Формирование системы управленческой отчетности

Направления деятельности:

- санаторно-курортное лечение;

- семейный отдых.

Основные лечебные профили санатория: лечение заболеваний нервной и сердечно-сосудистой систем, болезни опорно-двигательного аппарата и желудочно-кишечного тракта, гинекологические заболевания и патология органов нетуберкулезного характера.

На рисунке 2.1 представлены возможные виды деятельности санатория «Енисей» и доля каждого вила в объеме предоставляемых санаторием услуг.

 

Рисунок 2.1 – Виды деятельности санатория «Енисей»

 

В штате здравницы работают кандидаты медицинских наук, врачи  высшей и первой категории. Большинство медицинских сестер имеют первую квалификационную категорию.

На рис. 2.2 приведена организационная структура санатория «Енисей».

Рисунок 2.2 – Организационная структура санатория «Енисей»

 

В санатории  сложилась определенная организационная структура. Возглавляет управление санаторием директор, в непосредственном подчинении у которого находятся руководители структурных подразделений, а именно:

1) зам. директора по  эксплуатации и строительств, в  ведении которого управление ремонтно-строительной службой, парковым хозяйством, службой эксплуатации жилого фонда;

2) зам. директора по  медицинской части, который возглавляет  медицинскую часть санатория, в том числе старший, средний, младший медицинский персонал, пляж, аптеку;

3) зам. директора по технологической части, который руководит деятельностью обслуживающих производств, а именно работой котельной; службой энергетики; службой обслуживания и ремонта водопровода, канализации; службой связи и слаботочных коммуникаций; службой обслуживания и ремонта инженерного и сантехнического оборудования;

4) главный бухгалтер возглавляет  бухгалтерию и отвечает за  организацию бухгалтерского учета  в санатории, ему подчиняются  бухгалтера и кассир, а также  сотрудники вычислительного центра.

Большинство санаторно-курортных организаций, в том числе и санаторий «Енисей» в настоящее время имеют линейно-функциональную организацию.

Унитарная (линейно-функциональная) структура с установленной иерархией взаимоотношений и ответственности, существующей неопределенно долгое время (Рисунок 2.3). Это классическая форма организационной структуры, она характеризуется строгой подчиненностью сотрудников низшего звена управления руководителям высшего и передачей информации и команд преимущественно по вертикали.

 

Рисунок 2.3 – Линейно-функциональная форма организации

 

Линейно-функциональная форма организации имеет несомненные  достоинства, в частности:

- стимулирует профессиональную специализацию;

- не допускает дублирования функций и обязанностей внутри организации;

- улучшает вертикальную координацию в каждой из функциональных ветвей [10, c. 94].

Однако существенны  и недостатки этой формы организации: отсутствие формальных горизонтальных связей приводит к тому, что информация может достичь низших уровней на «соседней вертикали», только поднявшись до самого верха по «нашей» функциональной ветви. Это затрудняет координацию между отдельными функциональными ветвями, способствую проявлению конфликта интересов и целей отдельных функциональных ветвей и тем самым увеличивает затраты (финансовые и временные) на управление такой системой. Поэтому компании, работающие в наиболее технологичных отраслях или выпускающие продукцию по единичным заказам (аэрокосмическая отрасль, консалтинг и аудит, производство программного обеспечения), не довольствуясь такой схемой, имеют хотя бы зачатки матричной формы организации. При линейно-функциональной форме организации помимо бухгалтеров-аналитиков, работающих непосредственно в структуре учетно-финансовой службы (в финансовой вертикали), назначаются экономисты, нормировщики, администраторы цехов, отделов, служб (учетно-финансовые сотрудники на средних и низших уровнях производственной, сбытовой и других вертикалей) [28, c. 74].

Организация управленческого  учета будет во многом зависеть от того, какая форма реализации этих функций будет целесообразной для данной организации. Поэтому рассмотрим дальше систему составления отчётности по уровням управления и предложим вариант построения управленческой отчётности в санатории «Енисей».

 

 

 

 

2.2. Составление отчетности по уровням управления

 

После того, как  определены цель, задачи и условия  функционирования системы управленческого  учета, нужно оценить, из каких элементов  эта система должна состоять и на каких уровнях она может работать.

Компонентами  этой системы являются:

1. Материальные компоненты:

а) отдел или  специалист, занимающийся данной работой;

б) оргтехника;

в) программное  обеспечение;

2. Нематериальные компоненты:

а) параметры  управленческого учета (направления, центры доходов, центры затрат);

б) план счетов для управленческого учета; система  кодов для кодировки движения денежных средств;

в) формы отчетов  о затратах (с группировкой по центрам  затрат и видам затрат), отчета о  прибылях и убытках, отчетов финансового  анализа полученных системой управленческого учета результатов и др.;

г) учетная политика;

3. Процедурные компоненты:

а) методика сбора  информации для нужд управленческого  учета;

б) наличие различных  уровней системы управленческого  учета [18, c. 108].

Уровни системы  управленческого учета классифицируются в зависимости от специфики бизнеса.

На первом уровне происходит регистрация всех финансово-хозяйственных  операций в особой базе данных.

Второй уровень  – занесение данных в консолидированном, обобщенном виде с применением других регистров (например, бухгалтерских) как  источников консолидированной информации.

На третьем  уровне предоставляются выборочные отчеты по отдельным вопросам.

Наиболее оптимальным, как представляется, является первый уровень с элементами второго, т.е. тотальная регистрация всех финансовых операций с включением данных по отдельным блокам.

