Учёт кассовых операций

Учёт операций по ценным бумагам на этом предприятии не производится, т.к. организация не работает с ценными  бумагами.

 

2.2. Организация кассы предприятия на ООО «фирме Йорт»

 

В малых организациях, как ООО «фирма Йорт», не имеющих  в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер (или другой работник) по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности (или это может быть обязательство кассира). В Приложении 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации 1993 г. изложены признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми  руководствуется бухгалтер-кассир при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.

Контрольно-кассовый аппарат  предприятия ООО «фирма Йорт»  зарегистрирован и поставлен  на учёт в местной налоговой инспекцию. Руководителем организации созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации» (письмо ЦБ РФ от 04.10,93 № 18), которые включают:

1) рекомендации по  обеспечению сохранности денежных  средств при их хранении и  транспортировке;

2) единые требования  по технической укреплённости  и оборудованию сигнализацией  помещений касс организации. 

В соответствии с указанными нормативами для обеспечения  надёжной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса  на данной фирме организована следующим образом:

- для кассы на предприятии  отведена специальная комната,  которая изолирована от других  служебных и подсобных помещений;

- эта комната с дверью  и окошком для выдачи денег  была предусмотрена ещё в проекте  здания;

- помещение кассы имеет капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка;

- внешняя дверь деревянная  открывается наружу, имеющая смотровой  глазок, металлическую цепочку и  врезной замок; а внутренняя  дверь в виде стальной решётки  открывается вовнутрь и закрывается  на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов;

- имеет сейф для  хранения денег и ценностей,  в обязательном порядке прочно  прикреплённый к строительным  конструкциям пола и стены  и стальными ершами;

- имеет место быть  огнетушитель в исправном состоянии и охранно-пожарную сигнализацию.

- также регулярно проверяется  техническая исправность (дата, время  и другие неполадки) кассового  аппарата фирмы. Техническое обслуживание  производит фирма, у которой  был приобретён аппарат («ОКА-Чаллы»).

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу  во время совершения операции —  заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим  отношения к ее работе, воспрещается.

На весь перечень работ  по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

Кассы организаций могут  быть застрахованы в соответствии с  действующим законодательством.

Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Контрольно-кассовая техника  используется на этой фирме для расчётов с населением. Этот кассовый аппарат  зарегистрирован в налоговых  органах по месту нахождения  ООО «фирмы Йорт» и находится на техническом обслуживании на предприятии-изготовителе аппарата – «ОКА-Чаллы» (или в региональных центрах технического обслуживания).

После окончания рабочего дня кассир пересчитывает денежную наличность в кассе, сверяет её с  книжным остатком и опечатывает сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у бухгалтера-кассира. Учтённые дубликаты ключей хранятся у руководителя  ООО «фирмы Йорт». При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Но не все операции предприятия производятся наличными  деньгами, все больше организация  прибегает к использованию своего расчетного счёта, который необходим  сейчас всем организациям. Поэтому раз в месяц или чаще бухгалтер-кассир отправляется  в банк ООО «Камский Коммерческий Банк», который их обслуживает, за наличными деньгами для выдачи заработной платы работникам организации, на покупку грузо-смазочных материалов, на канцелярские товары, на хозяйственные расходы и очень редко на сырьё и материалы (для этого в основном используется расчётный счёт). Туда она отправляется на служебной машине в сопровождении доверенного лица,  так как запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом. И в соответствии с указанными выше нормативами при транспортировке бухгалтеру-кассиру и сопровождающему запрещается:

а) разглашать маршрут  движения и размеры суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

б) допускать в салон транспортного средства постороннего человека;

в) посещать попутно рынки  или другие подобные места;

г) выполнять какие-либо другие поручения коллег, которые  бы отвлекали от доставки денег по назначению и т.д..

Наличные деньги из банка  бухгалтер-кассир в праве получить только  на основании чека из чековой книжки организации. На данном предприятии чековая книжка находится у главного бухгалтера фирмы и заполняет её она собственноручно, так как вносить записи в чек необходимо достаточно аккуратно и разборчиво. Иначе, в банке могут просто из-за неаккуратной «закорючки» не принять чек. Подписывается чек директором фирмы.

 

2.3. Учёт кассовых операций на ООО «фирме Йорт»

 

В комнате стоит кассовый аппарат с которого каждый день снимается  отчёт о приходе. Затем идет следующий порядок регистрации:

1) отчёт кассы, т.е.  такая функция кассового аппарата, которая позволяет вывести сумму  реализации за день. Этот кассовый  чек (отчёт) прикрепляется в  тетрадь, специально отведённая  для отчёта;

2) на основании кассового  чека производится оформление первичных документов по приходу (приходный кассовый ордер);

3) регистрация первичных  документов в журнале регистрации, произвольной формы;

4) записи в кассовую  книгу производятся ежедневно (под копирку в двух экземплярах). В результате ежедневное подведение остатка по кассовой книге, что обеспечивает четкость в учёте и наглядность;

5) второй экземпляр  (под копирку) скрепляется с  приходным кассовым ордером, что  является отчётом кассира (прил. ), который собирается в специальной папке для дальнейшей отчётности в бухгалтерии.

