Служба внутреннего аудита - сущность, назначение, полномочия

- сообщать руководству  обо всех фактах выявленных  во время аудита недостатков  в осуществлении хозяйственной  деятельности и вносить предложения  относительно их устранения и т.п.

       За ненадлежащее выполнение своих обязанностей аудитор и прочие специалисты, привлеченные к внутреннему аудиту, несут имущественную и другую ответственность, определенную действующим законодательством, контрактом и условиями договора.[3]

 

2. Порядок составления инвентарных описей

       Согласно статье 11 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г.  №402-ФЗ в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имуществ и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации не обязательно.[1]

Проведение  инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Порядок заполнения инвентаризационной описи  товарно-материальных ценностей (форма  № ИНВ-3).

       Одним из основных первичных документов по учету результатов, выявленных инвентаризацией, является инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3).

       Данная форма применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и  подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

      Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально ответственного(ых) лица (лиц). На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

      При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

       При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

       В строке «Организация» указывается полное наименование организации – составителя документа (организации, проводящей инвентаризацию товарно-материальных ценностей). В этой же строке в соответствующей графе указывается код по ОКПО, присвоенный Госкомстатом РФ.

       В следующей строке указывается название структурного подразделения, в котором проводится инвентаризация, а также код структурного подразделения (если в организации применяется соответствующая система кодирования).

      В графу «Вид деятельности» необходимо записать код отрасли народного хозяйства (ОКОНХ), который присваивает Госкомстат РФ.

      На следующей строке показывают, что является письменным заданием на проведение инвентаризации, номер и дату этого задания (в нашем случае — приказ).

      В графах «Дата начала инвентаризации» и «Дата окончания инвентаризации» указывают даты, установленные руководителем предприятия в приказе о проведении инвентаризации (Приложение 1).

      В графе «Вид операции» проставляется код операции, которая оформляется инвентаризационной описью. Код применяется только в том, случае, если организация применяет систему кодирования (в нашем случае ставим прочерк).

       Каждой инвентаризационной описи ТМЦ присваивается порядковый номер, который указывают в строке «Инвентаризационная опись» в графе «Номер документа». В соседней графе указывается дата составления описи. В следующей строке указывают вид ТМЦ, подвергшихся инвентаризации (в нашем случае — деловая одежда для мужчин и женщин).

      В строке «находящиеся» указываются права собственности, которые имеет организация на данные материальные ценности: в собственности организации, полученные для переработки.

       До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.[6]

       В следующей строке указывается дата, на которую произведено снятие фактических остатков товарно-материальных ценностей.

При заполнении 2-й страницы формы № ИНВ-3 указывают следующее:

- в графе 2 «Счет, субсчет» указывают наименование счета, субсчета бухгалтерского учета, на котором учитываются ТМЦ;

- в следующей графе указывается наименование материальных ценностей, их характеристики (вид, сорт, группа), а также соответствующий код или номенклатурный номер, который присвоен данным материальным ценностям согласно системе кодирования или нумерации, разработанной в организации;

- в графе «Единица измерения» указывают наименование единицы измерения и код единицы измерения согласно ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения) или в соответствии с разработанной организацией системой кодирования;

- в графу  «Цена, руб. коп.» заносится цена в рублях и копейках за единицу ТМЦ;

- в следующей графе «Номер» указывают инвентарный номер и номер паспорта (обычно заполняется на ТМЦ, содержащие драгоценные металлы и камни);

- в графе «Фактическое наличие» члены комиссии указывают количество и сумму инвентаризируемых ТМЦ;

- в следующей графе записи о ТМЦ заполняет бухгалтер. Он вносит количество и сумму ТМЦ по данным бухгалтерского учета.

      Строку «Итого по странице» заполняют члены комиссии, где указывают суммарные данные по пунктам а, б, в по указанной странице.

В заполнении 4-ой страницы формы № ИНВ-3 можно отметить следующее:

- в графе  «Итого по описи» суммируются данные по всем страницам и заполняют эту графу лица из инвентаризационной комиссии. Ниже, все лица, участвовавшие в инвентаризации, расписываются и ставится дата. Далее, после сопоставления данных инвентаризации с данными по бухгалтерскому учету, проверяющий бухгалтер делает соответствующие отметки, ставит дату и расписывается (Приложение 2).

