Система внутреннего контроля экономического субъекта

     7

собственников или топ-менеджера компании КРУ  может организовать и внеплановую  проверку.

     Финансово-экономическая  служба (ФЭС) отвечает за планирование и сбор фактической информации с периодичностью и в аналитике, которые необходимы для эффективного управления. Финансово-экономическая служба — главный инструмент регулирования и контроля финансового результата бизнеса. Ее правильная организация позволяет добиться существенного роста прибыли без серьезных дополнительных вложений и технологических инноваций. Поскольку ФЭС — это своего рода финансовый «мозг» организации, то она формирует систему планирования и сбора отчетной информации, определяет методологию, аналитику и состав форм планирования и отчетности. Безусловно, в ее работе должны учитываться потребности СЭБ. Более того, часть сведений ФЭС может получать от СЭБ, возложив на нее обязанности по сбору данных.

     Служба  персонала (СП) организует кадровую работу, устанавливает правила проверки новых сотрудников, а зачастую и перечень сведений, составля-ющих коммерческую тайну, и правила работы с ними. Обычно служба персонала занимается проверкой достоверности анкетных и профессиональных данных соискателей на отдельные кадровые позиции². На практике работа данной службы вызывает наименьшее количество вопросов, поскольку кадровые технологии в нашей стране в недалеком прошлом были отлажены до совершенства.

     Юридическая служба (ЮС) несет ответственность за правоустанавливающие документы, разрабатывает Положение о порядке заключения договоров и, если компания является акционерным обществом, может отвечать за ведение реестра акционеров или взаимодействие с регистратором.

     Предложенная оргструктура позволяет разумно распределить полномочия и ответственность, не культивируя искусственное разрастание внутрикорпоративных «спецслужб», с одной стороны, и замалчивание функциональными подразделениями невыгодной для них информации — с другой.

     8

     Взаимодействие  с юридической службой в вопросах обеспечения СВК чаще всего касается двух аспектов — разработки и контроля исполнения Положения о договорной работе (совершении сделок) и мониторинга сделок с акциями компании (применительно к ОАО). Положение о договорной работе — основной внутренний регламентирующий документ компании, определяющий порядок и условия совершения сделок, полномочия менеджеров по заключению договоров, их типовые формы, порядок согласования условий и некоторые другие моменты. Во многих компаниях к составлению данного документа подходят достаточно формально, устанавливая в нем главным образом порядок внутрифирменного визирования проекта договора. Недостаточное внимание уделяется и разграничению юридических полномочий по совершению сделок между менеджерами компании, а также распределению всех сделок между подразделениями — центрами финансовой ответственности.

     В регламентирующих документах системы  бюджетирования и в Положении 

о договорной работе эти аспекты должны быть определены однозначно. Это позволит исключить  возможность разной трактовки внутрикорпоративных норм менеджерами и исполнителями.

      1.3.  Классификация системы внутреннего контроля

     Поскольку система контроля является важной составляющей управленческого контроля в целом, для раскрытия механизмов функционирования данной системы необходимо изучить особенности ее составных элементов, а для этого необходимо ее классифицировать по разным признаками.

     Систему внутреннего контроля классифицируют по форме внутреннего контроля, который  зависит от особенностей организационной  и правовой структуры субъекта; видов и масштабов финансово-хозяйственной деятельности субъекта; рациональности и целесообразности охвата контролем сфер деятельности субъекта; отношения руководства организации и ведению контроля.

     Также различают внутренний контроль в зависимости от применяемых

     9

методов и приемов контроля (общие методы контроля – индукция, дедукция, анализ, синтез, обобщение и другие, самостоятельно разработанные методы – замеры, взвешивание, пересчет, инвентаризация, наблюдение, экспертиза, сверка, обратная калькуляция, логическая и экономическая проверка, тестирование, анкетирование, опрос и т. д., специальные методы – методы экономической статистики, анализа, прогнозирования, моделирования и т. д.). Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит.

     Организация внутреннего контроля в форме  внутреннего аудита присуща крупным  и некоторым средним организациям, для которых характерны:

     1) усложненная оргструктура;

     2) многочисленность филиалов, дочерних компаний;

     3) разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;

     4) стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

     Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии, деятельность которых регламентирована действующим законодательством.

     В зависимости от времени контроль подразделяют на оперативный, тактический  и стратегический.

     В зависимости от данных, которые используются при контрольных мероприятиях, различают  фактический, документальный контроль и контроль показателей, полученных с помощью обработки средствами ЭВМ.

     По  этапам проведения контрольных мероприятий  различают предварительный, текущий  и последующий контроль. Контроль может быть плановым и внеплановым, разовым, постоянным и периодическим. По степени охвата данных может быть сплошным и выборочным.

     В зависимости от типа системы внутреннего  контроля он может 

     10

осуществляться  с помощью систем ЭВМ или вручную, либо возможна частичная автоматизация  отдельных стадий контроля.

     Неавтоматизированный  внутренний контроль осуществляется контролером-ревизором без применения средств ЭВМ.

     Частично  автоматизированный внутренний контроль осуществляется его контролерами с  применением средств автоматизации  в сочетании с обработкой данных вручную. Контроль, осуществляемый с  помощью средств автоматизации, ведется под руководством контролера-ревизора, что облегчает ему работу с большими массивами данных, экономит время, позволяет делать всесторонний анализ, задавая параметры выборки.

     Следующий признак классификации – значимость субъектов контроля в процессе осуществления контрольных операций.

     По  данному признаку разделяют:

     1) контролеров-ревизоров, непосредственно осуществляющих контроль;

     2) участников, в обязанности которых входят функции контроля, – это различные специалисты предприятия.

     Данная  классификация не исчерпывающая, но в ней приведены основные классификационные  признаки, необходимые для правильного  понимания системы внутреннего  контроля.

     1.4. Принципы эффективности и основные требования к организации внутреннего контроля

     Ключевое условие успешного функционирования системы внутреннего контроля организации — это соблюдение принципов эффективности — основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом.

     ·  Принцип ответственности гласит:  каждый субъект внутреннего контроля, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально

     11

 закрепленной  за конкретным субъектом. В  противном случае  субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.

     ·  Принцип сбалансированности, неразрывно связанный с предыдущим,  означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, несвязанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.

     ·  Принцип своевременного сообщения об отклонениях гласит:  информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит  уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также

лишает  смысла проведенный контроль.

     ·  Принцип интеграции гласит: любой элемент управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.

     ·  Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.

     12

     ·  Принцип постоянства гласит:  постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно  их выявлять.

     ·  Принцип комплексности гласит:   объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

     ·  Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля гласит:  в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если «узким местом» оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.

     ·  Принцип разделения обязанностей гласит:   функции между служащими распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений и для эффективности контроля эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.

     ·  Принцип разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение — это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение — это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля

13

организации эффективной.

     Все перечисленные выше принципы взаимосвязаны, порядок их сочетания зависит  от конкретных обстоятельств.

     Основные  требования к организации системы  внутреннего контроля хотя и не являются принципами, но также обусловливают  эффективное функционирование системы внутреннего контроля.