Учет производственных запасов в местах хранения и в бухгалтерии по предприятию ОАО "Технолит Полоцк"

В связи со всем вышеизложенным для  ОАО "Технолит Полоцк" особенно важно:

· вести оценку и повторную оценку поставщиков с целью определения  наиболее выгодных для него партнеров;

· определить критерии оценки поставщиков.

Также отрицательным в учете  расчетов с поставщиками является несвоевременное  оформление документов по поступлению  материалов. Необходимо установить четкие сроки сдачи сотрудниками первичной  документации.

2. Проверка качества материалов, укомплектованности поставок при  получении материалов.

Информация о необходимых материалах формируется на уровне бригады и  передается начальнику отдела материально-технического снабжения, либо в случае больших  заказов техническому директору. Контроль закупленных материалов осуществляется только визуально - по количеству и  качеству. Этого может оказаться  не всегда достаточным. При выявлении  брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется  претензия, а в особых случаях - отказ  от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного  поставщика из действующего реестра поставщиков. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально-производственных запасов согласно этим требованиям.

3. Соблюдение условий хранения  материалов.

Должна быть минимизирована вероятность  порчи материалов на складе. Для  этого нужно соблюдать правила  пожарной безопасности, исключить хранение на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного  расходования, для этого нужно  правильно организовать охрану складских  помещений.

Кроме того недостаток материалов нарушает режим работы предприятия, в то время  как излишек замедляет оборачиваемость  оборотных средств, увеличивает  расходы на хранение, загружает складские  помещения. На складе можно применить  систему maximum - minimum. Запас maximum - это сумма  всех запасов, minimum - текущий запас + гарантированный. Производится сравнение  фактического наличия с max. и min. и  делаются выводы о величине запасов. Считается нормальным если minimum>фактическое наличие > minimum. Анализ проводят по каждому материалу в отдельности. По тем материалам, где фактический запас превышает minimum нужно применить меры или продать материалы или отсрочить следующую поставку. Если запасы меньше minimum, нужно принять меры по закупке материалов.

4. Регулярное проведение инвентаризаций.

В организации инвентаризации должны проводиться через запланированные  промежутки времени с целью обеспечение  соответствия данных бухгалтерского учета  фактическому наличию материально-производственных запасов. На данном предприятии нет  установленного графика проведений проверок. На данный момент документированная  процедура по проведению инвентаризаций на предприятии отсутствует.

Для выполнения этого пункта необходимо:

· разработать документировано  оформленный порядок проведения инвентаризаций;

· осуществлять проверки в соответствии с этим порядком;

· использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации;

· обучить сотрудников правильному  проведению инвентаризации;

· обеспечить этих сотрудников необходимым  инвентарем.

5. Рациональное использование материалов.

В дальнейшем руководство должно, после каждой проведенной инвентаризации определить, какие ресурсы и в  каких количествах необходимы для успешного функционирования организации и улучшения ее работы, а затем обеспечить эти ресурсы. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных ресурсов - нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

6. Организация документооборота.

На рассматриваемом предприятии  отсутствует график документооборота. Это является значительным упущением, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных  регистрах совершаемых хозяйственных  операций.

Главному бухгалтеру следует составить  схему или перечень работ по созданию и обработке документов, выполняемых  инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием  сроков исполнения.

Записи о запасах МПЗ должны постоянно корректироваться и дополняться  с учетом всех операций по поступлению  и возврату товаров. 
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную 
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль над итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения точности: основным средством контроля является инвентаризация.

Обработанные к оплате счета-фактуры  и счета регистрируются: обычно полученные счета-фактуры и счета сразу  проштамповывают и нумеруют, а  затем подшивают.

Все счета-фактуры проверяются  и утверждаются на основе записей  о поступлении товаров или  другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут  получены доказательства действительного  получения и приемки товаров  по количеству и качеству. Функция  утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения.

6. Автоматизация учета материалов  на складе.

Особенно важно в настоящее  время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места. Для упрощения  учета материалов на складе и в  бухгалтерии необходимо автоматизировать склад. Автоматизация должна обеспечить: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую  целостность и защиту от физического  разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с  другими информационными объектами. В этом случае материалы приходуются  кладовщиком сразу же при поступлении  материальных ценностей на склад. И  только после оприходования отпускаются  в расход по цене приобретения. Это  позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии  ОАО "Технолит Полоцк", а также сократить трудоемкость.

Принцип непрерывного совершенствования - это важнейший инструмент для  предприятий, умеющих гибко приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность  получения сведений о состоянии  расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет  своевременно взыскивать дебиторскую  и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и получение  денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или  в отчёте кассира.

Ввод информации в ЭВМ  обеспечивает взаимосвязь комплекса  учёта расчётов с поставщиками с  комплексами учёта кассовых и  банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется  товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода данных с выписок  банка кассовых и товарных отчётов  возникает необходимость использования  бухгалтерских справок. Такая необходимость  возникает при предъявлении претензий  партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских  справок при вводе в ЭВМ  формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной  информации. Макет ввода первичных  данных предусматривает наличие  обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного  и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном  способе учёта, контроль полноты  и своевременности расчётов ведётся  по каждой совершаемой операции. В  этом случае макет ввода данных предусматривает  такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного  счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен  или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные  материальные ценности.

Данные, введённые с приходных  товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов  или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют  файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании  данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей  и услуг. Все файлы по расчёту  с поставщиками представляют собой  внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят  от способа учёта.

При линейно-позиционном  способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм  являются: код (наименование) предприятия  или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код  товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают  номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер  и дата документа; код операций, код  корреспондирующего счёта, субсчёта; код  корреспондирующего аналитического счёта.

Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских  справок. Группировка строк ведётся  по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог.

Этот итог второй степени  по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или  отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается  сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный  период с данным партнёром. Более  высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.

Машинограмма описанного вида составляется по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (Приложение 10).

Вторая группа машинограмм  аналитического учёта применяется  для обобщения информации по счёту  «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Эти машинограммы не содержат реквизита. Строки в ведомости распечатываются  по каждой совершённой операции. Итоги  подводятся по каждому хозяйственному партнёру, по субсчёту и счёту в  целом (Приложение 11). Выходные видеограммы  выдаются в разрезе хозяйственных  партнёров в виде карточек аналитического учёта. Они содержат те же обязательные реквизиты, что и машинограммы.

С учётом вышеизложенного  на ОАО "Технолит Полоцк" необходимо осуществить автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, что позволит своевременно осуществлять контроль за состоянием расчётов, кроме того освободит работников бухгалтерии от трудоёмких расчётов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

На основе изучения темы, была предпринята  попытка решить важную проблему организации  эффективной системы учета производственных запасов на производственном предприятии.

В работе было уделено внимания исследуемой  теме, рассмотрены основные принципы, изучены теоретические и практические основы учета материально-производственных запасов.