Понятие и классификация первичных документов

арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

проверка по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, которые дали разрешение на проведение данной операции;

б) таксировка документов. Предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;

в) группировка показателей  и их запись в соответствующие  документы.

 

3. Формы первичных документов.

 

Перечень специализированных форм первичных документов

следующий:

1. Формы по кассовым операциям;
2. Основные средства;
3. Материальные ценности;
4. По учету расчетов с рабочими и служащими по заработной плате.

 

1. Формы по кассовым операциям:

- КО-1 Приходный кассовый ордер

- КО-1в Приходный кассовый ордер

- КО-2 Расходный кассовый ордер

- КО-2в Расходный кассовый ордер

- КО-3 Журнал   регистрации   приходных   и   расходных  кассовых

документов

- КО-4 Кассовая книга

 

 

Инструкция по заполнению типовых форм первичных документов по оформлению кассовых операций (в ред. постановления Минфина от 23.03.2011 N 12).

 

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций КО-1 "Приходный кассовый ордер", КО-1в "Приходный кассовый ордер", КО-2 "Расходный кассовый ордер", КО-2в "Расходный кассовый ордер" (далее - ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в).

Порядок ведения кассовых операций в белорусских рублях и  иностранной валюте, в том числе приема и выдачи наличных денег, определяется Национальным банком Республики Беларусь.

Ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заполняются как вручную, так и с помощью технических средств.

Ордера КО-1, КО-1в заполняются  при поступлении в кассы наличных денег соответственно в белорусских  рублях и иностранной валюте.

(в ред. постановления Минфина от 23.03.2011 N 12)

В строке "Принято от" указываются фамилия, собственное  имя и отчество (если таковое имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в случае, если лицо действует по доверенности от ее имени. В строке "Основание" указывается основание (вид, источник) поступления наличных денег. В строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы (при их наличии).

(в ред. постановления  Минфина от 23.03.2011 N 12)

В подтверждение факта  приема наличных денег выдается отрывная часть ордеров КО-1, КО-1в - квитанция к ним, заверенная печатью (штампом).

(в ред. постановления  Минфина от 23.03.2011 N 12)

Ордера КО-2, КО-2в заполняются  при выдаче из кассы наличных денег  соответственно в белорусских рублях и иностранной валюте.

(в ред. постановления  Минфина от 23.03.2011 N 12)

В строке "Основание" указывается основание выдачи наличных денег. В строке "Приложение" перечисляются  прилагаемые документы (при их наличии). В строке "Предъявлен документ" указываются данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги.

(в ред. постановления  Минфина от 23.03.2011 N 12)

В случае наличия прилагаемого к ордерам КО-2, КО-2в документа (заявление, счет и др.) с разрешительной надписью руководителя его подпись на ордерах КО-2, КО-2в не требуется.

 

КО-3 Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров

Применяется для регистрации  бухгалтерией приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

 

Кассовая книга  КО-4.

Применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

 

2. Основные средства:

- ОС-1 «Акт о приеме-передаче объектов основных средств»

- ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»

- ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств»

- ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»

- ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»

- ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»

 

ОС-1 «Акт о  приеме-передаче объектов основных средств»

Применяeтся для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета  их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится  на балансе лизингополучателя) и  др.; путем приобретения за плату  денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава  основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения  в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами:

- по форме N ОС-1 - для  объекта основных средств (кроме  зданий, сооружений);

- по форме N ОС-1а  - для зданий, сооружений;

- по форме N ОС-1б  - для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Реквизит "Государственная  регистрация прав" заполняется  на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

В формах N ОС-1 и N ОС-1а  раздел 1 заполняется на основании  данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма  начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется  организацией-получателем только в  одном (своем) экземпляре.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств  вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

 

ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»

Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации  из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.

Выписывается сдатчиком (передающей стороной) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

 

ОС-4 «Акт о  списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»

Применяются для оформления и учета списания пришедших в  негодность:

- объекта основных  средств - по форме N ОС-4;

- автотранспортных средств - по  форме N ОС-4а; 

- групп объектов основных средств - по форме N ОС-4б.

Составляются в двух экземплярах, подписываются членами  комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им на это лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

В показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость":

- по объектам основных  средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;

- по объектам, не проходившим  переоценку, - первоначальная стоимость  на дату принятия к бухгалтерскому  учету.

В показателях граф "Сумма  начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:

- в разделе 3 "Сведения  о затратах, связанных со списанием  объекта основных средств с  бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма N ОС-4);

- в разделе 5 "Сведения  о затратах, связанных со списанием  автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма N ОС-4а);

- в разделе 2 "Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств" (форма N ОС-4б).

Данные результатов  списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»

Форма N ОС-14 применяется  для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью  последующего использования его  в качестве объекта основных средств.

Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им на это лицом.

В случае невозможности  проведения качественной оценки оборудования при его поступлении на склад, "Акт о приеме (поступлении) оборудования" (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется "Актом о  приеме-передаче оборудования в монтаж" (форма N ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный "Акт на передачу оборудования в монтаж" (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки  или испытания, составляется "Акт  о выявленных дефектах оборудования" (форма N ОС-16).