Учет производственных запасов в сельскохозяйственной организации

Предварительная оплата приобретаемых материальных ценностей у кооператива оформляется платежным поручением, в котором обязательно приводится ссылка на счет-фактуру, полученную от поставщика, а также указываются номер и дата протокола согласования цены и другие необходимые реквизиты.

В СПК «Ляховичский» материальные ценности, приобретенные за наличный расчет у торговой организации, принимаются к учету на основании товарных чеков и чеков кассового аппарата, подтверждающих оплату. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличный расчет у частных лиц оформляется акт (справка), составленный при покупке. 

Продукция и материальные ценности, поступившие в исправной таре, взвешиваются или подсчитываются на складе кооператива. При доставке груза поставщиком непосредственно на склад СПК функции экспедитора выполняет заведующий складом.  

Контроль за поступлением и своевременным принятием к учету прибывших грузов осуществляется бухгалтерией кооператива на основе товаросопроводительных документов.  

Все материальные ценности, поступающие в СПК «Ляховичский», своевременно принимаются к учету на соответствующих складах. 

Продукция и материальные ценности, поступающие на склады кооператива, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, массе, объему) и качеству, указанным в товаросопроводительных документах.

Заведующий складом производит приемку продукции и материалов путем взвешивания, подсчета, промера и т.п. и сравнивает фактически принятое количество с данными, указанными в сопроводительных и платежных документах. 

Продукция и материальные ценности принимаются к учету в соответствующих единицах измерения (по массе, объему, счету и т.д.).  

Груз, доставленный в сельскохозяйственный кооператив, сдается получателем материальных ценностей (экспедитором) на соответствующий склад под расписку заведующего складом на товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 или другом сопроводительном документе.  

В случае выявления нарушений условий договора поставки: о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре и (или) упаковке товара в срок, предусмотренный законодательством или договором, исходя из характера и назначения товара, заведующий складом сообщает об этом поставщику.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора стороны несут ответственность, предусмотренную Положением о поставках товаров в Республике Беларусь и соглашением сторон (договором). 

В случае количественного и качественного расхождения поступивших материальных ценностей с данными сопроводительных документов поставщика составляется акт приемки продукции (товаров) по количеству и качеству. Акт составляется в порядке и сроки, определенные договором, и служит основанием для направления претензионного письма поставщику.

При наличии расхождений по поступившему товару он принимается заведующим складом на ответственное хранение и бухгалтерия отражает его на забалансовом счете. Аналогично поступают, если по каким-то причинам на полученные ценности отсутствуют сопроводительные документы. Такие товарно-материальные ценности хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходуются.

После приемки товарно-материальных ценностей надлежаще оформленный акт с соответствующими документами (товарно-транспортными накладными, платежными требованиями, счетами и т.д.) передается: один экземпляр для учета движения товарно-материальных ценностей - в бухгалтерию сельскохозяйственного производственного кооператива, второй экземпляр предназначен для направления с претензионным письмом поставщику, третий - для оперативного учета товаров на складе.  

Перевозка топливно-смазочных материалов автотранспортом оформляется товарно-транспортной накладной типовой формы ТТН-1 или товарно-транспортной накладной специализированной формы ТТН-1 (нефть) (Приложение Д).

Оформление и учет движения топливно-смазочных материалов внутри кооператива организовывают в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.05.2002 № 74. Во время приемки дизельного топлива на склад заведующий нефтескладом проверяет его плотность и в соответствии с объемом (степенью заполнения резервуаров) определяет массу. Плотность фиксируют в специальном журнале учета плотности.

Принятие к учету горюче-смазочных материалов в СПК производится на основании сопроводительных документов поставщиков. При поступлении в кооператив горюче-смазочных материалов заведующий складом, с которым заключен договор о полной материальной ответственности:

- проверяет соответствие поступивших горюче-смазочных материалов по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя;

- обеспечивает полный слив горюче-смазочных материалов, а по окончании слива осматривает транспортные резервуары (цистерны) для проверки полноты слива;

- своевременно принимает к учету поступившие горюче-смазочные материалы.

