Учет кассовых операций

Непосредственно на кассе кассир может найти информацию обо всех характеристиках товара, товарозаменителях, осуществить поиск товара по заданным параметрам и т.д.

Непосредственно на кассе, не покидая своего рабочего места, кассир может получить данные о наличии  товара и его аналогах.

В случае если связь кассы  с системой потеряна, кассовый модуль продолжает работать в автономном режиме – до того момента, пока связь не будет восстановлена.

Кассовый модуль совместим  с любыми моделями POS-терминалов и фискальных регистраторов, любой кассовой периферией и другим торговым оборудованием, имеющим OPOS-драйвера.

Важной особенностью данной системы является возможность системы составлять аналитические отчеты на базе информации полученной с кассовых терминалов.

Аналитические отчеты

Отчетность реализована на базе OLAP-технологии – постоянная многомерная обработка поступающих данных обеспечивает высокую скорость предоставления любых отчетов, необходимых для руководства предприятия.

Кубы OLAP позволяют анализировать деятельность предприятия по важнейшим параметрам и их взаимозависимости.

Благодаря полученной информации можно анализировать заполняемость  магазина, спрос на отдельные категории  товаров, загрузку персонала, эффективность  работы отдельных сотрудников (кассиров) и многое другое.

Защита конфиденциальности данных за счет разграничения уровней доступа различных сотрудников и к уже готовым отчетам, и к генерации новых.

Наглядность и простота восприятия данных: помимо отчетов  в цифрах, модно визуализировать данные с помощью цветных диаграмм

Оперативность и доступность OLAP-отчетов особенно востребована в торговых предприятиях, где есть реализация скоропортящихся продуктов, для реализации оперативного планирования и ассортиментной политики.

Внедрение данной системы  осуществляется в несколько этапов (см. рисунок 3.1).

Рис.3.1. Этапы  внедрения системы Set Retail 5.0

3.2. Совершенствование учета кассовых  операций

Необходимо отметить, что в целом и общем бухгалтерский  учет кассовых операций на предприятии  организован в соответствии с нормативными документами, регламентирующими данный участок учета. Тем не менее, всегда есть резервы для улучшения организации учетной работы.

Рыночные условия предъявляют  новые требования к бухгалтерскому учету. Управленческий персонал нуждается в оперативной и качественной информации по всем участкам учета. Такой информацией, которая формируется на базе учетных данных формируемых бухгалтером кассиром, является информация о движении денежных потоков предприятия.

для предприятий важно оптимизировать движение денежных потоков с целью, чтобы к каждому очередному платежу по своим обязательствам было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

Однако та организация  учета денежных средств на предприятии, которая существует, не позволяет  провести анализ денежных потоков, соответственно нет возможности планировать их величину.

Несомненно, что такой  анализ реально провести на основании  отчета о движении денежных средств, однако данный отчет не является даже промежуточной отчетностью, он составляется всего лишь раз в году и входит в состав годовой финансовой отчетности. Конечно, можно провести анализ платежеспособности на основании бухгалтерского баланса (данная форма отчетности составляется каждый квартал). Однако такой анализ будет неполным, так как в балансе отражаются только остатки по счетам на определенную дату.

Исходя из вышеизложенного, было бы целесообразно организовать на предприятии дополнительно промежуточное  составление отчета о движении денежных средств (раз в квартал или  раз в месяц) и на основании  данного отчета регулярно проводить  анализ денежных потоков с целью выявления текущей потребности в денежных средствах.

На сегодняшний день управление денежными потоками является одним из важнейших направлений  деятельности финансового менеджера. Вместе с тем омертвление финансовых ресурсов в виде денежных средств, связано с определенными потерями – с некоторой долей условности их величину можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком-либо доступном инвестиционном проекте. Поэтому любое предприятие должно учитывать два взаимно исключающих обстоятельства – поддержание текущей платёжеспособности и получение дополнительной прибыли от инвестирования свободных денежных средств.

Обязанности по проведению анализа денежными потоками возложить  на заместителя директора по коммерческой части.

Для того чтобы создать базу такого анализа необходимо ввести следующие изменения в порядок учета денежных средств предприятия:

К субсчету 1 «Касса организации» будет необходимо открыть субсчета уже второго порядка:

1. субсчет «Поступления и выбытие от текущей деятельности»

2. субсчет «Поступления и выбытие от финансовой деятельности»

3. субсчет «Поступления  и выбытие от инвестиционной  деятельности»

Изменения также коснуться  и учета денежных средств на расчетном  счете. Так на предприятии к счету 51 «Расчетный счет» необходимо будет открыть субсчета аналогичные субсчетам по кассе:

1. субсчет «Поступления и выбытие от текущей деятельности»

2. субсчет «Поступления и выбытие от финансовой деятельности»

3. субсчет «Поступления  и выбытие от инвестиционной  деятельности»

Ведение дополнительного учета в разрезе текущей, финансовой, и инвестиционной деятельности потребует дополнительных затрат времени. Необходимо отметить, что учет кассовых операций осуществляется только на бумажных носителях.

