Учет кассовых операций и его совершенствование

Для приема, хранения и расходования, необходимых для текущей хозяйственной деятельности наличных денег СПК “Агрокомбинат СНОВ” имеет кассу.

Все кассовые операции выполняются  в кооперативе в соответствии с Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в РБ, утвержденные постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 [30]. Правила определяют порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег, порядок проведения инвентаризации кассы и другие вопросы.

Все кассовые операции оформляются  утвержденными формами первичной  учетной документации в соответствии с Постановлением Минфина РБ от  23.03.2011 №12 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации» [27]. Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными. Когда банк принимает денежные средства от предприятия, он выдает квитанцию, которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. [Приложение 4]

В большинстве случаев деньги в  кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам, который является приказом предприятия банку о выдаче с его расчетного счета указанной в нем суммы наличных денег.

Чековые книжки предприятие  получает в учреждении банка на основе специального заявления, и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Чеки в чековых книжках заранее пронумерованы, на каждом проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывается назначение полученной суммы (на оплату труда, на хозяйственные расходы и т.д.). Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности на которые они получены. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты заполняются в организации. Не разрешается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков для заполнения их в банке. Чек выписывают, как правило, на кассира; не допускается выдавать чеки на предъявителя. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются председателем кооператива СПК “Агрокомбинат СНОВ” и главным бухгалтером и скрепляются печатью.

Прием наличных денег  в кассу оформляется приходным  кассовым ордером ф. № КО-1. Бланки приходных кассовых ордеров являются бланками строгой отчетности, перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах. Информация об их изготовлении и реализации подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов. [Приложение 5]

Приходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре и считается действительным в  течение одного дня (дня выписки). Выписанный приходный кассовый ордер  подписывается главным бухгалтером  организации (или уполномоченным им лицом). До передачи его в кассу регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В нем не допускаются исправления, в том числе оговоренные. В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели и за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, налог на добавленную стоимость. После получения денежных средств кассовый ордер подписывается кассиром. Лицу, внесшему денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная штампом. При получении денег из банка квитанцию можно не заполнять или заполнить и приложить ее к выписке по расчетному счету.

При приеме в кассу  иностранной валюты выписывается приходный кассовый ордер ф. № КО-1в, который составляется в том же порядке, что и приходный кассовый ордер ф. КО-1. Отличительной особенностью является указание в нем номинала принятой валюты, курса Национального банка, действующего на дату внесения валюты, рублевого эквивалента принятой валюты.

Сдача денег в банк, выдача: заработной платы (общая сумма  согласно расчетно-платежной ведомости); денег на командировочные и хозяйственные  расходы; материальной помощи; депонированной заработной платы и т.д., оформляется расходным кассовым ордером ф. КО-2. [Приложение 6]. Он выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. До передачи в кассу он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Исправления в этом документе не допускаются. В нем указывается: на какие цели, и какая сумма выдана. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир проверяет у получателя документ, удостоверяющий его личность. Номер этого документа, дату выдачи в обязательном порядке фиксируют в расходном кассовом ордере. Получение денежных средств подтверждается росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Если деньги выплачиваются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня - дня выписки.

При выдаче из кассы организации  иностранной валюты оформляется  расходный кассовый ордер ф. КО-2в, в котором укалываются номинал  выдаваемой валюты, курс Национального  банка по данной валюта действующий на день ее выдачи, сумма рублевого эквивалент выданной иностранной валюты. В остальном порядок составления тот же, что и для входного кассового ордера ф. КО-2.

Расходные и приходные  кассовые ордера нумеруются раздельно  в порядковой последовательности с начала года.

Выплата заработной платы, пенсий, стипендий предприятию, производится в сроки, установленные в соответствии с законодательством РБ, коллективным договором, В коллективном договоре СПК “Агрокомбинат СНОВ” срок оплаты труда предусмотрен 21-го числа каждого месяца.

Выдача заработной платы, премий, пособий и др. выплат производится по расчетно-платежной ведомости. На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью. Выплаты производятся в течение пяти дней, после чего ведомости закрывается, кассир указывает сумму выданных и не выданных денег. По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, делает отметку от руки «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. После этого в кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма и на ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ...». На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на депонирование зарплаты составляется опись депонентов и наличные деньги сдаются на расчетный счет до первого требования их депонентами. Затем выдача идет по расходному кассовому ордеру.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться  бухгалтерией

На каждом предприятии  используются денежные документы, первичному учету которых должно уделяться большое внимание. К денежным документам относят марки госпошлины, почтовые марки, почтовые карточки и конверты с марками, путевки в санатории и дома отдыха, оплаченные железнодорожные и авиабилеты и др. Из перечисленных денежных документов в СПК “Агрокомбинат Снов” чаще всего используются почтовые марки и конверты с марками.

