капитала	нет	нет	нет	1 год (минимальный – до  регистрации)	1 год (минимальный – до  регистрации)	1 год (минимальный – до  регистрации)	30 дней
Минимальный пакет документов для регистрации	Заявление.  Уд.личности.  Фото.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.	Заявление.  Уд. личности. Фото.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.	Заявление.  Уд. личности. Фото.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.	Заявление.  Уд.личности, РНН учредителя, директора.  Устав.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.	Заявление.  Уд. личности, РНН учредителя, директора.  Устав.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.	Заявление.  Уд.личности, РНН учредителя, директора.  Устав.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.	Заявление.  Уд.личности, РНН учредителя, директора.  Устав.  Протокол собрания.  Документ о месте нахождения.  Квитанция.
Имущественная ответственность по долгам	всем своим имуществом	всем своим имуществом	всем своим имуществом	в пределах стоимости доли в уставном капитале	в пределах стоимости доли в уставном капитале	в пределах стоимости доли в уставном капитале	в пределах стоимости акций
Число учредителей (владельцев фирмы)	1	1	1	не ограничено	не ограничено	не ограничено	не ограничено
Ограничение числа наемных работников		25	50	50	50	не ограничено	не ограничено
Ограничение по оборотам	300-кратный минимальный  размер зарплаты в год	10 000 000 тенге в квартал	60 000 МРП в год	25 000 000 тенге в квартал	60 000 МРП в год	не ограничено	не ограничено
Возможность реорганизации в другую форму, смены состава учредителей	нет	нет	нет	да	да	да	да
Фирменное наименование	требует отдельной регистрации	требует отдельной регистрации	требует отдельной регистрации	охраняется с момента регистрации	охраняется с момента регистрации	охраняется с момента регистрации	охраняется с момента регистрации
Налогооблагаемый доход	облагается заявленный доход	облагается выручка	облагается доход, за вычетом расходов	облагается выручка	облагается доход, за вычетом расходов	облагается доход, за вычетом расходов	облагается доход, за вычетом расходов
Подоходный налог	2% от заявленного дохода  равными долями	3% от выручки равными долями	10% от дохода за вычетом расходов	3% от выручки  равными долями	20%  от дохода за вычетом расходов	20% от дохода за вычетом расходов	20% от дохода за вычетом расходов
Социальный налог			2 МРП за себя  +  1 МРП за каждого наемного работника		11% от фонда зарплаты	11% от фонда зарплаты	11% от фонда зарплаты
НДС	нет	12% от облагаемого оборота  при условии, что оборот превысил 30 000-кратный размер МРП (не менее чем за год)
Необходимость ведения и сдачи статистической отчетности	нет	нет	нет	да	да	да	да
Возможность открытия филиалов и представительств	нет	нет	нет	нет	да	да	да
Ограничения для некоторых видов деятельности	есть	есть	есть	есть	есть	нет	нет