Учет кассовых операций и его совершенствование

Если при инвентаризации установлена недостача или излишек, проверяющий вместе с бухгалтером должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации и установить допущенные арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и должна подлежать немедленному погашению, а излишек - оприходованию. При установлении излишка (недостачи) от кассира берется письменное объяснение причин выявленных отклонений.

По результатам проверки кассовой наличности составляется акт инвентаризации наличия денежных средств, в котором указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, принявшему ценности, и для бухгалтерии).

В конце акта кассир делает запись, что все ценности, перечисленные  в акте, приняты им на ответственное  хранение и претензий по проведению инвентаризации у него нет.

В СПК “Агрокомбинат СНОВ”  соблюдаются правила ведения кассовой книги, своевременно осуществляются записи и сдаются отчеты кассиром в бухгалтерию. В кооперативе ежемесячно производятся проверки денежной наличности согласно разработанному главным бухгалтером и утвержденному руководителем плану (имеется в наличии и выполняется решение правление кооператива о назначении постоянно действующей комиссии для проведения инвентаризаций, имеются акты внезапных проверок кассы, содержащие всю необходимую информацию).

На предприятии в  течение года постоянно осуществляется контроль за сохранностью имущества и финансовых обязательств, в том числе денежных средств за правильным их использованием, законностью хозяйственных операций.

В кооперативе ежегодно разрабатывается в соответствии с решением правления об учетной  политике кооператива план проведения инвентаризаций. Его разрабатывает главный бухгалтер, а затем утверждает руководитель хозяйства. Планом обязательно предусмотрено проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Решением СПК “Агрокомбинат СНОВ” об учетной политике на 2011 год и приложений к нему о периодичности проведения проверки денежных средств (ежемесячно). В результате проведенных в 2011 году ежемесячных инвентаризаций кассы отклонений фактических данных от учетных выявлено не было.

Проверка правильности документального оформления и порядка осуществления кассовых операций имеет важное значение и должна проводиться регулярно и в соответствии с существующим законодательством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.6. Особенности учета кассовых  операций в условиях автоматизации  учета

 

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование  современных ЭВМ и создаваемых  на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состояния расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

С внедрением АРМ бухгалтера появляется возможность значительно  повысить производительность труда  учетных работников.

Переводу сельскохозяйственных предприятий на автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета  предшествует достаточно трудоемкий период подготовки организации к работе в новых условиях. Начало работ по внедрению автоматизированной формы учета может быть осуществлено по состоянию на первое число любого месяца, хотя наиболее целесообразно эту работу проводить по состоянию на первое число года, когда многие счета закрыты, проведена инвентаризация, выявлен результат производственно-финансовой деятельности организации.

При подготовке к переходу на автоматизированную форму учета  должны быть выполнены следующие  подготовительные работы.

Прежде всего, проводится упорядочение применяемых форм первичной  документации на сельскохозяйственных предприятиях с перечнем входных  документов, приведенных в типовых  проектах АРМ бухгалтера.

Составляются графики  внедрения автоматизированных комплексов задач и сводный график перевода организации на автоматизированную форму учета с указанием сроков внедрения и лиц, ответственных за этот процесс.

Разрабатывается инструктивный  материал о должностных обязанностях работников бухгалтерии.

Подготавливаются графики сдачи первичных документов в бухгалтерию.

Организуется обучение учетного персонала работе на ЭВМ.

Разрабатываются коды аналитического учета по тем синтетическим счетам, которые не могут быть рекомендованы  для всех организаций в типовом  классификаторе учетных номенклатур для сельскохозяйственных предприятий. К ним относятся коды структурных подразделений и материально-ответственных лиц и другие.

На специальные бланки переносятся нормативно-справочные данные, которые используются с помощью  ПЭВМ справочников нормативно-справочной информации, как на бумажных, так и на машинных носителях информации.

Размножаются в необходимом  количестве классификаторы и рабочие  инструкции.

Во всех регистрах  бухгалтерского учета на месяц перехода на автоматизированный учет определяются остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам в разрезе структурных подразделений или материально-ответственных лиц.

На внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета заключается  договор с организацией-разработчиком  типовых проектов на запуск программного обеспечения комплекса АМР бухгалтера, его привязку а адаптацию к конкретной организации.

В условиях автоматизации  учета хозяйственных операций наличия  и движения денежных средств в  кассе реализация данной задачи осуществляется в комплексе АМР бухгалтера «Касса и банк».

Ввод данных в ЭВМ  может выполняться по четырем  группам документов: приходным и  расходным кассовым ордерам; выпискам банка; реестрам по реализации продукции; бухгалтерским справкам или отрывным листам кассовой книги. Каждой группе документов соответствует отдельный шаблон для ввода информации в ЭВМ. Пользователю предоставляется право выбора типа документа для ввода информации.

По окончании ввода  данных о поступлении денежных средств  в кассу или их расходовании автоматически могут быть суммированы и отпечатаны приходные и расходные кассовые ордера с введенными данными, то есть процесс создания и обработки первичных документов полностью автоматизируется.

Ввод данных в ЭВМ  осуществляется в два этапа, соответственно с двух экранов. Первый экран предназначен для ввода информации, которая является общей для пачки документов: число, месяц, год и основной счёт 5000000. Со второго экрана, который автоматически высвечивается на дисплее персональной ЭВМ после набора постоянных реквизитов, вводятся изменяющиеся реквизиты конкретного документа: номер документа, признак записи (1-дебет, 2-кредит), корреспондирующий счёт, сумма и др.

