Учет и анализ расчетов с покупателями и заказчиками

      Не  смотря на то, что основным условием поставки продукции в ООО “Хром” является предоплата, на балансе предприятия числится значительный размер дебиторской задолженности. Поэтому особое место в работе бухгалтерской службы должно быть отведено контролю за состоянием дебиторской задолженности.

      Контроль за состоянием дебиторской задолженности в ООО “Хром” осуществляется посредством проведения инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками. Инвентаризация проводится один раз в год путем посылки выписок дебиторам. Инвентаризация оформляется путем составления акта сверки расчетов (приложение 18).

      Акт сверки является своего рода напоминанием дебитору о числящейся за ним задолженности  и подтверждением правильности осуществляемых между сторонами договора расчетов. Этот инструмент контроля за дебиторской задолженностью позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения нежелательных конфликтов, нередко заставляющих стороны договора прибегать к услугам судебных органов.

      Акты  сверки содержат данные о суммах оплаты по календарным датам, с указанием оснований для оплаты:

- номера  и даты заключения договоров;

- номера  и даты выписки первичных учетных  документов 

  (счета,  счета-фактуры, накладные и др.);

- номера  и даты расчетных документов, подтверждающих

  сумму  оплаты (платежные поручения);

- другие  документы, подтверждающие погашение 

  задолженности  (договоры, акты взаимозачетов и  др.).

      В акте сверки также указывается просьба  к покупателю рассмотреть и подтвердить  данные про задолженности и по порядку ее погашения. Акт составляется в 2-х экземплярах, один из которых, подписанный главным бухгалтером и скрепленный печатью предприятия, отправляется покупателю.

      Полученный  ответ на акт может содержать  признание долга полностью или  частично, а также отказ признать (или выверить) задолженность. В соответствии с полученным ответом на предприятии принимается решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).

      До  истечения предельного срока  исполнения обязательств (трех месяцев) применяется претензионный порядок, а по истечении данного срока - судебный порядок урегулирования споров.

Помимо  применения актов сверки существует еще ряд механизмов контроля дебиторской  задолженности покупателей, которые  можно рекомендовать использовать в данном предприятии.

      Одним из таких механизмов контроля служит лимитирование дебиторской задолженности  по покупателям. При этом, лимит задолженности  должен устанавливаться по сумме  и сроку. По нашему мнению, для определения  параметров дебиторской задолженности покупателей (или, точнее, параметров коммерческого кредитования) целесообразно проводить ранжирование покупателей по категориям риска.

      Ранжирование  покупателей по категориям риска  целесообразно производить лицу, занимающемуся договорно-правовыми делами в отделе сбыта, на основании следующих условий:

а) степень  выполнения обязательств по расчетам за

    продукцию, т.е. на основании  статистического учета 

    рассчитывается степень выполнения  договорных 

    обязательств отдельных покупателей, а также группами

    покупателей, сформированными по  различным 

    признакам-критериям рыночного сегментирования 

    (география, размеры организации,  отраслевая 

    принадлежность и т.д.);

б) наличие  и содержание первичной информации об

    заказчике: банковские и аудиторские  справки, отзывы 

    других организаций и т.д.

      Каждому покупателю, в соответствии с категорией риска его заказа и определяется лимит суммы дебиторской задолженности  и предельный срок коммерческого  кредитования. Установление параметров кредитования целесообразнее возложить на начальника отдела сбыта.

      Для предотвращения превышения установленного лимита дебиторской задолженности  необходимо вести контроль при каждой отгрузке товаров. Для этого лицо, санкционирующее отгрузку, может производить контрольное сличение суммы в отгрузочных документах с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателю. При превышении лимита задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги, отгрузка должна санкционировать только на сумму, в результате которой не будет превышен установленный барьер задолженности. В данном случае покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

      Учитывая  отрицательное влияние роста дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом-фактурой покупателю целесообразно высылать “напоминание об оплате”. Оно создает дополнительные условия для своевременного погашения задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

      Один  из наиболее действенных методов  внутреннего контроля дебиторской  задолженности - метод первичной  отчетности. Для определения круга обязанностей каждого работника, связанного со взаимоотношениями покупателей, должны создаваться должностные обязанности, а руководители групп прослеживать их выполнение. 
 

4.2. Анализ дебиторской  задолженности. 

      Состояние расчетной дисциплины на предприятии характеризуется наличием дебиторской задолженности и оказывает существенное влияние на устойчивость его финансового положения. Главные бухгалтера, финансисты должны уметь управлять дебиторской задолженностью, так как от ее величины зависит величина денежной наличности. Кроме того, управлять дебиторской задолженностью необходимо и для увеличения размера прибыли, уменьшения риска списания сомнительных долгов.

      Несоблюдение  договорной и расчетной дисциплины, несвоевременное предъявление претензий  по возникающим долгам приводит к значительному росту дебиторской задолженности, а следовательно, к нестабильности финансового состояния предприятия.

      Одним из видов контроля за состоянием дебиторской  задолженности является ее анализ, цель которого выявить размеры и динамику неоправданной задолженности, причины ее возникновения или роста.

