Учёт горюче-смазочных материалов и отдельных предметов, учитываемых в составе оборотных средств

- специальные инструменты  и специальные приспособления: инструменты, штампы, пресс-формы и подобные им предметы, используемые для выполнения только одного индивидуального заказа или производства определенных изделий (изготовления деталей и узлов, сборки и испытания изделия в целом и т.д.);

- сменное оборудование: многократно используемые в производстве приспособления к основным средствам и другие вызываемые специфическими условиями изготовления продукции устройства [изложницы и принадлежности к ним, прокатные валки (рабочие и опорные), фурмы воздушные, мульды различного назначения, желоба для разливки и заливки металла, челноки, катализаторы и сорбенты твердого агрегатного состояния и т.п.;

- технологическая тара  — тара для хранения товарно-материальных ценностей на складах либо многократно используемая непосредственно в технологическом процессе (контейнеры для транспортировки отдельных деталей, поддоны и т.п.);

- производственный инвентарь  — предметы производственного назначения, которые создают условия для осуществления и облегчения технологических операций (рабочие столы, верстаки, оборудование, способствующее охране труда, шкафы, стеллажи, лари, тумбочки и т.п.);

- хозяйственный инвентарь  — конторская и другая мебель  и обстановка (столы, стулья, шкафы,  портьеры и т.п.), вешалки, гардеробы,  телефонные аппараты, противопожарный инвентарь и т.п.;

- специальная одежда, специальная обувь и средства  индивидуальной защиты — комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и т.п.;

- форменная одежда, предназначенная  для выдачи работникам организации; одежда и обувь в организациях здравоохранения, просвещения, социального обеспечения и других, состоящих на бюджете;

- временные (нетитульные)  сооружения, приспособления и устройства, расходы по возведению которых относятся на затраты строительных работ в составе накладных расходов;

- постельные принадлежности  — матрацы, подушки, одеяла, простыни, наволочки, полотенца и т. п.;

- предметы, предназначенные  для выдачи напрокат;

- многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала (плодово-ягодные всех видов и др.);

- прочие предметы —  столовая посуда и столовые  принадлежности, инвентарь для социально-культурных мероприятий, спортивный и туристский инвентарь, брезент и др.

По месту нахождения специальная оснастка и специальная  одежда подразделяются на предметы на сладе и в эксплуатации.

В бухгалтерском учете они отражаются по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим затратам на их приобретение или изготовление.

Фактическая себестоимость  приобретения (заготовления) складывается из стоимости по ценам приобретения и расходов по заготовке и доставке этих предметов на предприятие.

 

1.2 Документация по  учету движения топлива, специальных  оснастков, одежды, хозяйственного инвентаря и других хозяйственных принадлежностей

 

Инструкция  по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее - Инструкция N 133), строго не регламентирует применение тех или иных форм первичных учетных документов по движению горюче-смазочных материалов, в том числе по их расходу (списанию), как это было в Инструкции о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.05.2002 N 74 (далее - Инструкция N 74), и Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 N 114 (далее - Инструкция N 114).

Первичными  учетными документами, которыми оформляется  учет движения и списания ГСМ, согласно Инструкции N 133 являются [     , с.12]:

1) ведомость  учета выдачи горюче-смазочных  материалов. Этот документ движения ГСМ, т.к. выдача ГСМ еще не дает основания для его списания.

Такая ведомость должна содержать необходимые реквизиты: наименование выданных ГСМ, их количество (в единицах, в которых осуществляется складской учет и учет движения ГСМ в бухгалтерии), фамилии и имена материально ответственного лица и водителя, получившего ГСМ, их подписи. Все другие реквизиты, необходимые для идентификации документа, должны быть заполнены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности".

Вопрос о  том, должна ли такая ведомость составляться в разрезе автомобилей или МОЛ, т.е. на каждый автомобиль или МОЛ - отдельная ведомость, решается в зависимости от масштабов и направлений деятельности организаций.

Кроме этого  документа движения ГСМ, в Инструкции N 133 упоминаются еще: лимитно-заборная карта, требование-накладная, требование, накладная.

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска  материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

2) отчет о  движении горюче-смазочных материалов- это документ второго уровня, т.е. при его составлении материально-ответственное лицо склада подтверждает движение вверенных ему ГСМ другими первичными учетными документами как по приходу под его ответственность, так и по расходу. Среди таких документов перечислены: товарно-транспортные накладные, требования, ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов. Заметим, что товарно-транспортные накладные, требования могут быть как документами по приходу, так и по расходу ГСМ для отдельного МОЛ.