В целях обеспечения  контроля за полнотой и правильностью  введенной информации программой предусмотрена возможность просмотра информации со всех введенных документов с помощью клавиш управления с одновременной корректировкой показателей документов путем добавления или удаления отдельных записей. Просмотр и корректировка данных могут осуществляться как последовательно по всем документам, так и по выбору любого из них, по так называемым ключевым реквизитам, в качестве которых по данной задаче выступают число и номер документа.

Для кодирования хозяйственных  операций по учету денежных средств  в кассе используются коды синтетического и аналитического учета по каждому балансовому счету. Коды строятся по последовательному методу кодирования и состоят из семи знаков, из которых три первых обозначают номер синтетического счета и субсчета, четыре последних - объект аналитического учета.

Данный код заносится  в память ЭВМ автоматически после  программного логического анализа  счетов, корреспондирующих со счетами  денежных средств. Код строится по порядковому  методу кодирования и состоит  из двух знаков.

На дату перехода на автоматизированный учёт в ЭВМ необходимо ввести информацию об остатках денежных средств в кассе и на счетах в банке, для этого создаётся массив остатков.

На основании документов по учёту денежных средств в кассе  создаётся массив оперативных данных.

В процессе решения задачи формируется рабочий массив информации. Для решения задачи также используется информация постоянных и условно-постоянных справочных массивов: характеристики сельскохозяйственного предприятия, справочник наименований синтетических и аналитических счетов, справочник групп синтетических счетов, справочник кодов целевого назначения денежных средств.

Для оперативного учета  денежных средств в кассе предприятия  составляются машинограммы. Данный документ используются как регистр синтетического и аналитического учета по счету 50 «Касса» и заменяет ручной регистр учета: журнал-ордер № 1 АПК.

Ведомость движения денежных средств может составляться на каждый рабочий день или за несколько  дней в зависимости от величины потока денежных средств. Ведомость разрабатывается в целом по хозяйству с распечаткой детальных строк и с подсчетом итогов за отчетный период и с начала месяца. В конце ведомости формируется бухгалтерская справка о поступлении денежных средств по корреспондирующим счетам.

Данным требованиям удовлетворяют такие широко известные в РБ пакеты прикладных программ как «Анжелика +» (фирма Golden Software), «Ветразь» (фирма «ЛюксСофт»), программные решения системы «1 С ( Предприятие 7.7» и др. Первые две системы разработаны отечественными специалистами, абсолютно полно учитывают белорусскую специфику учета имеет модульную структуру построения, имеют относительно невысокую стоимость. Система «1 С: Предприятие 7.7» разработана московской фирмой «1 С». Но по итогам 2004 года в Республике Беларусь лучшей системой автоматизации бухгалтерского учета, разработанной на платформе «1 С», признана конфигурация «Главный бухгалтер» белорусской фирмы ООО «Хьюмен систем». Она представляет собой универсальную систему автоматизации бухгалтерского и оперативного учета организаций Республики Беларусь.

Одним из направлений  совершенствования бухгалтерского учёта в СПК “Агрокомбинат СНОВ” является внедрение персональных ЭВМ. Но недостаточно только приобрести вычислительную технику, нужна соответствующая программа и, конечно, кадры. Выбирая программу, необходимо убедиться в возможности пакета учесть специфику данного предприятия.

Внедрение автоматизации  в СПК “Агрокомбинат СНОВ” позволит более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за отдельный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Неотъемлемой частью современной рыночной системы являются деньги. Все хозяйственные операции, сделки, стоимость имущества выражаются в определенной сумме денег. Суммарные затраты различных ресурсов на производство товаров можно выразить только суммой их стоимости, поскольку они имеют несоизмеримые натуральные количественные измерители. В связи с этим, учет движения денежных средств, как и отчетность об их остатках на начало и конец периода, об источниках их поступления и расходования в целом и по видам деятельности предприятия представляют собой одну из наиболее важных задач любой бухгалтерской службы. Этим и объясняется актуальность выбранной темы дипломной работы и ее цель.

Эффективность деятельности предприятия и его финансовое состояние часто зависят от своевременного и грамотного распоряжения денежными ресурсами, в том числе наличных денежных средств.

Из-за незаменимости во многих случаях наличных денег другими  видами средств, безналичными расчетами, актуальность оптимальной работы кассы предприятия будет всегда оставаться на высоком уровне.

Денежные средства играют важную роль в процессе товарооборота. Сначала деньги переходят в товарную форму, затем , в этой форме они  проходят через процесс производства и преобразуются в другой товар, который впоследствии преобразуется вновь в денежную форму.

Оборотные средства не должны и никогда не находятся только на одной стадии указанного кругооборота. Поскольку закупочно-производственно-реализационные кругообороты происходят непрерывно, средства хозяйства находятся одновременно на всех стадиях кругооборота. Поэтому в хозяйстве постоянно должен быть в наличии какой-то запас оборотных средств, в том числе и в денежной форме.

Мероприятия, необходимые  для оптимизации наличных денежных потоков предприятия в состоянии выполнить один человек. Это может быть сам главный бухгалтер, либо назначенный работник из бухгалтерии или планого-экономического отдела. На первом этапе нами рекомендуется, чтобы эти обязанности взял на себя главный бухгалтер. Это объясняется тем, что он наиболее полно владеет информацией о предполагаемых предстоящих платежах или выплатах по кассе.