Учёт кассовых операций

В организациях, где выручка  – каждый день, кассовая книга ведётся  каждый день. На небольших предприятиях, где выручка поступает не каждый день, записи в кассовой книге могут производится один раз в неделю,  или раз в 10 дней и ведутся в двух экземплярах. Одна часть (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр. Другая часть (без горизонтальных линеек) служит вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира за день. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Кассир записывает все  операции по приему и выдаче денежных средств сразу же после их совершения на основании приходных и расходных  кассовых ордеров. Записи начинаются на лицевой стороне неотрывной части  листа после строки "Остаток  на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки "Перенос" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам ее оборотной стороны.  

   Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. При этом на предприятиях должно быть обязательно выполнено условие полной сохранности документов.

 К началу каждого  рабочего дня должна формироваться машинограмма "Вкладной лист кассовой книги", и одновременно с ней - машинограмма "Отчет

кассира". Нумерация  листов кассовой книги должна быть сплошной и проставляться автоматически  в порядке возрастания с начала года. На "Вкладном листе кассовой книги" в конце каждого месяца должно автоматически выводиться общее количество листов кассовой книги за месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

В конце рабочего дня  кассир определяет итоги всех операций, выполненных за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку во вкладном листе кассовой книги.

 Исправления в кассовой  книге, в принципе, допускаются,  но они должны быть оформлены  строго в установленном порядке.  Это значит, что требуются подписи  кассира и главного бухгалтера (или лица, его заменяющего). Подчистки  и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещены.  
Строгому контролю подлежит нумерация листов кассовой книги: путаница, пропуски или сдвоенная нумерация не допускаются.

Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5)

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег (прил. ), выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику). В конце каждого рабочего дня кассиры отчитываются перед главным (старшим) кассиром и сдают остатки наличных денег вместе с кассовыми документами по произведенным операциям под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. По авансам, полученным по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, кассиры отчитываются по окончании сроков, установленных для выплаты по ним денежных средств. До окончания этих сроков они ежедневно сдают в кассу под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям.

 

1.3. Получение наличных денежных средств

 

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом  счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в  кассу, а в кредит — выбытие  денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»  и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитывают находящиеся  в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и  выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале  ордере №3. По окончании отчетного  периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Оприходование наличных денежных средств в кассу организации  осуществляется:

а) при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и

других видов счетов в банке;

б) от покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и

реализованные товары;

в) от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных

под отчет;

г) от работников организации в погашение причиненного материального

ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные  товары и услуги;

д) при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и

физическими лицами.

Поступление денежных средств  в кассу в зависимости от источника  поступления могут корреспондироваться со следующими счетами (табл.1)

Таблица 1

Стандартная корреспонденция счетов при поступлении наличных денег в кассу организации

№ п/п	Операции	Документ	Корреспондирующие счета
			Д	К
1	2	3	4	5
1.	при получении наличных денег в  кассу для  расчётов с работниками, как по основной деятельности, так  и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчёт  и др.	Приходно-кассовый ордер, корешок в  чековой книжки	50	51 «Расчётный счёт»
2.	при поступлении выручки наличными  деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные  работы и оказанные услуги;	Приходно-кассовый ордер (юридическим лицам), кассовый чек	50	62 «Расчёты с покупателями  и заказчиками»
3.	при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;	Приходно-кассовый ордер	50	66 «Расчёты по краткосрочным  кредитам и займам»
4.	при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;	Приходно-кассовый ордер	50	67 «Расчёты по долгосрочным  кредитам и займов»
5.	при  поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки столовых, буфетов, ларьков и т.д.;	Приходно-кассовый ордер	50	71 «Расчёты с подотчётными  лицами»
6.	при получении денег наличными  по возмещению материального ущерба;	Приходно-кассовый ордер	50	73 «Расчёты с персоналом  по прочим операциям»
1	2	3	4	5
7.	при  внесении наличными деньгами вклада одним из участников уставного капитала;	Приходно-кассовый ордер	50	75 «Расчёты с учредителями»,  субсчёт1 «Рас-чёты по вкладам в уставный (складочный) капитал»
8.	при поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъёмщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства, переданные арендаторам на условиях долгосрочной аренды и в других случаях.	Приходно-кассовый ордер, кассовый чек	50	76 «Расчёты с разными деби-торами и креди-торами»
9.	При поступлении выручки за проданные  товары	Приходно-кассовый ордер, кассовый чек	50	90 «Продажи»
10.	При списании положительной курсовой разницы	расчёт	50	91 «Прочие до-ходы и  расходы»

 

При приеме денежных билетов  и монет кассиры организаций обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России, которые указаны в Приложении № 1 к Порядку ведения кассовых операций.

Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации (пункт 13 Порядка ведения кассовых операций).

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиска кассового аппарата

 

1.4. Выдача наличных денежных средств

 

Выдача денежных средств  из кассы организации производится:

а) на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений и т.п. выплат физическим лицам;

б) под отчет на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;

в) по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

Выдача наличных денег  из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или  надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера (пункт 14 Порядка ведения кассовых операций). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдачи наличных денежных средств из кассы, т.е. по кредиту  счёта 50 «Касса», субсчёт 1 «Касса организации» производится расходование в дебет  следующих счетов.(табл.2)

Таблица 2

Стандартная корреспонденция  счетов при выдаче наличных денег из кассы организации

№ п/п	Операции	Основание	Корреспондирующие счета
			Д	К
1	2	3	4	5
1	при взносе наличных денег на расчётный  счёт в банке;	Расходно-кассовый ордер, объявление на взнос наличными	51 «Расчётный счёт»	50
2.	при погашении задолженности перед поставщиками;	Расходно-кассовый ордер, счёт поставщика, кассовый чек организации продавца	60 «Расчёты с поставщиками  и подрядчиками»	50
1	2	3	4	5
3.	при выдаче работникам наличных денег  под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;	Расходно-кассовый ордер на основании заявление с визой  руководителя или приказа	71 «Расчёты с подотчётными  лицами»	50
4.	при выдаче работникам наличных денег  в виде ссуды на индивидуальные нужды  и другие счета.	Расходно-кассовый ордер	73 «Расчёты с персоналом  по прочим операциям»	50
5.	выявлена недостача денег в  кассе, недостача удержана из заработной платы кассира	Акт инвентаризации, справка	94 «Недостачи и потери  от порчи ценностей»   73 70	50       94 73

 

Особенности при выдаче наличных денежных средств:

а) заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям (пункт 14 Порядка ведения кассовых операций).

б) выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера организации - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации (пункт 16 Порядка ведения кассовых операций).

в) в централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости (пункт 14 Порядка ведения кассовых операций).

г) выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров (пункт 16 Порядка ведения кассовых операций).

Действия кассира при  выдаче денег:

а) во всех случаях

- производит выдачу денег только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или документе, его заменяющем;

б) отдельному лицу

- требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт, в организации - удостоверение с фотографией и личной подписью владельца, выданное этой организацией, и др.), записывает наименование и номер документа, кем и когда был выдан и отбирает расписку получателя (пункт 15 Порядка ведения кассовых операций);

в) нескольким лицам

- требует предъявления документов, удостоверяющих их личности, но не записывает данные этих документов на денежном документе, заменяющем расходный кассовый ордер. Получатели должны расписаться в соответствующей графе платежных документов (пункт 15 Порядка ведения кассовых операций);

г) доверенному лицу

- если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Далее порядок выдачи денег идентичен порядку выдачи денег отдельному лицу. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости (пункт 16 Порядка ведения кассовых операций).