Учет расчетов с подотчетными лицами

Введение.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы; 

2.  документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

3.  контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на  хозяйственно- операционные цели.           

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, так как эта тема явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

 

 

 

 

 

 

1.Основа Учета расчетов с подотчетными лицами.

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам .Порядок выдачи денег под отчет ,размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы ,установлены правилами ведения кассовых операций .

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма ,установленная для бюджетных организаций (100 рублей).Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке ,включая выходные дни и время в пути.

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие

Под отчет наличные сумму денежных средств на предстоящие операционные ,административно-хозяйственные и командировочные расходы. [1]

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами:

1. федеральный закон « о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)
2. приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н « Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000г.)
3. гражданский кодекс Российской  Федерации.
4. трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с01.02.2002г.
5. налоговый кодекс РФ части I и II  главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 « Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)
6. федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.
7. стандарты по аудиторской деятельности.
8. план счетов и инструкция по применению плана- счетов.
9. порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

2.Учет  расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерацией выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам.[2]

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов ,вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года №55.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы ,или со дня возвращения из командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     

 

 

 Таблица  1- Расчеты с подотчетными лицами

Увеличение  задолженности подотчетных лиц	Корреспондирующий счет	Уменьшение  задолженности	Корреспондирующий счет
Сальдо-сумма долга  подотчетных лиц на начало периода	-	Сальдо-сумма долга  подотчетным лицам  на начало периода	-
Выданы денежные средства на хозяйственные нужды ,командировочные  расходы ,в возмещение перерасходов подотчетных сумм.	50	Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм	07,08,10 41
Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица.	51,52	Использованы подотчетные  суммы: На производственные цели	20,23,25,26,28,44
Выданы денежные документы под отчет	50-3	На отгрузку и продажу  готовой продукции	44
Положительная курсовая разница по подотчетным суммам	91	НДС по приобретенным  материальным ценностям, работам и  услугам в установленных законом  случаях	19
		Возврат не использованных подотчетных сумм: В кассу Удержание из заработной платы	50   70
		Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам	91
		Списание подотчетных  сумм в случаи их невозврата	94
Сальдо-сумма долга  подотчетных лиц на конец периода	-	Сальдо-сумма долга подотчетным лицам  на конец периода	-

Организации выдают наличные деньги подотчет на операционные и хозяйственные расходы в  размерах и на сроки ,определяемые руководителями организации.[1]

Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным суммам.

Завхозу ЗАО  «Надежда» Яковлеву А.А.(табельный  номер 05)по разрешению руководителя организации  по расходному кассовому ордеру №52 от 15.03.ХХг. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900руб.Деньги выданы Яковлеву А.А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.ХХг. у Яковлева А.А. нет. Яковлеву А.А.выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Яковлев А.А.представил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.03.ХХг. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)товарный чек  №95 от 15.03.ХХг.и кассовый чек магазина  розничной торговли «Электротехника»на  общую сумму 800руб.,в том числе:

1 настольная  лампа по цене 200руб.;

1 вентилятор  по цене 600руб.;

2)счет фактура  №11 от 15.03.ХХг. и накладная №83 от 15.03.ХХг.фирмы «Гарант» на 2 электронных  калькулятора «Ситизен» на общую  сумму 2520руб.,в том числе цена 2 калькуляторов-2100.,НДС-378руб.,полученных  от Яковлева А.А.;

3)квитанция к приходному кассовому ордеру №128 от 15.03.ХХг. фирмы «Гарант» на сумму 2478руб.,в том числе НДС-378руб.,полученные от Яковлева А.А.;

4)договор купли-продажи  №20 от 15.03.ХХ и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Соболевым Ф.И.на приобретение 4стульев по цене 180руб.,на общую сумму 720руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольной лампы-1шт.;вентилятора-1шт.;калькуляторов-2шт.;стульев-4шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер Миронова Е.С., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Сазонова И.П., утвердил отчет директор Степанов В.П. 16.03.ХХг.

