Понятие формы бухгалтерского учета

Сравнение технологических характеристик разных компьютерных форм учета приведено в табл.1.

Таблица 1

Основные технологические характеристики разных компьютерных форм учета

Применение компьютерных сетей представляет собой новый этап использования вычислительной техники. Они позволяют эффективно объединять возможности компьютеров и линий связи. База данных составляет информационное ядро системы, которое часто располагается на одном компьютере – сервере локальной сети. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. Сейчас эти возможности предоставляет локальная вычислительная сеть.

Изучение особенностей компьютерной формы учета позволяет сформулировать основные ее принципы.

1. Основой компьютерной формы учета является электронный учетный регистр, в который входят:

а) база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;

б) переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;

в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.

2. Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций.

3. Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственным операциям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач, может быть получена автоматически по запросу.

4. На основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию.

5. Одноразовое введение данных – учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета.

6. Один журнал хронологической записи – много регистров систематической записи. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет просматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.

7. Один синтетический счет – множество аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, и никак не ограничивается.

8. Отчетная информация выводится в определенный срок, а рабочая (справки, отчеты для управленцев) в любой момент может быть получена по запросу – данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.

Технологический процесс и организационная структура учета при компьютерной форме бухгалтерского учета представлены на рис. 5.

Рис.5. Компьютерная форма учета

В компьютерной форме принципиальное значение приобретает программное обеспечение (набор алгоритмов) для компьютеризации бухгалтерского учета. Порядок введения, способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формирование сводных учетных показателей полностью зависят от программы, которая используется. Таким образом, технологический процесс компьютеризированного учета определяется общими принципами программирования, и в связи с этим элементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированных компьютерных программах.

Система учета – понятие более широкое и содержательное, чем форма учета, поскольку охватывает не только технику ведения учета, но и методологию отражения операций, вычисления показателей, способов оценки, организацию работы бухгалтерии и т. п. Несмотря на то что форма учета представляет собой важную составляющую системы учета, она определяет лишь порядок учетной регистрации, а не порядок построения учетной системы. С применением КИСП понятие формы учета переходит в понятие компьютерной системы бухгалтерского учета КСБУ, которая имеет следующие основные характерные признаки:

а) компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации работы бухгалтера;

б) компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации – сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;

в) оперативность обеспечивается как в направлении передачи учетной информации, так и относительно обработки учетных данных;

г) появляется возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций.

Организация работы бухгалтерии при применении вычислительной техники

Использование вычислительной техники привело к качественно новым тенденциям в построении структуры учетного аппарата. Первое характерное различие заключается в использовании АРМ бухгалтера. В специальной литературе под АРМ традиционно понимают профессионально ориентированный программно-аппаратаьгй комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте [60, 69, 99]. Если в построении структуры учетного аппарата при некомпьютеризированном способе обработки учетной информации его базовый элемент – это отдельный учетный работник, то при применении вычислительной техники принимают во внимание не только обязанности и квалификацию учетного работника, но и характеристику АРМ бухгалтера, на котором он работает.

Создание АРМ бухгалтера основано на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, компьютеризации основных учетных функций, безбумажной технологии ведения бухгалтерского учета, рациональном объединении распределенной, децентрализованной и централизованной систем обработки учетной информации.

АРМ классифицируют по следующим основным признакам (рис.6).

Рис.6. Классификация АРМ

Многочисленные публикации по вопросам создания АРМ для обработки учетной информации [57, 87, 99] дают возможность классифицировать их по уровню управления:

АРМ высших руководителей, включая главного бухгалтера, а также руководителей среднего и нижнего уровней управления;

АРМ специалистов (АРМ бухгалтера и экономиста; нормировщика, диспетчера, инженера, технолога и др.);

АРМ технических исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца, оператора и др.).

Специфика состоит в том, что АРМ бухгалтера нуждается в создании технологии, которая предусматривает участие широкого круга работников организации: бухгалтеров, операторов, секретарей, кладовщиков, руководителей и других специалистов по обработке учетной информации – во введении данных, формировании первичных документов, визуальном контроле входных данных, составлении форм итоговых документов, которые осуществляются на рабочем месте с помощью персонального компьютера.

При применении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим образом:

основной обязанностью бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке, становится обработка локальной информации на относительно небольшой информационной базе;

или информация поступает в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;

обработка документов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок;

обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ней в системе.

Другой особенностью применения вычислительной техники является трансформация форм построения учетного аппарата.

Широкое использование вычислительной техники сначала обусловило централизованную обработку учетной информации, поскольку все вычислительные устройства были в одном отделе предприятия. Высокая цена компьютеров второго и третьего поколений, сложность их эксплуатации и обслуживания послужили причиной необходимости создания больших централизованных вычислительных центров со специальным штатом операторов и программистов и, как следствие, требовали максимальной степени централизации учета. На этом этапе даже на больших предприятиях, где сохранились цеховые бухгалтерии, децентрализация учета утратила свои обычные формы, поскольку цеховые бухгалтерии получали готовые сводки от вычислительного центра. Функции цеховых бухгалтерий сводились лишь к контролю правильности оформления первичных документов и полученных отчетных сводок. На этом этапе развития технических средств были преимущества централизованного подхода при создании КСБУ, перечисленные на рис.7.

Рис.7. Преимущества централизованного подхода при создании КСБУ

Однако максимальная централизация учета имела и негативные последствия: обработка учетной информации отрывалась от места осуществления хозяйственных операций, увеличивалась продолжительность документооборота, повышались затраты на перемещение носителей информации к месту их обработки и пр.