       Если при инвентаризации обнаружены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и фактическим наличием товарно-материальных ценностей, необходимо составить сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

       В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

        Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером сразу после выявления расхождений (излишков или недостач) в процессе проверки инвентаризационной описи. Один экземпляр сличительной ведомости хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу.[6]

Порядок заполнения сличительной ведомости  результатов инвентаризации ТМЦ:

- в строке «организация» сличительной ведомости указывается полное наименование организации;

- в следующей строке указывается название структурного подразделения, в котором проводится инвентаризация.

В правой части  ведомости в соответствующих графах указываются:

- в графе вид деятельности – код отрасли народного хозяйства (ОКОНХ), присваиваемый Госкомстатом России;

- ниже – указывают дату и номер документа, который является основанием для проведения инвентаризации;

- далее указываются  – дата начала и дата окончания инвентаризации;

- в графе «вид операции» проставляется код операции, которая оформляется инвентаризационной описью. Код применяется только в том случае, если организация применяет систему кодирования.

      Каждой ведомости присваивают порядковый номер и указывают дату ее составления в строке «Сличительная ведомость», в графах «номер документа» и «дата».

      В нижней части сличительной ведомости указывают, по состоянию на какую дату была проведена инвентаризация, и фамилию, имя, отчество лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей.

Порядок заполнения 2-ой страницы формы № ИНВ – 19:

- в графе 1 «Номер по порядку» указывается порядковый номер инвентаризируемых ТМЦ;

- в подграфах 2 и 3 указывают информацию о полном наименовании, назначении материалов, дается краткая характеристика этого предмета, а также номенклатурный номер, который присвоен данным материальным ценностям согласно системе кодирования или номенклатурной нумерации, разработанной в организации;

- в графе «Единица измерения» указывают наименование единицы измерения и код единицы измерения согласно ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения) или в соответствии с разработанной организацией системой кодирования;

- в графе «Номер» указываются инвентарный номер и номер паспорта. Подграфа «Номер паспорта (документа о регистрации)» заполняется на ТМЦ, содержащие драгоценные металлы и камни;

- в графе «результаты инвентаризации» указываются лишние или недостающие ТМЦ (количество и сумма);

- в графах 12,13,14 указывают уточнения записей, связанных с излишком, а в графах 15,16,17 — связанных с недостачей.

      В конце 2-го листа сличительной ведомости в соответствующих графах указывают итоговые количество и суммы излишков или недостач ТМЦ, а также итоги уточнения записей в учете.

Порядок заполнение 3-ей страницы формы № ИНВ – 19:

- в подграфах с 18 по 23 отражаются результаты зачета по пересортице, в подграфах 18,19 и 20 — излишки, зачтенные в покрытие недостач, а в подграфах 21,22 и 23 — недостачи, покрытые излишками;

- в подграфах 24,25 и 26 указываются количество, сумма и номер счета, на котором оприходованы излишки;

- в остальных подграфах (с 27 по 32) указывают количество и сумму недостачи ТМЦ.

       Вторую страницу ведомости подписывает главный бухгалтер. Составленную ведомость после ознакомления подписывает лицо, ответственное за сохранность ТМЦ. Лицо, ответственное за сохранность ТМЦ, указывает также свою должность, расшифровку подписи   (Приложение 3).[6]

 

 

 

Заключение

       Внутренний аудит - один из способов контроля за эффективностью деятельности звеньев структуры экономического субъекта.

Проведение внутреннего  аудита имеет для руководства  и (или) собственников экономического субъекта информационное и консультационное значение, поскольку призвано содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его руководства.

Потребность во внутреннем аудите возникает на крупных предприятиях в связи с тем, что высшее руководство не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур. Внутренний аудит дает информацию об этой деятельности и подтверждает достоверность отчетов менеджеров. Внутренний аудит необходим главным образом для предотвращения потери ресурсов и осуществления необходимых изменений внутри организации.

Примерный состав службы внутреннего аудита:

- руководитель службы (аттестованный аудитор);

- специалист по расчетам с головной организацией;

- специалист по камеральным и документальным проверкам отчетности филиалов;

-специалисты по налогообложению, по правовым вопросам, по финансовым вопросам;

-специалист владеющий навыками контроля в соответствующих технико-технологических направлениях.