Учет кассовых операций

— владение бухгалтером  лишь учетной техникой. В условиях современного хозяйствования бухгалтер – должен иметь творческие способности и обширные знания для организации учета. Бухгалтер должен уйти от роли фиксатора происходящих событий и стать прогнозистом;

— основные российские бухгалтерские  документы весьма специфичны и непонятны для зарубежных коллег. У нас, например, отсутствовали такие сугубо рыночные, экономические категории, как нематериальные активы, уставной и добавочный капиталы, резервы распределение дебиторской и кредиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную;

— несовершенство балансовой информации. У пользователей нашей, российской, бухгалтерской отчетности могли возникать ложные представления о финансовом положении предприятия. Имущество оценивалось по первоначальной стоимости, а дебиторская задолженность без резерва по сомнительным долгам. Создавалась иллюзия, что предприятие обладает мощными основными средствами, на самом же деле могло оказаться, что средства и техника на 80% изношены и практически ничего не стоят;

— отсутствие принципа начисления в бухгалтерском учете, без которого невозможно определить истинную картину состояния дел на предприятии, так как не зафиксировав доходы и расходы, а так же затраты и именно в тот период, когда они формируются, вне зависимости от фактического перечисления денежных средств, невозможно рассчитать, например, ту массу прибыли, которая в дальнейшем пойдет на выплату дивидендов. В балансе отсутствует представление о таких факторах, как репутация клиентуры, фирмы, лидерство в научных разработках, качество товарного знака;

— отсутствие системы управления и регулирования института бухгалтерского учета. Прежняя форма исключительно  государственного регулирования этой сферы сегодня невозможно, так как множество предприятий и организаций у нас вышли из подчинения или никогда не были в подчинении министерств и ведомств. Конечно, общие правила, основы системы бухгалтерского учета существуют. Но какие конкретные, узкие, специфические нормы должны формулироваться самими бухгалтерами, через систему саморегулирования – Институт профессиональных бухгалтеров[11. c. 386].

Последние годы отмечены усилением  внимания к проблеме международной унификации бухгалтерского учета. Развитие бизнеса, сопровождающееся возрастанием роли международной интеграции в сфере экономики, предъявляет определенные требования к единообразию и понятности применяемых в разных странах принципов формирования и алгоритмов исчисления прибыли, налогооблагаемой базы, условий инвестирования, капитализации заработанных средств и т.п. Многие западные инвесторы и банкиры полагают, что бухгалтерский учет в России не отвечает международным нормам, бухгалтерская отчетность российских организаций не отражает их реального имущественного и финансового положения и вообще «не прозрачна и не надежна». Давление международных валютно-банковских организаций привело к необходимости перехода России на международные нормы бухгалтерского учета, массового переучивания бухгалтеров и аудиторов.

Поэтому в следующем параграфе  я хочу рассмотреть порядок документально оформления кассовых операций на текущий год.

    

Порядок документального  оформления кассовых операций

 

С начала 2012 года кассовые операции необходимо осуществлять в новом порядке. Вышедшее из-под пера Центрального банка положение актуально не только для организаций, но на сей раз и для индивидуальных предпринимателей. Для исключения неприятностей при работе с кассой и наличностью стоит немедленно перейти к новым правилам. Разберемся с новым порядком.

Центральный банк России 12 октября 2011 года утвердил Положение о порядке  ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (далее – Положение № 373-П)[1]. Документ вступил в силу с 1 января 2012 года и определяет порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории Российской Федерации в целях организации на ней наличного денежного обращения. Оно распространяется на:

         - юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет; 

         - организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения; 

        - физических лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, то есть на индивидуальных предпринимателей. В определенных случаях Положение № 373-П является руководством к действию для получателей бюджетных средств. 

Отметим, что Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, распространяется на предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности. Как видим, индивидуальные предприниматели в нем не упомянуты.

Согласно Положению № 373-П, кассовые операции - прием и выдачу наличных денег производят из кассы. Место для их проведения (то есть место расположения кассы) теперь определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель (далее - руководитель).

В соответствии с требованиями старого порядка, оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное  для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк было обязанностью руководителя предприятия. В Положении № 373-П такая обязанность прямо не прописана. В нем лишь указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации ведения установленных кассовых операций.

Таким образом, оборудовать  помещение кассы в 2012 году организации  и индивидуальные предприниматели  могут по своему усмотрению.

Кассовые операции ведет  кассир - кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир[13. c. 37].

В отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.

Обратите внимание, что  в новом порядке ведения кассовых операций, в отличие от старого, ни чего не говорится о заключении с  кассиром договора о полной материальной ответственности. Однако отметим, что заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими (использующими) денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244 Трудового кодекса.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а так же типовые формы  договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В этом перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а так же другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Формы кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93. Он утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.

Как и раньше, кассовыми  документами являются приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, кассовая книга.

Приходный кассовый ордер (далее - ПКО) предназначен для приема на личных денег организацией и индивидуальным предпринимателем. По ПКО так же принимаются:

         -    остаток наличных денег, полученных под отчет;

         - наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом.

Расходный кассовый ордер (далее - РКО) служит для выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя[8. c.83].

Для учета поступающих  в кассу и выдаваемых из нее  наличных денег ведут кассовую книгу. Что мы и рассмотрим в следующем параграфе.

 

 Кассовая книга. Строение и порядок ведения 

 

Кассовая книга —  это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так  и организации. Каждая организация  может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано __ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники; регистрация исполнительных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре):

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

        б) составить реестр депонированных сумм;

        в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные ордера должны быть заполнены  счетными работниками четко и  ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т. д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.

 

Порядок организации  учета кассовых операций

 

Оформлять кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие лица:

– главный бухгалтер;

– бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа;

– руководитель – в  случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер. Основанием для оформления кассовых документов служат:

– расчетно-платежные ведомости;

– платежные ведомости;

– заявления;

– счета;

– другие документы.

Перечисленные бумаги должны быть приложены  к кассовым документам.

Как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Кто вправе подписывать кассовые документы?

Согласно Положению № 373-П, кассовые документы подписывают:

приходный кассовый ордер – главный  бухгалтер или бухгалтер, а при  их отсутствии – руководитель, кассир;

расходный кассовый ордер – руководитель, а также главный бухгалтер  или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:

–   образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;

– печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Если кассовые операции ведет и  кассовые документы оформляет руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются[12. c. 78].

Способы оформления кассовых документов.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств  могут оформляться двумя способами:

– на бумажном носителе;

– с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

При этом кассовые документы распечатываются  на бумажном носителе.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Центральным банком Российской Федерации и являются обязательными для всех юридических лиц. Основные требования:

Все хозяйствующие субъекты любых организационно-правовых форм хранят принадлежащие им денежные средства на счетах в банках.

Хозяйствующие субъекты осуществляют платежи своим контрагентам в безналичном порядке через банк.

Центральным банком устанавливается  предел расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.

Для того, чтобы осуществлять расчёты наличными деньгами, хозяйствующие  субъекты должны организовать помещение кассы и завести кассовую книгу. Принимать наличные деньги у физических лиц разрешается только путём применения контрольно-кассовой техники[15. c. 113].

Хозяйствующим субъектам  разрешается иметь ограниченное количество наличных денег в кассе. Лимит остатка кассы устанавливается по согласованию с обслуживающим банком и не должен превышаться. Если в кассу поступают наличные деньги сверх установленного лимита, они должны в тот же день быть сданы на счёт в банке. Накапливать наличные деньги в кассе на любые цели не допускается (за исключением периода выплаты заработной платы сотрудникам - не более трёх рабочих дней).