С развитием возможностей вычислительной техники и ее удешевлением, появлением персональных компьютеров, созданием АРМ бухгалтеров возникла возможность децентрализовать учет, поскольку теперь обработка первичной учетной информации и формирование конечной информации могут происходить непосредственно на рабочих местах учетных работников.   Децентрализованная система обработки данных имеет следующие преимущества (рис.8).

Рис.8. Преимущества децентрализованного подхода к созданию КСБУ

Изучение и обобщение российского и мирового опыта организации учета в условиях его компьютеризации дали возможность определить основную тенденцию в централизации и децентрализации выполнения учетных функций. Она состоит в накоплении и централизованной обработке учетных данных в едином центре и децентрализованном введении первичной информации в базу данных и общем использовании итоговых учетных показателей. КСБУ объединяет преимущества централизованной обработки данных с преимуществами децентрализации. Использование локальных вычислительных сетей позволяет применять в информационной системе управления такие методы агрегации и дисагрегации учетной информации, которые ведут к установлению оптимального соотношения централизации и децентрализации.

Создание структуры компьютерной бухгалтерии

В условиях использования некомпьютеризированных способов обработки учетной информации наиболее эффективным принципом построения структуры учетного аппарата является централизация. Среди недостатков децентрализованной структуры бухгалтерского аппарата осложнение разделения труда между учетными работниками, увеличение штата и соответственно затрат на его удержание, несвоевременность отчетности, невозможность эффективного контроля.

Таким образом, построение структуры бухгалтерского аппарата по принципу централизации при некомпьютеризированных способах обработки учетной информации наиболее приемлемо, поскольку дает возможность осуществлять эффективный контроль и разделение труда по функциональному признаку, хотя и не позволяет руководителям в подразделениях предприятия полностью использовать данные текущего учета для оперативного управления.

Вообще построение структуры бухгалтерии может базироваться на следующей совокупности принципов:

определение для каждого структурного подразделения одной основной функции;

подчинение одному руководителю не более пяти-восьми бухгалтеров;

распределение обязанностей согласно индивидуальным возможностям исполнителей;

децентрализация оперативной ответственности по объектам учета и контроля.

Исходя из критерия построения компьютерной бухгалтерии можно выделить три группы предприятий, на которых работает:а) один-два бухгалтера;

б) три-восемь бухгалтеров;

в) больше восьми бухгалтеров.

При численности бухгалтеров от трех до восьми главный бухгалтер выполняет функции контроля введения данных. Если бухгалтеров больше восьми, то следует разделить бухгалтерию на отделы (секторы). Подразделениями бухгалтерии могут быть отделы контроля первичной информации, автоматизированной обработки и сохранения данных, формирования исходящих документов, документального контроля, инвентаризации, бухгалтерского архива. Следует создать информационное и контрольное специализированные подразделения, а также отдел введения данных (рис.9).

Рис. 9. Структура учетного аппарата для бухгалтерий крупных предприятий

Традиционно основой разделения труда бухгалтеров являлся принцип организации учета по отдельным учетным задачам (или участкам): учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет денежных средств, учет расчетных операций, учет затрат производства и т. п. При автоматизации бухгалтерского учета по принципам компьютерной формы учета перечень учетных задач остается неизменным, но сохранение и преобразование информации, формирование результатных данных осуществляются в единой информационной базе.

Возможности компьютерной формы учета позволяют гибко распределять учетную работу между персоналом разных участков учета. Состав учетных задач остается неизменным при разных объемах учетных работ, однако список исполнителей существенно отличается в зависимости от размера предприятия и соответственно от объема учетной работы. Особенности организации учетного аппарата в бухгалтериях разных размеров удобно представить с помощью схемы (рис.10).

Рис.10. Универсальная модель учетного аппарата при применении компьютерной формы учета

   На малых предприятиях учет ведет одно лицо – главный бухгалтер предприятия на одном компьютере (на схеме обозначен как круг 1). При необходимости к его компьютеру подсоединяются компьютеры руководителей (круг 2). С увеличением объема учетных работ увеличивается численность бухгалтеров на предприятии. К локальной сети подключаются   АРМ бухгалтеров с разных участков учета (круг 3). Для наибольшей эффективности учетных работ следует предусматривать выделение мощного компьютера как сервера, на котором будет сохраняться информационная база и выполняться основная масса вычислений. Дальнейшая реализация информационной технологии компьютеризированного решения задач бухгалтерского учета с использованием АРМ на растущем предприятии предопределяет необходимость построения многоуровневой вычислительной системы, основанной на применении АРМ технических исполнителей (первичный учет), АРМ функциональных работников (участки учета, круг 4) и АРМ руководителей. В условиях промышленного предприятия система бухгалтерского учета на основе АРМ на низшем уровне состоит из АРМ работников первичного учета (АРМ кладовщика по учету материальных ценностей, АРМ по учету выработки работников в цехах основного и вспомогательного производств, АРМ кладовщика по учету готовой продукции). Фактически КСБУ на этом этапе превращается в КИСП. Информацию на основе введенных данных передают по каналам связи в бухгалтерию. Последующие уровни относятся к бухгалтерии и содержат АРМ с участков учета и отдельных синтетических счетов (учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет готовой продукции и ее реализации, учет расчетных операций, учет затрат производства). Бухгалтеры контролируют введенные данные, проверяют их полноту и достоверность, при необходимости дополняют информацию и создают учетную информационную базу. Ее дополняют информацией с других АРМ и из информационных систем предприятия. Кроме того, возможна организация АРМ бухгалтера-аналитика и АРМ контроллера. Эти два АРМ охватывают задачи анализа и контроля, выполняемые работниками бухгалтерии.