Хранение топливно-смазочных материалов кооперативом осуществляется на стационарном пункте заправки транспортных средств, машин, механизмов. 

Запасные части и агрегаты поступают на склад кооператива от поставщиков и принимаются к учету на основании товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1). Учет приобретаемых ценностей осуществляется по фактической себестоимости, которая включает покупную стоимость и все расходы, связанные с их приобретением, доставкой в организацию.  

Прием, хранение, учет и выдача средств защиты растений осуществляется кладовщиком минеральных удобрений и средств защиты, назначенным приказом руководителя кооператива в соответствии с Инструкцией о порядке ведения учета наличия средств защиты растений, обращения с ними, проведения мероприятий по защите растений, утвержденной постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 22.08.2006 № 50. Разрешается применять для защиты посевов сельскохозяйственных культур от вредителей, болезней и сорняков средства защиты растений, которые включены в Государственный реестр средств защиты растений (пестицидов) и удобрений, разрешенных к применению на территории Республики Беларусь.  

Принятие к учету минеральных удобрений на склад сельскохозяйственного кооператива осуществляется на основании товарно-транспортных накладных и сертификатов на завезенную партию удобрений (Приложение Е).

Кладовщик минеральных удобрений и средств защиты взвешивает каждую автомашину и расписывается в получении минеральных удобрений в товарно-транспортных накладных, которые он затем возвращает водителю-экспедитору, доставившему минеральные удобрения. Одновременно с этим кладовщик получает от водителя второй экземпляр товарно-транспортных накладных и копию сертификата на завезенную партию удобрений. Полученные вторые экземпляры накладных вместе с сертификатом кладовщик сдает в бухгалтерию кооператива.

При несоответствии количества, сроков поставки, ГОСТа на минеральные удобрения, тару, упаковку и маркировку сельскохозяйственный кооператив предъявляет претензию поставщику в установленном порядке.

 

2.2 Документальное оформление передачи материалов в производство и их использования 

Под отпуском кормов, семян, продуктов, минеральных удобрений, запасных частей, сырья и других товарно-материальных ценностей в производство понимается отпуск их непосредственно для скармливания животным и птице, внесение в почву и т.д., а также для выработки продукции и выполнения строительно-монтажных и ремонтных работ.

Отпуск указанных ценностей в кладовые подразделений, а также на строительные площадки следует рассматривать как перемещение материальных ценностей, а не как отпуск в производство. 

Сельскохозяйственная продукция, сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности отпускаются в производство по массе, объему или счету в строгом соответствии с установленными нормативами расхода. 

Отпуск складами продукции и материалов в производство осуществляется только работниками кооператива, указанными в документах на отпуск.

  Ведомость учета  выдачи предназначена для оформления  отпуска систематически потребляемых  товарно-материальных ценностей, а  также для текущего контроля  за соблюдением установленных  лимитов отпуска их на производственные  нужды.

Отпуск продукции и материалов по ведомостям  производится из одного заранее прикрепленного склада. Ведомость выписывается бухгалтером кооператива на одно или несколько наименований материальных ценностей в одном экземпляре на месяц.

Заведующий складом производит взвешивание или замер отпускаемых продукции, материалов обязательно в присутствии получателя и отмечает в ведомости дату и количество отпущенных продукции, материалов. В  ведомости расписывается получатель материальных ценностей, материально ответственное лицо (кладовщик) и бухгалтер (в конце месяца при проверке отчета). 

При отпуске топлива в ведомости учета выдачи указывается модель и номер автомобиля, номер путевого листаю фамилия, имя и отчество водителя и количество выдаваемого топлива. Водитель или механизатор при заправке транспортного средства предъявляет заведующему нефтескладом путевой (учетный) лист. В ведомости за полученное топливо расписывается водитель (тракторист), а в путевом (учетном) листе - заведующий нефтескладом (Приложение Ж).

Заведующий нефтескладом отмечает в путевом (учетном) листе количество (в литрах) отпущенных нефтепродуктов. Разовый отпуск нефтепродуктов производится по требованию-накладной (формы № 203-АПК).  