В целях облегчения работы бухгалтера-кассира необходимо будет автоматизировать его рабочее место. В этом случае возникнет необходимость только ввода первичных документов по учету кассовых операций, а сводная документация и аналитические отчеты будут формироваться автоматически.

наибольшей популярностью среди бухгалтеров пользуется программа «1С:Бухгалтерии». Последней версией данной программы является «1С:Бухгалтерии 8.0». Дадим краткую характеристику данной версии.

Эргономичный  пользовательский интерфейс

Новый современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения для начинающих и высокую скорость работы для опытных пользователей:

1. значительное ускорение массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры;
2. удобные средства работы с большими динамическими списками,
3. управление видимостью и порядком колонок, настройка отбора и сортировки;
4. максимальное использование доступного пространства экрана для отображения информации;
5. механизм стилей оформления.

Гибкость и  настраиваемость

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии» реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учета конкретной организации типовую конфигурацию можно изменить. «1С:Бухгалтерия» имеет режим запуска «Конфигуратор», который обеспечивает:

1. настройку системы на различные виды учета;
2. реализацию любой методологии учета;
3. организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
4. настройку внешнего вида форм ввода информации;
5. настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного языка;
6. широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;
7. возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;
8. быстрое изменение конфигурации с помощью визуальных средств разработки.

Масштабируемость

1. однопользовательский вариант для небольших организаций или персонального использования;
2. файловый вариант для многопользовательской работы, обеспечивающий простоту установки и эксплуатации;
3. клиент-серверный вариант работы на основе трехуровневой архитектуры, обеспечивающий надежное хранение и эффективную обработку данных при одновременной работе большого количества пользователей.

Работа с  территориально распределенными информационными базами

1. неограниченное количество автономно работающих информационных баз;
2. полная или частичная синхронизация данных;
3. произвольный порядок и способ передачи изменений.

Интеграция  с другими системами

1. возможность совместного использования с другими решениями системы «1С:Предприятие 8.0», например «1С:Управление торговлей», «1С:Зарплата и управление персоналом» и др.
2. возможность обмена информацией с системами «Клиент банка»;
3. загрузка курса валют, классификаторов из ресурсов Интернета;
4. обмен данными через текстовые файлы, DBF_файлы и XML_документы.

Администрирование

Система предоставляет  удобные инструменты для администрирования:

1. настройку прав доступа пользователей на основе механизма ролей, назначение интерфейса и языка пользователя;
2. журнал регистрации действий пользователей и системных событий;
3. возможность выгрузки и загрузки информационной базы;
4. средства установки и обновления платформы и прикладных решений.

Рассмотрим возможности  данной программы в области учета  кассовых операций.

«1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает формирование необходимых платежных документов: приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров.

Кассовый документ может  быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.

Подсистема учета денежных средств обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами предприятия.

Кассовый документ может  быть сформирован сотрудником финансовой службы - финансовым менеджером или бухгалтером. Сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Но документ не проводится, пока не произошло фактической оплаты, то есть кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия проводит документ - только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств. Факт оплаты регистрируется в бухгалтерском учете и в налоговом учете. Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги отчета.

Данная конфигурация позволяет создавать необходимое  количество субсчетов, формировать  в разрезе любого количества субсчетов  отчетные данные. Таким образом, можно  рекомендовать ее к внедрению.

Заключение

Рыночные отношения обуславливают объективную необходимость повышение роли бухгалтерского учета в управлении предприятием. Для принятия оперативных и тактических решений по управлению предприятием в условиях постоянно меняющейся рыночной конъюнктуры и развивающейся конкуренции товаропроизводителей необходима своевременная достоверная и аналитическая информация.

В новых условиях у  предприятия возрастает необходимость  активнее использовать данные бухгалтерского учета, с целью организации контроля и совершенствования своей деятельности.

Учет является важнейшим  средством систематического контроля за сохранность всех средств хозяйства  за правильным их использованием и  выявлением дополнительных резервов снижения себестоимости продукции.

Заметное место в  учете занимает учет денежных средств предприятия в кассе. Как уже упоминалось, искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег. Поэтому для управленческого персонала немаловажна информация бухгалтерского учета по счетам денежных средств предприятия и отчета о движении денежных средств.

Объектом практического  исследования являлось Общество с ограниченной ответственностью «Луч». Основным видом деятельности Общества согласно Уставу является розничная торговля.

ООО «Луч» является стационарным магазином. В магазине ООО «Луч» имеется четыре отдела: хлебный отдел; кондитерский отдел; отдел мясо-рыба; отдел молочных продуктов.

Тот факт, что объектом практического исследования является предприятие розничной торговли, обусловил специфику учета кассовых операций на предприятии.

Помимо основной кассы, которая, как правило, оборудуется  на всех предприятиях не зависимо от характера их деятельности, на территории магазина оборудовано еще два кассовых узла.

Анализ бухгалтерского учета денежных средств предприятия  показал, что данный участок учета  на предприятии организован в  соответствии с нормативными документами, регламентирующими данный участок учета.