Учёт кассовых операций

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность  на документах подписи главного  бухгалтера, а на расходном кассовом  ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

- правильность оформления  документов;

- наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления (пункт 20 Порядка ведения кассовых операций). Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме “Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров”, составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению (пункт 21 Порядка ведения кассовых операций).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход организации (пункт 27 Порядка ведения кассовых операций).

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1)

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) применяется для оформления поступления наличных денежных средств  в кассу организации, как при  ручном, так и при машинном способе  обработки информации (прил. ). Наличные деньги приходуются в кассу организации:

- при снятии денежных  средств с расчетного, текущего, бюджетного и других счетов  организации в банке; 

- при поступлении от  платных потребителей, покупателей,  заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;

- при приеме денежной выручки от торговых точек предприятия, реализующих продукцию, работы, услуги с применением контрольно-кассовых машин;

- при поступлении от  подотчетных лиц при возврате  неиспользованного остатка денежных  средств, полученных под отчет; 

- при поступлении от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, выданных займов и ссуд, излишне полученной заработной платы.

В соответствии с Законом  Российской Федерации от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее - Закон о применении ККМ) прием наличных денег предприятиями при расчетах с населением производится с обязательным использованием контрольно-кассовых машин. Деньги принимаются в главную кассу организации от кассиров торговых точек на основании кассовых чеков.

Оприходование денежных средств, принятых от населения, напрямую в главную кассу организации  не допускается. Исключением являются предприятия, освобожденные от применения ККМ при расчетах с населением и выдающие покупателям (заказчикам) для подтверждения произведенной операции документы строгой отчетности, оформленные в соответствии с требованиями законодательства.

 Несмотря на то, что все первичные документы  должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККМ допускается оформление приходного кассового ордера не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

 Приходный кассовый  ордер составляется в одном  экземпляре работником бухгалтерии,  подписывается главным бухгалтером  (или лицом, уполномоченным на  это письменным распоряжением  руководителя предприятия). Затем  он регистрируется в журнале  приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передается в кассу для исполнения. При получении приходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие на документах  подписи главного бухгалтера  и ее подлинность;

- правильность оформления  ордера; 

- наличие перечисленных  в ордере приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается  кассиром и главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным), заверяется печатью (штампом) кассира и выдается на руки сдавшему деньги. Напоминаем, что в соответствии с Законом о применении ККМ квитанция к приходному кассовому ордеру не может служить документом, подтверждающим прием денежных средств от населения.

 Важным моментом  при оформлении приходных и  расходных кассовых документов  является то, что при их заполнении  запрещается внесение любых исправлений.  Приходный кассовый ордер, содержащий  подчистки, помарки, исправления считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.  
    Для того, чтобы приходный кассовый ордер считался оформленным полностью, необходимо четкое и разборчивое заполнение всех его реквизитов, в том числе наименования предприятия и структурного подразделения, их кодов по ОКПО, корреспондирующего счета, субсчета.

Особое внимание советуем обратить на заполнение следующих реквизитов.

Номер и дата приходного кассового ордера должны строго соответствовать  номеру и дате квитанции.

По строке "Основание" следует указывать содержание хозяйственной операции.  
    По строке "В том числе" указывается цифрами сумма НДС, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)". Если расчеты наличными денежными средствами в данном регионе облагаются налогом с продаж, то его сумма выделяется цифрами в этой же строке. Если налог с продаж не взимается, то никаких записей по этому поводу делать не следует.

По строке "Приложение" необходимо перечислить все прилагаемые первичные и другие оправдательные документы с указанием их номеров и дат составления.

В графе "Кредит, код  структурного подразделения" указывается  код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2)

Выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2), обязательным к заполнению как при ручном методе обработки данных, так и при обработке информации на компьютере (прил. ).

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы организации  на следующие цели:

- на выплату заработной  платы, материальных пособий,  стипендий, вознаграждений физическим лицам;

- под отчет работникам  предприятия на хозяйственные,  операционные и командировочные  расходы;  

- на возмещение расходов, понесенных сотрудником предприятия  в ходе хозяйственной, операционной  или командировочной деятельности;

- на выплату ссуд, займов  и другие подобные цели.

Расходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия). Затем он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передается в кассу для исполнения. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах, ведомостях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. 

 Выдавать расходные  кассовые ордера на руки лицам,  получающим по ним деньги, не  разрешается. 

Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию, стипендий может производиться по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, на это уполномоченных).

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований документы  к исполнению не принимаются и  возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.  
    Для получения денег по расходно-кассовому ордеру получатель предъявляет паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность. Кассир записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Затем получатель собственноручно расписывается в ордере (чернилами или шариковой ручкой) и в графе "Получил" указывает соответствующую сумму: рублей - прописью с большой буквы, копеек - цифрами.

Получатели денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости также должны предъявлять документы, удостоверяющие их личность, и расписываться в соответствующих графах ведомости. Запись о данных документа, удостоверяющего личность, ни на расходном кассовом ордере, ни на ведомости в этом случае не делается, сумма прописью не указывается.  
    По истечении установленных сроков выплат по платежным (расчетно-платежным) ведомостям не выданные по ним суммы депонируются, фактически выплаченная сумма записывается в кассовую книгу, а на ведомости проставляется номер и дата расходного кассового ордера.

 И только после  этого расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных)  ведомостях, регистрируются в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров. 

Денежные средства могут  выдаваться по доверенности, оформленной в установленном порядке. В этом случае в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости и остается в документах дня.

 Внесение любых исправлений в расходные кассовые документы запрещено. Расходный кассовый ордер, содержащий подчистки, помарки, исправления, не может быть принят к исполнению и должен быть уничтожен.

При оформлении расходного кассового ордера также необходимо проследить, чтобы были правильно  заполнены все реквизиты документа, в том числе наименование предприятия и структурного подразделения, их коды по ОКПО, номер корреспондирующего счета, субсчета.

Номера и даты выписки  расходных кассовых ордеров должны проставляться строго по порядку  их оформления и регистрации.

По строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции.  
    По строке "Приложение" перечисляются все прилагаемые первичные и другие оправдательные документы с указанием их номеров и дат составления.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допускается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов (форма N КО-3)

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется  для регистрации бухгалтерией приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов, платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений  на выдачу денег, счетов и других документов до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и выплату других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

При оформлении журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следует обратить внимание на то, чтобы были корректно заполнены все реквизиты формы, в том числе наименование организации и структурного подразделения, их коды по ОКПО (прил. ).

 В графу "Примечание" обычно переносится информация о содержании хозяйственной операции, указываемая по строке "Основание" приходных и расходных кассовых ордеров.

Кассовая книга (форма N КО-4)

 Кассовая книга  (форма N КО-4) необходима для учета  всех поступлений и выдач наличных денег организации. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью (прил. ). На последней странице делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.