      Дебиторская задолженность относится к мобильным  средствам, то есть к ликвидным средствам  предприятия. При наличии конкуренции  и сложностей сбыта предприятие  может продать ее, использую формы последующей оплаты. Поэтому дебиторская задолженность является  важной частью оборотных средств. Помимо нее в состав текущих активов предприятия включаются: денежные средства, ценные бумаги. запасы ТМЦ и затраты. Эти активы находятся в постоянном цикле превращения их в денежные средства.

      Из  рис. 4 видно, что в 2000 г. и 2001 г. в составе  оборотных средств предприятия  наибольшая доля принадлежала запасам  и затратам и составляла 47,9% и 64% соответственно. В 2002 г. значительно возросла дебиторская задолженность и составила 61,1%, тем самым превысив долю запасов и затрат.

      По  своей сути дебиторская задолженность  представляет иммобилизацию, то есть отвлечение из хозяйственного оборота собственных  средств предприятия. Этот процесс  сопровождается косвенными потерями в доходах экономический смысл которого выражается в трех аспектах. 
 

 

Рис. 4 Структура  текущих активов предприятия. 

      Во-первых, чем длиннее период погашения  дебиторской задолженности, тем  меньше доход от средств, вложенных в активы. Это следствие основного принципа деятельности любого предприятия - деньги, вложенные в активы, должны давать прибыль, которая при прочих равных условиях, тем выше, чем выше оборачиваемость.

      Во-вторых. в условиях инфляции, возвращаемые должникам денежные средства обесцениваются.

      В-третьих, дебиторская задолженность представляет собой один из видов активов предприятия, для финансирования которых нужен  соответствующий источник. Поскольку  все источники средств имеют  собственную цену, поддержание того или иного уровня дебиторской задолженности сопряжено с соответствующими затратами.

      На  уровень дебиторской задолженности  влияют многие факторы: вид товаров, емкость рынка, степень насыщенности рынка данной продукцией, принятая на предприятии система расчетов и др. Последнее особенно важно для главного бухгалтера и финансового менеджера, несущих ответственность за эффективное управление дебиторской задолженностью. В условиях нестабильной экономики преобладающей формой расчетов становится предоплата. которая и является основной в ООО “Хром”.

      Внешний анализ дебиторской задолженности  базируется на данных форм № 1 и № 5 бухгалтерской отчетности. Для внутреннего  анализа привлекаются данные аналитического учета счетов, предназначенных для  обобщения информации о расчетах с дебиторами. 

      Анализ  и состояние дебиторской задолженности  целесообразно начать с общей  оценки динамики ее объема в целом  и в разрезе статей (таблица 12).

      Данные  таблицы 12 свидетельствуют о том, что за весь рассматриваемый период происходило увеличение дебиторской задолженности практически по всем ее статьям. Особенно значительное возрастание дебиторской задолженности наблюдается в 2002 г. с 193607 руб. в начале года до 2792092 руб. в конце.

      Приведенные данные на рис. 5 свидетельствует и о существенном изменении в структуре задолженности. Если в 2000г. доля авансов, выданных поставщикам, была значительна и составляла 62,6%, то уже в 2002 г. они составляют всего 13,6% всей дебиторской задолженности. Можно утверждать, что значительное увеличение  дебиторской задолженности в 2002 г. связано с возрастанием  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

задолженности покупателей за поставленную им продукцию. Используя данные аналитического учета  отметим, что основным покупателем-должником  является ООО ПП “Ребус” на долю которого приходится до 99% всей задолженности покупателей. 

Рис.5. Структура  дебиторской задолженности. 

      Значительный  интерес для нас представляет контроль за своевременностью погашения  задолженности дебиторами. Это особенно актуально для текущего состояния российской экономики с существующим уровнем инфляции. 
 

 
 

      Рис. 6. Коэффициент погашаемости дебиторской  задолженности. 

      Используем  коэффициент погашаемости дебиторской  задолженности, который равен отношению средней дебиторской задолженности к выручке от реализации. На рис. 6 хорошо видно, как изменялся данный коэффициент за три года. Критическое значение коэффициента равно 1/12. В нашем случае расчетное значение в 2000 г. и 2001 г. значительно ниже критического, однако в 2002 г. оно практически приблизилось к критическому, что вызывает опасение.

      В дополнении к коэффициенту погашаемости дебиторской задолженности необходимо рассмотреть данные о наличии  просроченной дебиторской задолженности (по  форме № 5 “Приложения к бухгалтерскому балансу предприятия”). Чем больше срок просрочки, тем вероятнее неуплата по счету. Отвлечение средств в эту задолженность создает реальную угрозу неплатежеспособности самого предприятия - кредитора и ослабляет ликвидность его баланса. Для устойчивого  состояния предприятия необходимо, чтобы в возникших за год обязательствах наименьшую долю составляла именно просроченная дебиторская задолженность. 

Таблица 13. 

Движение  просроченной дебиторской

задолженности 

Годы     Дебитор-ая Остаток на нач. года Возникло  обязательств Погашено  обязательств Остаток на кон. года   задол-ть руб. % руб. % руб. % руб. % 2000 всего, просроченная 27812 --- 100 --- 1418477 --- 100 --- 1315194 516020 100 39,2 131095 72004 100 54,9 2001 всего, просроченная 131095 72004 100 54,9 715985 249157 100 34,8 660288 180951 100 27,4 186793 140210 100 75,1 2002 всего, просроченная 186793 140210 100 75,1 6788507 618392 100 9,1 4183208 469289 100 11,2 2792092 289313 100 10,4