Остаток на конец данного  дня переносится на начало последующего. Остаток по кассовой книге  контролироваться бухгалтером (кассиром), чтобы он не превысил кассового лимита предприятия (здесь лимит составляет 6 000 рублей, т.к. предприятие не большое). Лимит остатка кассы определяется исходя из объёмов налично-денежного оборота предприятий с учётом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит кассы устанавливается ежегодно. Лимит кассы, то есть предельная сумма остатка наличных денежных средств, которая может храниться в кассе организации, установлен банком, обслуживающий ООО «фирму Йорт». Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы (выплат по социально-трудовых льгот, выплат пособий по социальному страхованию) в течение 3-х дней, включая день  получения денег из банка. Утром на 4-ый день невыданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк. Поэтому в ООО «фирме Йорт» деньги на оплату труда работников стараются получить из банка в середине недели (например, в среду), чтобы до конца недели (до пятницы) успеть выдать её и не оставлять в сейфе на выходные крупные суммы. Процесс расчета ООО «фирмы Йорт» с работниками организации по оплате труда можно рассмотреть поэтапно:

1. Гл.бухгалтером в расчётной ведомости по оплате труда начисляет

заработную плату работникам фирмы на основании «Табеля учёта отработанных работником часов», который подаётся бригадиром цеха в первых числах месяца.

2. Затем гл.бухгалтер заполняет чек из чековой книжки организации на

общую сумму, необходимую  на выдачу заработной платы (пособий  по беременности, по уходу за ребёнком, по временной нетрудоспособности и т.д.) всех работников.

3. После чего бухгалтер-кассир с чеком и паспортом отправляется в банк

для получения необходимой  суммы.

4. По возвращении на рабочее место бухгалтером-кассиром заполняется

приходно-кассовый ордер на ту сумму, которую она сняла с расчётного счёта. Этот документ как положено должен быть зарегистрирован и в конце дня будет прикреплён к отчёту кассира.

5. Заработная плата выдаётся кассиром на основании «Ведомости на выдачу

заработной платы», куда были занесены данные из расчётной ведомости (графа к оплате). В этой ведомости работник  должен поставить подпись о получении заработной платы напротив своей фамилии и суммы, которую выдал ему кассир. Ведомость на выдачу заработной платы заполняет бухгалтерия, она у них регистрируется и нумеруется (прил. ). На лицевой стороне ведомости указывается дата получения денег с расчётного счёта и срок их хранения (3 рабочих дня).

После того, как заработная плата выдана полностью или истёк  срок хранения суммы (сверх лимита), ведомость на выдачу заработной платы считают закрытой. А в конце этого дня кассиром составляется расходно-кассовый ордер, основанием для которого будет выдача заработной платы (ведомость на её выдачу). Порядок регистрации расходного кассового документа аналогичен приходному.

Эта фирма занимается производством, а значит, происходит реализация продукции. Прием денег от покупателей кассир на основании бланка с подписью бригадира, оформленного непосредственно в цехе, где покупатель выбирает необходимый ему товар (по размерам и качеству). Если же изделие требует времени для изготовления (оконные блоки, балконные двери и т.д.), то оплата производится на основании расчётов по размерам покупателя исходя из установленной цены за 1пагонный метр, 1 кв.м. или 1 куб.м..  Затем покупатель идёт в кассу, где кассир пробивает на положенную сумму чек и оформляет приходно-кассовый ордер, а квитанцию от него отдаёт покупателю вместе  с кассовым чеком. После чего на основании кассового чека  покупатель в цехе получает свой товар (заказ). И в конце дня приход будет состоять не только из денег, поступивших с расчётного счёта на выдачу, например, заработной платы, но и суммы реализации за день (прил. ). Таким образом, кассир составляет два приходно-кассовых ордера. И в кассовой книге регистрироваться они будут по отдельности (с разными регистрационными номерами).

Поступление денежных средств  в кассу предприятия отражается  в кассовых документах следующей  бухгалтерской проводкой 

Дт сч.50 «Касса»

Кт сч.51 «Расчётный счёт»;

Реализация за день:

Дт сч.50 «Касса» 

Кт сч.90 «Продажи»;

Выдача из кассы заработной платы работникам:

Дт сч.70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» 

Кт сч.50 «Касса»;

Выдача наличных денег подотчёт:

Дт сч.71 «Расчёты с подотчётными лицами» 

Кт сч.50 «Касса»;

А при сдачи наличных денежных средств на расчётный счёт организации:

Дт сч.51 «Расчётный счёт» 

Кт сч.50 «Касса».

Это основные корреспонденции  счетов, которые используются на данном предприятии при учёте кассовых операций.

Если, сделав отчёт по кассе за день, в кассовой книге обнаружено превышение лимита кассы или бухгалтер-кассир уже приблизительно знают, что остаток на начало дня приближается к лимиту кассы, то бухгалтер-кассир сообщает в банк за 2-3 часа до конца рабочего дня. После чего вечером инкассовая машина забирает определённую сумму. До их прихода бухгалтером-кассиром заполняется препроводительную ведомость (где указывается дата сдачи, сумма и какими купюрами), и расходно-кассовый ордер. Есть также определённые дни, закреплённые за фирмой, в которые инкассация приезжает без предупреждения, поэтому необходимо заранее предупредить банк, если сдавать деньги фирма в этот день не будет.

 

2.4. Инвентаризация  наличных денежных средств ООО «фирмы Йорт»

 

В сроки, установленные руководителем ООО «фирмы Йорт» - раз в год, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявления недостачи или излишки. Акт ревизии (инвентаризации) кассы составляют в двух экземплярах: один остаётся в делах, другой – у кассира (прил. ) При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира ООО «фирма Йорт». Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых Операций систематически проверяет обслуживающий их банк (не реже одного раза в два года). А вообще поскольку это частное предприятие и в интересах руководителя следить за поступившими в кассу предприятия наличными деньгами. Поэтому он производит неофициальную проверку ежедневно.