Учет кассовых операций

     На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается  на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

     В случаях внезапного оставления кассиром работы находящаяся в кассе наличность немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

     Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

     Бухгалтеры  и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров (за исключением малых и других предприятий, не имеющих в штате кассира).

     Выдача  денег предприятию на оплату труда  производится обслуживающими банками  в сроки, установленные в соответствии с законодательством Республики Беларусь, коллективными (трудовыми) договорами. Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск производится независимо от установленных сроков выплаты заработной платы. Предприятия не имеют права накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, дивиденды, социальные выплаты, пенсии) до установленного срока их выплат.

     Ответственность за соблюдение требований Правил ведения  кассовых операций возлагается на руководителя субъекта хозяйствования, главного бухгалтера, и кассира. При этом руководитель и главный бухгалтер за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь. [23, с.121]

     Грубым  нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические  нарушения:

     - порядка расчетов наличными денежными  средствами между субъектами  хозяйствования и предпринимателями; 

     - порядка хранения свободных денежных  средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;

     - порядка оприходования в кассу  денежной наличности;

     - нецелевого использования наличных  денег, полученных из касс банков;

     - порядка заимствования наличных денег другим субъектам;

     - порядка использования выручки на собственные нужды;

     - порядка приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;

     - порядка ведения кассовой книги и хранения денег. [27, с.156]

     Систематическими  нарушениями следует признавать выявленные два и более нарушения одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие нарушения взыскания.

     Важное  значение для благополучия предприятий  имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций. [23, с.123]

     При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники  допускают грубые нарушения действующих  правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов. 

1.2.Значение и задачи учета кассовых операций, обзор нормативных и законодательных актов по теме исследования 

     Целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций - является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.). [19, с.270]

     Из  этой цели вытекают следующие основные задачи учета и контроля денежных средств:

     -проверка  правильности документального оформления  и законности операций с денежными  средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

     -обеспечение  своевременности, полноты и правильности  расчетов по всем видам платежей  и поступлений, выявление дебиторской  и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной  валюте;

     -своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

     -обеспечение  сохранности денежных средств,  документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;

     -изыскание  возможности наиболее рационального  вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход. [18, с.66]

     С 1 января 2004 г. Изменился порядок  учета денежных документов, так как  именно с этой даты вступил в силу утвержденный постановлением Минфина  РБ от 30.05.2003 № 89 Типовой план счетов бухгалтерского учета. Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета (комментариями к счету 50 «Касса») определено, что к счету 50 может быть открыт субсчет 50-3 «Денежные документы».

     Постановлением  Правления Национального банка Республики Беларусь 29.03.2011 № 107, рег. номер в НРПА 8/23531 от 11 апреля 2011 г. утверждена Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, разработана на основании статей 26, 30 и 39 Банковского Кодекса Республики Беларусь. Данная Инструкция устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях. Настоящая Инструкция обязательна для выполнения юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, частными нотариусами, осуществляющими свою деятельность на территории Республики Беларусь.

     Минфином  РБ 29 марта 2010 г. принято постановление № 38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций», которое вступило в силу с 1 июля 2010 г. [28]

     Постановлением  № 38 утверждены типовые формы первичных  учетных документов по оформлению кассовых операций:

     - КО-1 «Приходный кассовый ордер» (для оформления кассовых операций  по оприходованию денежных средств  в национальной валюте);

     - КО-1в «Приходный кассовый ордер» (для оформления кассовых операций  по оприходованию денежных средств в иностранной валюте);

     - КО-2 «Расходный кассовый ордер» (для оформления кассовых операций  по выдаче денежных средств  в национальной валюте);

     - КО-2в «Расходный кассовый ордер» (для оформления кассовых операций  по выдаче денежных средств  в иностранной валюте).

     19 ноября 2009 г. вступило в силу  совместное постановление Минфина,  МНС и Минсвязи РБ от 04.11.2009 № 134/78/52. Им была утверждена  Инструкция о порядке приобретения, учета, хранения, использования и  возврата бланков первичных учетных  документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знака. [29]

     Правом  разработки оригинал-макета бланков  ПКО и их изготовления по-прежнему наделено республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланковыд» в порядке, определенном Минфином РБ.

     Право на осуществление реализации бланков  ПКО имеют следующие юридические  лица (реализующие организации):

     - республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланковыд» Департамента государственных знаков Минфина РБ;

     - республиканское государственное объединение «Белпочта» Минсвязи и информатизации РБ;

     - республиканское унитарное предприятие «Информационно-издателький центр по налогам и сборам» (постановление МНС РБ от 25.06.2003 № 71 «О юридических лицах, имеющих право осуществлять реализацию бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках» (с изменениями и дополнениями от 19.05.2009 № 45)).

     При приобретении бланков строгой отчетности (БСО), включенных в электронный банк данных, в т.ч. ПКО, заявка не нужна  с 1 сентября 2009 года.

     Инструкцией № 134/78/52 упрощен порядок приобретения БСО, включенных в электронный банк данных, в т.ч. и ПКО. Для приобретения бланков первичных учетных документов юридические лица напрямую могут  обращаться в реализующие организации (без посещения налогового органа) для подачи заявления на размещение в электронный банк данных заявки на реализацию указанных бланков. [10, с.56]

     Хранение, учет, использование и уничтожение  ПКО, как и всех БСО, осуществляются организациями по Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета БСО, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

     Не  следует забывать, что кассиры  – это работники, с которыми на основании ст. 405 Трудового кодекса  РБ должны заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности. Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Совета Министров РБ от 25.06.2000 № 764. Этим же постановлением утверждена и форма примерного договора. [10, с.57] 
 

2. Учет кассовых операций

     2.1.Документальное оформление кассовых операций 

     Для хранения денежных средств и операций по расчетам УП «ВЦ Мингорисполкома» имеет текущий расчетный счет в белорусских рублях в отделении № 539 ОАО «Белинвестбанка». Данный счет позволяет осуществлять операции по погашению задолженности перед поставщиками, бюджетом, фондом социальной защиты и Белгосстрахом, а также получать деньги в кассу для расчетов с подотчетными лицами. Одновременно на расчетный счет поступает выручка по оказанным услугам.

     Согласно  законодательству наличные деньги организаций  подлежат обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках. УП «ВЦ Мингорисполкома» сдает наличные деньги в банк в день поступления наличных денег в кассу предприятия. Эта процедура оформляется заполнением объявления на взнос наличными, которое состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера . Первая часть объявления остается в кассе банка, вносителю денег выдается квитанция, которую он предоставляет в кассу организации. Ордер вместе с выпиской банка выдается на следующий день представителю организации.