Совершенствование техники учета и аудит денежных средств ФКУ ИК-2

Приходные и расходные  кассовые ордера или платежные ведомости  на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются. Приходные и  расходные кассовые ордера имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств ФКУ ИК-2, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга на ФКУ ИК-2 ведется кассиром. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются мастичной печатью. На последней странице книги делается запись: "В настоящей книге всего пронумеровано страниц ..." и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за тот период, за который он составлен. Подчистки и исправления в кассовой книге запрещены, за исключением исправлений, сделанных корректурным способом и заверенных подписями кассира и главного бухгалтера. Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатков на конец каждого дня.

Для учета наличия движения денежных средств в кассе ФКУ ИК-2 используется активный счет 20134000 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы поступившие в кассу счет 120134510, а по кредиту - суммы, выданные наличными из кассы счет 120134610. Кассовые операции записываются по кредиту счета и отражаются в журнале-ордере по этому счету в бухгалтерии. Основанием для заполнения журнала-ордера по счету 20134000 "Касса" служат отчеты кассира.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций в РФ обеспечение  сохранности наличных денежных средств  возложено на руководителя организации. Все рекомендательные правила по обеспечению сохранности наличных денег на ФКУ ИК-2 соблюдены:

1. Помещение кассы изолированно, во время совершения операции двери

кассы закрыты;

2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен;
3. Наличные деньги хранятся в специальных сейфах, ключи от которых

имеются у начальника учреждения или его заместителя;

4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассиром;
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих

ФКУ ИК-2;

6. При транспортировке денег кассир обеспечен транспортом и охраной;
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается

лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

Все документы, связанные  с приходом и расходом денежных средств  хранятся в архиве учреждения 5 лет.

Кассир подписывает договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение Л), несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации  утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. №40 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

 Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Инвентаризация на ФКУ ИК-2 проводится в случаях: при смене кассира; при выявлении недостач и хищений; перед составлением годовой отчетности. В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает начальник учреждения в Приказе о проведении инвентаризации (Приложение М), также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (это как правило, представитель руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного  в отчете кассира, фактическому наличию  денег в кассе. Если фактический  остаток больше учетного, то в кассе  имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных  доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая  должна быть взыскана за счет кассира. По результатам инвентаризации составляется Акт ревизии наличных денежных средств в кассе (Приложение Н), на основании которого в бухгалтерии делают проводки: Дебет 20981000 Кредит20134610 - недостача; Дебет 20613000 Кредит 20134610- недостача отнесена на кассира. Ревизия кассы проводится неожиданно комиссией назначенной приказом руководителя предприятия в присутствии кассира. При этом сполично проверяются наличные деньги. Расписка, на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение денежных средств, не принадлежащих ФКУ ИК-2  запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.

На ФКУ ИК-2 при расчетах с подотчетными лицами определяют круг работников предприятия, являющимися подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо также отметить, что  список подотчетных лиц утверждается начальником ФКУ ИК-2. Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (500 рублей). Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения.

Командированному работнику  выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда  в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером.

Указанные суммы на командировочные  расходы включаются в себестоимость  продукции. В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное  лицо отчитывается за полученные и  израсходованные суммы. С этой целью  им составляется авансовый отчет  на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных  и прочих билетов) и прилагается  командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к отчету, последний, утверждается начальником учреждения и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

 Новые авансы подотчетному  лицу выдаются лишь при условии  полного расчета по ранее выданному  авансу. У лиц не предоставивших  отчеты и оправдательные документы  в расходовании подотчетных сумм  в установленные сроки или  не возвративших в кассу предприятия  остатки не использованных сумм  авансов, бухгалтерия удерживает  из начисленной заработной платы  данную задолженность в порядке,  предусмотренном законодательством. 

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет является активно- пассивным, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданного под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные суммы).

Для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с  подотчетными лицами предприятие использует журнал-ордер по счету 20800000"Расчеты с подотчетными лицами" (1С - "Бухгалтерия" 7.7).  

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные суммы, новые приходные или расходные  кассовые ордера - на расхождения в  суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных начальником учреждения.

Бухгалтер обрабатывает авансовый  отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При выдаче под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные  расходы бухгалтер делает проводку: Дт 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами Кт 20134610 "Касса" при выдаче в возмещение перерасхода: Дт 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" Кт 20134610 "Касса", а при возврате подотчетными лицами неиспользованных сумм: Дт 20134510 "Касса" Кт 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

 

 

2.3. Аудит денежных средств ФКУ ИК-2

 

       Прежде чем составить план и программу проверки аудитор составил вопросник аудитора по всем выделенным комплексам задач руководствуясь ФЗ об аудиторской деятельности.

      Цель аудита кассовых операций :

- проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах;

- проверка обоснованности хозяйственных операций;

- правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета;

- проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.

Вопросник аудитора представлен  в таблице 1.

Таблица 1 – Вопросы для проверки

 

N	Направления и вопросы контроля	Ответы			Примечания
		да	нет	н/о
1.1.	Правильно ли заполнены приходные кассовые ордера?	да
1.2.	Правильно ли заполнены расходные кассовые ордера?	да
1.3.	Правильно ли заполнен журнал регистрации приходных и расходных документов?	да
1.4.	Правильно ли заполнена кассовая книга (прошнурована, пронумерована, подписи, печать)?	да
1.5.	Правильно ли отражены хозяйственных операций (1С-«Бухгалтерия» 7.7)?	да
1.6.	Составляются  ли приходные и расходные    документы на каждую операцию?	да
1.7.	Бухгалтерский учет ведут лица, не имеющие доступа к материальным ценностям?	да
1.8.	Все ли документы на ФКУ ИК-2 заполнены  правильно, без ошибок, подчисток?	да

 

1.8.	Разработаны ли:                            должностные инструкции, разграничивающие обязанности и ответственность работников   при осуществлении операций с материалами инструкции по хранению, приемке, отпуску   материалов. Контролируется ли соблюдение этих инструкций?	да
1.9.	Заполняются ли все обязательные          реквизиты?	да
2.0.	Документы составляются в день совершения операции?	да
2.1.	Регистры синтетического учета операций ведутся на счетах в Казначействе?	да
2.2.	Имеются ли образцы заполнения документов, образцы подписей материально ответственных лиц?	да
2.3.	Соответствуют ли записи, указанных в выписках Казначейства, записям в журнале-ордере и ведомости на счете 20211000 и в главной книге (1С-"Бухгалтерия")?	да
2.4.	Первичные документы, оформляются по операциям  на счетам в Казначействе?	да
2.5.	График  документооборота) первичных документов, связанных ли с учетом денежных средств  на счетах в Казначействе?	да
2.6.	Имеется ли на документах, приложенных к выпискам, штамп?	да
2.7.	Соответствуют ли суммы по выпискам Казначейства суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах?	да
2.8.	Имеются ли на предприятии  формы бухгалтерской отчетности?		нет

Продолжение таблицы 1.

 

Вся информация о наличии  и движении денежных средств ФКУ ИК-2 в кассе собирается на счете 20134000 « Касса ». Этот счет подразделяется на несколько счетов: 20134510 «Поступление», 20134610 «Выбытие».

Путем проведения сплошной проверки проверялся, соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами.