Учет материальных запасов

Всем поступающим товарно-материальным запасам присваивается номенклатурный номер, который в обязательном порядке указывается во всех документах по учету движения запасов. Номенклатурный номер предусматривает наименование, марку, сорт, единицу измерения и размер каждого вида запасов.

На предприятии Рудник «Кусмурын» номенклатурные номера строятся таким образом:  они состоят из тринадцати знаков - номер балансового счета, номер группы, порядковый номер материала в группе.

Например, по счету 1312 «Топливо»:

• 131211 Бензин АИ-93 счет 1312 группа 1 «Бензин автомобильный» порядковый номер 1;
• 131212 Бензин АИ-91 счет 1312 группа 1 «Бензин автомобильный» порядковый номер 2;
• 131221 Дизтопливо ДЗП счет 1312 группа 2 «Дизельное топливо» порядковый номер 1;
• 131222 Дизтопливо ДЗП-В счет 1312 группа 2 «Дизельное топливо» порядковый номер 2;
• 131231 Масло МК–8 счет 1312 группа 3 «Масла» порядковый номер 1;
• 131232 Масло индустриальное счет 1312 группа 3 «Масла» порядковый номер 2 и т.д.

Номенклатура материалов, в которой  указаны цены за единицу учитываемых  материалов, называется номенклатурой-ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, и используется в качестве справочника всеми отделами предприятия (отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия, финансовый и т.д.)

Для обеспечения сохранности и предупреждения хищения, порчи, недостач все поступающие на предприятие товарно-материальные запасы передаются под отчет материально-ответственным лицам, с которыми заключены договоры о полной  материальной ответственности.

Товарно-материальные запасы предприятия учитываются в местах хранения в натуральном выражении. Бухгалтерия предприятия осуществляет учет движения товарно-материальных запасов в количественном и денежном выражении.

Первичные документы на поступление  и отпуск товарно-материальных запасов передаются заведующими складами (кладовщиками) в бухгалтерию в сроки, установленные бухгалтерией для каждого склада применительно к объему операций, но не позже последнего дня месяца. Бухгалтер по товарно-материальным запасам отражает все случаи приобретения и выбытия ТМЗ на основании:

• накладных и приходного ордера, выписанных материально-ответ-ственным лицом, принявшем товарно-материальные запасы, акта о приеме;
• счетов-фактур;
• товарно-транспортных накладных;
• накладных или требований на отпуск.

Для сокращения номенклатуры товарно-материальных запасов и упрощения учета в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер.

На каждый номенклатурный номер  товарно-материальных запасов открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании первичных документов .

Бухгалтерия в установленные сроки  осуществляет непосредственно на складах  проверку правильности записей и вывода учетных остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании «Реестра приемки-передачи документов», составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.

О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.

Поступившие от материально ответственных  лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам запасов и номенклатурным номерам.

После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии учетным группам (металлы, лесоматериалы и т.п.) в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных запасов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц, и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов и ведомости учета остатков материалов.

Ведомость учета остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца ведомость передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом (кладовщик) проставляет в нее остатки товарно-материальных запасов на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Ведомость остатков материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету материальных запасов .

Данные учета должны соответствовать фактическому наличию  хозяйственных средств и их источников, но на практике иногда имеют место  расхождения данных учета с действительностью.

Расхождения могут возникать  в результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке товарно-материальных запасов, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных или весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных или посторонних лиц. Это вызывает необходимость периодической сверки данных учета с фактическим наличием ценностей, уточнения расчетов. 
3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

 

Для контроля за использованием товарно-материальных запасов в  производстве обычно применяются следующие методы:

- документальное оформление  отклонений от норм,

- учет раскроя по  партиям, 

- инвентаризация (инвентарный  метод).

Производственный процесс  добычи медной руды имеет ряд особенностей, от которых зависят не только организация производства и технология добычи, но и возможности учета и контроля над товарно-материальными запасами. Характер ведения работ и постоянное перемещение основных рабочих мест создают определенные трудности для контроля над товарно-материальными запасами. Это вызывает необходимость периодической сверки данных учета с фактическим наличием запасов, уточнения расчетов. Такую проверку называют инвентаризацией.

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в  установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Ее проводят на всех предприятиях, независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Она является обязательным дополнением документации. Только при помощи документации и инвентаризации в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

Инвентаризация товарно-материальных запасов заключается в установлении на определенную дату товарно-материальных запасов в натуральном и денежном выражении путем непосредственного  пересчета (снятия остатков) в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации товарно-материальных запасов являются:

-проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных запасов.

-контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

-выявление товарно-материальных запасов, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

-выявление сверхнормативных и неиспользуемых товарно-материальных запасов с целью последующей реализации;

-проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов;

С помощью инвентаризации:

-проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета,

-выявляются ошибки, допущенные в учете,

-контролируется сохранность товарно-материальных запасов,

-выявляются и предупреждаются неучтенные запасы и допущенные потери, хищения, недостачи,

-принимаются на учет неучтенные товарно-материальные запасов,

-контролируется работа материально-ответственных лиц.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. На основании учетной политики предприятия Рудник «Кусмурын» обязательная инвентаризация проводится не менее одного раза в год, а внезапные проверки проводятся ежемесячно. В учетной политике предприятия Рудник «Кусмурын» в числе прочих разделов, определены правила и принципы проведения инвентаризации товарно-материальных запасов, а именно:

Инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета №221 от 22.06.2007. В Правилах определены как общие правила проведения инвентаризации, так и правила проведения отдельных видов имущества и финансовых обязательств .

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.

Ежеквартальная инвентаризация товарно-материальных запасов осуществляется не позднее 10-го числа первого месяца квартала.

Инвентаризация материальных запасов на предприятии Рудник «Кусмурын» проводится в порядке расположения материальных запасов в местах их хранения. Материальные запасы на предприятии Рудник «Кусмурын» хранятся в разных изолированных помещениях у разных материально-ответственных лиц, поэтому инвентаризация проводится последовательно по местам хранения материальных запасов каждого из материально-ответственных лиц. После окончания проверки материальных запасов в одном из мест хранения, вход в данное помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  материальных запасов путем их пересчета, перевешивания или перемеривания. Материальные запасы (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи, составленные по форме N ИНВ-3, по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих запасов может определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих запасов. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Инвентаризация материальных запасов, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, хранящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности сумм, которые числятся на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Недостачи и порча, выявленные в процессе инвентаризации учитываются  следующим образом:

а) сумма недостач и  порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения  количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются.

б) учет потерь материальных запасов на предприятии предусматривается учетной политикой предприятия, в соответствии с пунктом 2 статьи 6 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и исходя из потребностей организации и особенностей ее деятельности.

в) в бухгалтерском  учете расходы по сверхнормативным потерям материальных запасов отражаются на счете 7211 «Административные расходы».

Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Все потери материальных запасов  независимо от причины их возникновения сначала списываются на счет 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» и только затем осуществляется их распределение.

В процессе проведения инвентаризации материальных запасов была составлена инвентаризационная опись в одном экземпляре по каждому местонахождению запасов, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписана инвентаризационной комиссией, материально-ответственными лицами.

Проведенная инвентаризация выявила недостачу материальных запасов на складе нефтепродуктов. На товары, по которым выявлены расхождении между учетом и фактическими данными по описи, бухгалтерией составлена «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных запасов. В ней выявленные расхождения показываются по каждому наименованию материальных запасов с подробным указанием его отличительных признаков, результаты инвентаризации (недостачи или излишки) материальных запасов, не имеющие расхождения, записываются в ней общим итогом.