Учет расчетов с подотчетными лицами в программе "1С: Бухгалтерия 8"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"НОВГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 

ИМЕНИ ЯРОСЛАВА МУДРОГО"

 

 

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНАЛИЗА И АУДИТА

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине

«Конфигурирование и администрирование в 1С»

 

 

Учет расчетов с подотчетными лицами в программе 

"1С: Бухгалтерия  8" (ред. 2.0)

 

 

 

 

 

 

 

 

                   Выполнил (а)

                                                студент (ка) группы №7531 з/о

                               Ф.И.О. Маркова Е.А.

 

                 Проверил (а)

                                                            Ф.И.О. преподавателя: Канищева Н.А.

 

 

 

 

 

Великий Новгород

2012

Содержание

 

1. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

2. Отражение командировочных расходов в налоговом учете

3. Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С: Бухгалтерия 8" (ред. 2.0)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

 

 В ходе своей  деятельности организации могут  выдавать наличные денежные средства  своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Руководителем организации  определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить  подтверждающие документы.

 В соответствии  со статьей 166 Трудового Кодекса РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

- по проезду;

- по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

 

 При направлении  работника в командировку на  территорию иностранного государства  дополнительно возмещаются расходы:

- на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- на оформление обязательной медицинской страховки;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- иные обязательные платежи и сборы.

 

 Учет расчетов с  подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Отражение командировочных расходов в налоговом учете

 

 В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 Налогового Кодекса РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

 С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008  №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).

 Суммы налога на добавленную  стоимость (НДС), уплаченные по  расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

 В соответствии с НК РФ  в доход работника для цели  расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

 В соответствии с п. 2 статьей  9 Федерального закона от 24.07.2009г. №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

3. Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С: Бухгалтерия 8" (ред. 2.0)

 

 Рассмотрим пример расчетов  с подотчетным лицом при выдаче  наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе "1С: Бухгалтерия 8". В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

 

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пример»  выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего  жесткого диска. 

 

 В программе "1С: Бухгалтерия 8" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

 

Рис. 1. Выдача денежных средств  подотчетному лицу

 

 Далее рассмотрим  некоторые возможные ситуации, после  выдачи аванса.

 

 

 

Вариант 1. Авансовый отчет  с неизрасходованными суммами 

 

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

 

 В программе "1С:Бухгалтерия  8" формируется документ «Авансовый  отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 рублей, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска - 10.09 и счет учета НДС - 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

 

Дебет 10.09 Кредит 71.01 -  7 627,12 рублей,

Дебет 19.03 Кредит 71.01 - 1 372,88 рублей.

 

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

 

 Возврат неизрасходованной  суммы (1 000 рублей) отражается в  программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

 

Дебет 50.01 Кредит 71.01 - 1 000 рублей.

Рис. 3. Приходный кассовый ордер 

 

 Для того чтобы  проконтролировать, что все расчеты  отражены в программе правильно,  можно составить оборотно-сальдовую  ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 71.01 с отбором  по сотруднику В.Д. Иванову

 

Вариант 2.  Авансовый  отчет с перерасходом

 

08.04.2011 Иванов В.Д. представил  авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.

 

 В данной ситуации  в программе "1С:Бухгалтерия  8" формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

 

Вариант 3. Авансовый отчет  с невозвращенными суммами

 

 Иванов В.Д. представил  авансовый отчет 08.04.2011 года. В  приказе руководителя было указано,  что сумма на покупку внешнего  жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника. 

 

 Подотчетные суммы,  не возвращенные работниками  вовремя, отражаются по кредиту  счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

 

 В программе "1С:Бухгалтерия  8" операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки: