Учет кассовых операций

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Прием и выдача денег  или безналичные перечисления банк производит на основании документов специальной формы. Наиболее распространенными  из них являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование - поручение.

Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета  является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета  по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 76/2 ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной  выписки против сумм операций и в  документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 ”Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка  выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия  предприятия ведет на счете 51 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записывается остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета. Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

Обязательное условие для заполнения регистров - использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнал - ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

Открытие расчетного счета.

Для оформления открытия расчетного счета предприятие представляет в банк следующие документы: заявление на открытие счета, нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства, справка налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика, копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный Фонд Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского страхования,  карточки с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенной нотариально.

На уставе главный  бухгалтер банка делает отметку  с указанием номера счета и ставит гербовую печать.

На расчетный счет предприятия поступает выручка за реализованную продукцию, авансовые платежи, ссуды банка, дебиторская задолженность, наличные деньги из кассы и т.д. С расчетного счета производятся безналичные платежи, выдаются наличные деньги на выплату заработной платы, командировочные, хозяйственные и представительские расходы. Выдача наличных денег производится согласно квартальному кассовому плану, который сдается в банк. Банковские работники сверяют с ним заказываемые наличные суммы.

Выдачу денег, а так же безналичные перечисления с расчетного счета банк осуществляет, как правило, на основании приказов владельца расчетного счета или с его согласия на оплату (акцепта).

В исключительных случаях  банк производит принудительное списание денежных средств с расчетного счета. Например, по приказам финансовых органов перечисляются просроченные налоги и сборы и т.п. Кроме того, банк может по собственной инициативе списывать денежные средства, например, за пользование банковским кредитом (процент за кредит).

Первичными документами, на основе которых производятся операции на расчетном счете, являются платежные поручения, чеки, объявления на взнос наличными, платежные требования.

Платежное поручение  служит для списания указанной в  нем суммы с расчетного предприятия на расчетный счет получателя. Денежный чек является приказом банку о выдачи с расчетного счета указанной в нем суммы наличных денег. Объявление на взнос наличными выписывается банком при сдаче наличных денег из кассы на расчетный счет.

 

3 УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ НА СПЕЦИАЛЬНЫХ СЧЕТАХ В БАНКАХ

 

На счете 55 учитывают  наличие и движение денежных средств  в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 могут быть открыты  субсчета:

“Аккредитивы”;

“Чековые книжки” и др.

“Депозитные счета” и др.

Порядок осуществления  расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется Центральным банком РФ.

Зачисление денежных средств в  аккредитивы отражается по дебету счета 55, субсчет 2, и кредиту счетов 51 “Расчетный счет”, 52 “Валютный счет”, 66 “Расчеты по краткосрочным кредитам и займам”  и других счетов.

По мере использования аккредитивов их списывают с кредита счета 55, субсчет 1, в дебет счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” или других подобных счетов.

Неиспользованные средства в аккредитивах возвращаются в организацию  на восстановление того счета, с которого они были ранее перечислены, и списывают с кредита счета 55 в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов.

Аналитический учет по субсчету 55-1 ведут по каждому выставленному  аккредитиву.

На субсчете 55-2 “Чековые книжки”  учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком.

Выданные чековые книжки отражают по дебету счета 55, субсчет 2, и кредиту счетов 51, 52, 66 и других подобных счетов. При использовании  чековых книжек соответствующие суммы списываются со счета 55 в дебет счета 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” или других подобных счетов (согласно выпискам банка). Суммы по чекам выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате) остаются на счете 55-2.

Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращенных в банк списывают с кредита счета 55, субсчет 2, в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов.

Аналитический учет по субсчету 55-2 ведут по каждой полученной чековой  книжке.

На отдельных субсчетах  счета 55 учитывают движение обособленно хранящихся в банке средств целевого финансирования (поступлений): средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников; средств на финансирование капитальных вложений (аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета); субсидии правительственных органов и т.д.

Филиалы, структурные  единицы, входящие  в состав организации  и выделенные на самостоятельный баланс, которым открыты текущие счета в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов, отражают на отдельном субсчете к счету 55 движение указанных средств.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах  учитывают на счете 55 обособленно.

Аналитический учет по данному  счету должен обеспечить получение данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках и т.п. на территории страны и за рубежом.

 

4 УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕВОДОВ В ПУТИ

 

Некоторые организации  не могут сдавать денежную наличность в течение рабочего дня в обслуживающий их банк. В этом случае организации в соответствии с заключенными договорами вносят подготовительную денежную наличность в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений, как правило, через инкассаторов банка и отделения связи.

В период с момента  передачи денежных средств инкассаторам или непосредственно кредитным организациям, сберегательным кассам или почтовым отделениям сданные денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 57 “Переводы в пути”.

Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути, т.е. денежных сумм (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или другие подобные документы.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 «Переводы в пути» обособленно.Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают в дебет счета 57 «Переводы в пути» с кредита счета 50 “Касса”.

С кредита счета 57 «Переводы в пути» денежные средства списывают в дебет счета 51 “Расчетные счета” (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования (50 «Касса», 52 «Валютные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям»).

 

5  УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПЛАСТИКОВЫХ КАРТАХ

 

В настоящее время  в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов - расчеты с использованием банковских корпоративных карт, или, как их еще называют, пластиковых карт. Банковская пластиковая карта - персонифицированное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ или услуг, а также получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах. Корпоративные банковские карты бывают двух видов - расчетные и кредитные.

Расчетная карта - это  банковская карта, использование которой  позволяет держателю распоряжаться  денежными средствами со счета организации  в пределах расходного лимита. Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т.е. заемных средств.

Чтобы стать держателем корпоративной банковской карты, организация  должна представить в банк заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты.

Для перечисления средств с расчетного счета на специальный карточный счет организация подает в свой обслуживающий банк платежное поручение на перевод средств. Тогда для учета средств, перечисленных на специальный карточный счет, необходимо открыть к счету «Специальные счета в банках» самостоятельный субсчет. Все записи на субсчете могут производиться только на основании выписок банка со специального карточного счета. По дебету этого субсчета будут показываться суммы, поступившие на карточный счет с расчетного счета держателя карты, а по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку за обслуживание. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств, не использованных по карте на конец месяца.

Сотрудник, которому выдали карту, получает возможность приобретать материальные ценности или услуги с оплатой через карту. При проведении операций с банковскими картами необходимо составлять документы на бумажном носителе - слип, квитанцию электронного терминала или банкомата (или иные документы, предусмотренные банковскими правилами и договорами между участниками расчетов). Слип или квитанции должны содержать следующие обязательные основные реквизиты: наименование (идентификатор банкомата, организации, обменного пункта и пр.), дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.