Отпуск запасных частей и ремонтных материалов в СПК «Ляховичский» оформляется ведомостью на получение запасных частей и ремонтных работ, которые составляются в двух экземплярах: один экземпляр для заведующего складом, другой - получателю. Отпуск производится только в пределах лимита. На основании данных документов осуществляются записи в карточках складского учета, а в конце месяца заведующий складом составляет Отчет о движении продукции и материалов (форма № 215-АПК). Отчет составляется в стоимостном выражении по группам и маркам машин (без перечисления наименований) (Приложение И).

Для оформления операций по изготовлению кормов продукции растениеводства в СПК применяется акт на сортировку и сушку зерна и другой продукции (форма № 410-АПК) (Приложение К). 

В условиях информационных технологий обработки учетной информации выписка первичных документов по отпуску продукции и материалов производится в соответствии с графиком документооборота и техническими возможностями организации.

 Требование-накладная (форма 203-АПК) используется для оформления операций по внутреннему перемещению материальных ценностей в организации (далее по тексту - требование-накладная). Требование-накладная выписывается бухгалтером кооператива в двух экземплярах. При выписке требования-накладной в графе 3 «Затребовано» бухгалтер указывает затребованное получателем количество материальных ценностей, в графе 5 «Цена» - их учетную цену. Первый экземпляр предназначен материально ответственному лицу, отпускающему материальные ценности, второй - получателю ценностей (ПриложениеЛ).

Требование-накладная является документом, разрешающим отпуск материальных ценностей. Оба экземпляра вручаются получателю, который после подписания руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на то руководителем организации, предъявляет ее материально ответственному лицу для получения материальных ценностей.

В графе 4 «Отпущено» требования-накладной материально ответственное лицо указывает фактически отпущенное количество материальных ценностей. В графе 6 «Сумма» отражается стоимость отпущенных материальных ценностей (гр.6 = гр.4 x гр.5).

При получении ценностей в экземпляре получателя расписывается материально ответственное лицо, в экземпляре материально ответственного лица - получатель ценностей.

По истечении месяца материально ответственное лицо вместе с отчетом о движении продуктов и материалов сдает требование-накладную в бухгалтерию СПК (Приложение М).

Отчет о движении продукции и материалов (форма 215-АПК) применяется в СПК «Ляховичский» для отражения наличия и движения материальных ценностей, находящихся на складе у материально ответственного лица (ПриложениеН).

Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов по движению материальных ценностей ежемесячно составляет отчет ф.215-АПК в двух экземплярах. Остатки материальных ценностей на начало отчетного периода материально ответственное лицо переносит в отчет ф.215-АПК из отчета за прошлый месяц. Остаток материальных ценностей, отраженный в отчете ф.215-АПК на конец прошлого месяца в количественном и суммовом выражении, является остатком на начало отчетного месяца.

Все показатели отчета ф.215-АПК материально ответственное лицо заполняет только в натуральных измерителях. К отчету ф.215-АПК прилагаются все оправдательные документы по движению материальных ценностей. Записи в отчет ф.215-АПК производятся по каждому направлению поступления и выбытия материальных ценностей с подсчетом их остатка на конец месяца.

При составлении отчета ф.215-АПК материально ответственное лицо сверяет остатки ценностей, указанные в отчете на конец отчетного периода, с той же номенклатурой остатков в карточках (книгах) складского учета. При выявлении расхождений бухгалтерия кооператива делает инвентаризацию остатков в натуре, выверяет правильность их отражения в отчете ф.215-АПК. Исправления в отчете заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера. После проверки достоверности представленного отчета ф.215-АПК бухгалтер производит его обработку и подсчитывает остатки и показатели о движении материалов в стоимостном выражении.

Запасные части в отчете ф.215-АПК отражаются только в стоимостном выражении, без перечисления наименований, по укрупненным группам. В установленные сроки два экземпляра отчета ф.215-АПК с приложенными к ним первичными документами по движению материальных ценностей представляются в бухгалтерию. Проверив правильность составления отчета, бухгалтер подписывает оба экземпляра отчета, один из которых возвращается материально ответственному лицу (ПриложениеП).