Отчет о движении ГСМ вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Так же, как и  ведомость учета выдачи ГСМ, отчет  о движении ГСМ не дает основания  для списания ГСМ в организации  в целом;

3) документы  отпуска и списания ГСМ на  затраты:

- накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов;

- карточки учета  расхода топлива за отчетный  период;

- отчет о  расходе горюче-смазочных материалов  на производство.

  В качестве основания для списания бензина и дизельного топлива на затраты производства указывались накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.

Что касается карточек складского учета, то в п. 57 Инструкции N 133 указывается, что отпуск материалов со складов (из кладовых) в подразделения организации на производство может оформляться путем записи в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и первичным учетным документом. На карточках складского учета проставляются учетные цены материалов (ГСМ). С методом ведения карточек складского учета ранее в Инструкции N 114 связывались методы ведения бухучета материалов: сальдовый и с использованием оборотных ведомостей. В первом случае карточки складского учета заполнялись по форме оборотной ведомости с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы; остатки выводились соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках складского учета производил работник бухгалтерской службы или уполномоченное лицо.

Подчеркнем, что  путевые листы, являясь первичными учетными документами и бланками строгой отчетности, не дают основания для списания ГСМ на затраты. Их данные нужно сначала обобщить в таких документах, как накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов и (или) карточки учета расхода топлива за отчетный период.

Что касается отчета о расходе горюче-смазочных материалов на производство, то это новый документ списания. Он может являться основанием для списания ГСМ на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом.

Специальные одежду, обувь и средства индивидуальной защиты работники организации получают в соответствии с утвержденными нормами как бесплатно, так и за плату.

Учет специальных одежды, обуви и средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам организации в индивидуальное пользование, ведется в личной карточке учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений формы МБ-6. Карточка открывается в одном экземпляре на каждого работника и хранится у кладовщика, выдавшего эти ценности. В случае утери взятых предметов в личной карточке в графах "Возвращено" делается запись: "Акт выбытия № и дата".

Спецодежда кратковременного пользования (рукавицы и т.п.) выдается по спискам.

Дежурные специальные  одежда и обувь и средства индивидуальной защиты коллективного пользования (тулупы, перчатки диэлектрические и т.п.), выдаваемые работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены, должны находиться в кладовых и выдаваться под ответственность мастеров (бригадиров) и других работников, перечень которых утверждается руководителем организации. В некоторых случаях эти предметы закрепляются за определенными рабочими местами и передаются посменно под ответственность мастеров, бригадиров и других лиц с отражением на отдельных карточках с пометкой "Дежурная".

Работники сдают спецодежду в стирку, ремонт или на дезинфекцию и хранение по ведомости № МБ-7 с распиской материально ответственного лица о приемке. Возврат ее оформляется по тем же ведомостям, в которых была оформлена приемка, только уже под расписку получателя.

Ведомость формы № МБ-7 также применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты работникам организации в индивидуальное пользование и их возврата при механизированной обработке учетных данных. Она заполняется в двух экземплярах кладовщиком отдельно на выдачу и на возврат указанных ценностей и оформляется соответствующими подписями. Один экземпляр ведомости передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

Производственный и  хозяйственный инвентарь отпускается  со склада в эксплуатацию непосредственно в подотчет материально ответственных лиц на основании накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма М-11). Его аналитический учет ведется в разрезе каждого материально ответственного лица в специальных описях, в которых делаются отметки о поступлении и выбытии инвентаря. Для контроля за наличием и движением инвентаря бухгалтерия заводит оборотные ведомости по каждому месту эксплуатации и материально ответственному лицу.

Организация учета постельных принадлежностей, находящихся в эксплуатации, аналогична учету хозяйственного инвентаря. Дополнительно на этих предметах ставится штамп с наименованием предприятия, года и месяца их выдачи.

Производственный и  хозяйственный инвентарь отпускается  со склада в эксплуатацию непосредственно в подотчет материально ответственных лиц на основании накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма М-11). Его аналитический учет ведется в разрезе каждого материально ответственного лица в специальных описях, в которых делаются отметки о поступлении и выбытии инвентаря. Для контроля за наличием и движением инвентаря бухгалтерия заводит оборотные ведомости по каждому месту эксплуатации и материально ответственному лицу.

 

 

 

1.3 Инвентаризация топлива  и отдельных предметов как форма контроля за их наличием

 

Все организации обязаны  регулярно проводить инвентаризацию всего имущества, в т.ч. топлива  и отдельных предметов. Порядок  и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, что закрепляется в графике проведения инвентаризаций. Обычно график составляется и утверждается руководителем в начале отчетного года.

Проведение инвентаризации топлива и отдельных предметов  обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризации подлежат также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки на давальческих условиях, имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи (акты) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Предметы, находящиеся  в эксплуатации, инвентаризируются  по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи (акты) предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.