По своей экономической  сущности денежные документы близки к бланкам строгой отчетности. Исходя из этого, для учета денежных документов можно использовать приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности типовой формы № 2. Основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные учетные документы, предоставленные поставщиком (продавцом) денежных документов.

Основанием для отражения  операций по расходу денежных документов будут первичные учетные документы, составляемые ответственным работником организации (реестр, требование-накладная  и др.).

Для организации аналитического учета денежных документов следует  завести регистр аналитического учета. В настоящее время типовой формы такого регистра нет. Поэтому организациям приходится самостоятельно разрабатывать его. В большинстве случаев используется форма приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности. Денежные документы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам.

В том случае, если находятся  в подотчете у кассира организации, сроки и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком проведения инвентаризации денежных средств в кассе. Инвентаризация тогда будет проводиться одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным лицом является иной работник организации (например, секретарь-референт), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а также заключить с ним договор о полной индивидуальной ответственности работника.

Для проведения инвентаризации руководителем организации утверждается инвентаризационная комиссия. В некоторых  случаях вместо инвентаризационной комиссии утверждается постоянно действующая комиссия по движению денежных документов. Состав такой комиссии, ее права и обязанности закрепляются в Положении о постоянно действующей комиссии по движению денежных документов. Как правило, такая комиссия проводит инвентаризацию денежных документов и их списание по различным причинам (использование, порча, утеря и т.п.).

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы после получения или  выдачи по ним денег подписываются  кассиром а приложенные к ним документы погашаются штампом «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

К предприятиям, не соблюдающим  порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные Инструкцией о  мерах ответственности за нарушение Правил ведения кассовых операции и расчётов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Нацбанка РБ от 05.06.2007 № 123 [14].

4.2 Порядок ведения кассовой книги и хранения денег

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу  ф. КО-4. До передачи ее в кассу оформляют  соответствующим образом: листы  нумеруют, книгу шнуруют, на концы  шпагата наклеивают плотный четырехугольник  и по его углам ставится печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся под копирку в двух экземплярах. Первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми приходными и расходными документами, и подшивается в отдельную папку. Оба экземпляра листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами. В кассовую книгу записи производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждом кассовому документу.

В порядке записи выданных сумм по платежным ведомостям в кассовую книгу имеются особенности. Сумма  наличных денежных средств, выданных за день по ведомости, не отражается в  колонке «Расход» кассовой книги и не оформляется расходным кассовым ордером. Но по строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма невыплаченных денежных средств по ведомости. Платежные ведомости должны храниться в кассе до окончания срока выдачи денежных средств по ним, подтверждая отсутствие недостачи денежных средств в кассе организации. Расход денежных средств на оплату труда, выплату стипендий, пенсий отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей.

Кассовая книга ф. КО-4в  используется при работе с иностранной валютой. Поступление и выдача иностранной валюты отражается в ней в разрезе видов валют по номиналу. В конце рабочего дня кассир определяет суммы полученной и выданной за день иностранной валюты, а также остаток на конец рабочего дня по каждому виду валюты; рассчитывает эквивалент в белорусских рублях оборота валют за день.

В конце рабочего дня  кассир подводит итоги поступлений  и выдачи из кассы денежных средств, выводит остаток денег в кассе  на начало следующего дня. После чего кассир представляет в бухгалтерию хозяйства (в качестве отчета) отрывной экземпляр листа кассовой книги и приложенные к нему документы, подтверждающие поступление и выдачу денежных средств. При небольшом объеме кассовых операций допускается сдача отчетов за несколько дней, но не реже одного раза в 3-5 дней.

Главный бухгалтер, принимающий  отчет кассира, должен проверить  правильность записей по существу операции, наличие всех подтверждающих документов. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка. После чего бухгалтер, проверяющий отчет кассира ставит свою подпись в кассовой книге, подтверждая тем самым проверку и правильность документа.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге  запрещаются. Все исправления должны быть оговорены («исправлено») и подписаны  кассиром и главным бухгалтером.

Кассовая книга и  документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Все наличные денежные средства, как и белорусских рублях, так  и в иностранной валюте обязаны  храниться только в кассе предприятия. В свою очередь касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемый металлический сейф для хранения денег и ценных бумаг, который по окончании работы кассы закрывается и опечатывается сургучной печатью кассира. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается. Ключи от сейфа и печать хранится у кассира, а дубликаты ключей - и опечатанных кассирами пакетах у руководителя организации. Не реже одного раза в квартал производится проверка их наличия. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.