Перерасход  подотчетных сумм выдан Яковлеву А.А. по расходному кассовому ордеру №58 от 16.03.ХХг.[4]

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных операций

№ п/п	Документ и  содержание операции	дебет	кредит	Сумма,руб.
1	Расходный кассовый ордер  №52 от 15.03.ХХг.Выдано под отчет	71	50	3900
2	Авансовый отчет №2 от 16.03.ХХг.Яковлева А.А. Приобретена 1 настольная лампа  в розничной торговли и оприходована на склад. Приобретен 1 вентилятор в розничной торговли и оприходована на склад.Приобретены 2 калькулятора в фирме «Гарант» и оприходованы на склад. НДС по калькуляторам.                                                                                                                                                                         Приобретены 4 стула у  предпринимателя Соболева Ф.И. и  оприходованы на склад.	08 08 08 19 08	71 71 71 71 71	200 600 2100 378 720
3	Расходный кассовый ордер  №58 от 16.03.ХХг.Выдан Яковлеву А.А. перерасход подотчетных сумм	71	50	98

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавлемаемых организацией. Нормы на командировочные  расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002г, № 93.Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что  не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы  законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято  Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995г.№16141/04.

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых  вычетов в случае его выделения в проездном билете. В настоящее время в проездных билетах( железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы(бланк строгой отчетности по форме №3 Г)в которой выделена сумма НДС.[2]

Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру ЗАО «Надежда» Сазоновой И.П.(табельный  номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру № 45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский  институт  управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Сазоновой И.П. нет.

Для обоснования  командировки Сазоновой И.П. имеются  следующие документы:1)договор с  Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.

2)приказ руководителя  №4 от 12.03.о направлении в командировку  Сазоновой И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в Московский институт управления ;для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.

3) плановая смета командировочных расходов Сазоновой.           Железнодорожный билет (туда обратно)-3000 рублей.                            Гостиница 11 дней х 1050 руб.-11 550 руб.

Суточные 13 дней х 300 руб. – 3 900 руб.(норма установленная Правительством РФ для целей исчисления налога на прибыль)                                                                 Итого – 18 450 рублей.

4)командировочное удостоверение  Сазоновой И.П. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Сазоновой И.П. представлен  в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) железнодорожные билеты  С-Петербург-Москва и Москва-С-Петербург  -3 200 рублей(НДС в билетах не выделен)                                               

2) квитанция гостиницы  по форме №3 Г за 11 дней -13 200 руб, в том числе НДС -2014 руб.                                                                                                                          3)распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб.                                                                                      

4) отчет о проделанной  работе в командировке и копия  свидетельства об окончании курсов  повышения квалификации  МИУ Сазоновой И.П.

5)командировочное удостоверение  Сазоновой И.П., отмеченное в Московском   институте управления.

Перерасход  подотчетных сумм в размере 1850руб. возвращен Сазоновой И.П. по расходному кассовому ордеру №98 от 28.03ХХг.[4]

1.заполним командировочное удостоверение Сазоновой И.П. по прилагаемой форме.

2.составим расчет  командировочных расходов  Сазоновой  И.П. по следующей форме .

Таблица 3- Расчет командировочных расходов 

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	итого
Проезд Жилье Суточные(13сут.*300) Всего	-        -         1300         1300	-         -        2600         2600	3200 13 200 3 900 20 300

(обратите внимание, что нормы устанавливаются   для целей налогообложения)

3.определим  все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций.

                        

 

Таблица 4-Журнал регистрации хозяйственных операций

№ п\п	Документ и  содержание операции	дебет	кредит	Сумма
1	Расходный кассовый ордер  № 45 от 13.03.ХХг.Выдано Сазоновой И.П. подотчет на командировочные расходы	71	50	18450
2	Авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг.Сазоновой  И.П. расходы на проезд расходы на жилье НДС по жилью суточные	26 26 19 26	71 71 71 71	3200 11186 2014 3900
3	Расходный кассовый ордер  №98 от 28.03.ХХг.Выдан из кассы Сазоновой  И.П. перерасход подотчетных сумм	71	50	1850
4	Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1%(2600*0,001=26руб.)	91	69	26