При анализе  баланса важно обращать внимание на то, чего у предприятия больше – активов или пассивов. Если предприятие работало неэффективно, имеет много долгов перед бюджетом, поставщиками, работниками, не создавало активов (например, отдало товар в долг недобросовестному клиенту), то у такого предприятия долгов могло накопиться больше, чем активов. В этом случае баланс покажет вместо прибыли в пассиве убыток в активе. На основе баланса рассчитывается масса показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия. В мировой практике используется принцип убывания ликвидности, который требует, чтобы наиболее ликвидные активы и наиболее срочные обязательства в пассиве ставились на верхние места [31, c. 108].

В соответствии с этим принципом, на первом месте в управленческом балансе должны быть деньги (касса, расчетные, специальные счета), на втором – финансовые вложения и выданные займы, на третьем – дебиторская задолженность, на четвертом – готовая продукция, материалы, запасы, на пятом – необоротные активы (долгосрочные финансовые вложения, капитальные вложения, основные средства), на шестом – убытки, ели таковые имеются.

В пассиве на первое место ставятся полученные краткосрочные  займы, на второе – краткосрочная  кредиторская задолженность, на третье – задолженность по налогам перед бюджетом, на четвертое – долгосрочные обязательства, на пятое – собственный капитал, включающий в себя уставной капитал и чистую прибыль, распределенную или нераспределенную по фондам и резервам [31, c. 112].

При использовании плана счетов управленческого учета бывает смешивание разных по экономической сущности и типам контрагентов отношений. Чтобы этого не происходило, необходимо, чтобы группировка активов и пассивов по счетам была достаточно детальной. При этом идеальная система управленческого учета дает возможность видеть расчеты с каждым отдельно взятым клиентом. Технически это возможно осуществить с помощью внедрения аналитического учета по каждому клиенту.

Для удобства каждому  счету присваивается свой номер. Эти номера могут приближаться к кодировке, которую устанавливает официально утвержденный план счетов бухгалтерского учета. Однако данное соответствие не является обязательным, а в ряде случаев оно и просто невозможно.

Счета, используемые в управленческом счете, делят на балансовые, оборотные и забалансовые. Управленческий план счетов составляется на основе международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) или российского Плана счетов и введением дополнительных аналитик.

Управленческий  план счетов, построенный на основе российского, является синтезом нескольких классификаторов управленческого учета. Он похож на простое перечисление основных линейных статей баланса и отчета о прибыли и убытках, разделами которого являются:

1. «Активы»;
2. «Обязательства»;
3. «Капитал»;
4. «Доходы и расходы»;
5. «Прочие доходы и расходы»;
6. «Прибыль до налогообложения»;
7. «Чистая нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) текущего периода» [34].

Подобное построение плана счетов удобно, поскольку позволяет  избежать многих ошибок и не требует достаточно трудоемкой процедуры реформации, когда данные, подготовленные по схеме оборота средств предприятия, приводятся к функциональным отчетам для финансового анализа и позволяют после любой операции сразу же видеть главный результат – нераспределенную прибыль.

Инструкция  по применению Плана счетов рекомендует  использовать счета 20-29 для группировки расходов по статьям, местам возникновения и другим признакам, а также для исчисления себестоимости продукции (работ, услуг), а счета 30-39 – для учета расходов по элементам [34].

Использование одних и тех же счетов для бухгалтерского и управленческого учета с одинаковыми номерами бессмысленно. Применение одних и тех же знаков счетов и в бухгалтерском, и в управленческом учете вносит путаницу в кодировку и корреспонденцию счетов, а, следовательно, приведет к появлению ненужных ошибок и искажению информации. Предприятия могут самостоятельно определять состав и методику использования счетов 20-39, исходя из особенностей своей деятельности.

Таким образом, возникает возможность параллельно использовать две группы счетов производственного учета:

1. Счета 20-29 применяются для группировки расходов по статьям в разрезе центров затрат, мест возникновения затрат, носителей затрат;
2. Счета 30-39 применяют для группировки расходов по элементам затрат [33].

Первая группа счетов определяет ведение управленческого  учета, вторая – ведение финансового. Чтобы обеспечить взаимосвязь между  этими видами учета, применяют специальные  отражающие счета-экраны: счет 37 «Отражение общих затрат» или счет 27 «Распределение общих затрат».

Возможно также использование  системы счетов управленческого  учета, включающей многие счета, предназначенные  для финансового учета, но помеченные звездочкой, что позволит отличить их.

Обычно счета управленческого и финансового учета, отражающие затраты на производство, ведутся в единой системе бухгалтерского учета без обособления калькуляционных счетов в систему управленческого учета.

В разделе III Плана счетов можно открыть следующие счета: 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления на социальные нужды», 33 «Амортизация, 34 «Прочие затраты», 37 «Отражение общих затрат».

По Дебету счета 30 «Материальные  затраты» в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражается стоимость израсходованных на производство материалов, покупной энергии, выполненных сторонними организациями работ промышленного характера, материальной составляющей других расходов в корреспонденции с соответствующими счетами. К счету 30 открывают субсчета по видам и направлениям материальных затрат [34].

По Дебету счета 31 «Затраты на оплату труда» в корреспонденции  со счетами 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 96 «Резерв предстоящих расходов» отражаются суммы начисленной заработной платы, включая премии и любые иные формы оплаты труда персонала организации. На данный счет также начисляют различные социальные выплаты за счет средств организации, которые не могут быть списаны на Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». В Дебет данного счета относятся также начисления в резервы предстоящей оплаты отпусков, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет и т.д. К этому счету необходимо вести субсчета, характеризующие виды и направления начислений на оплату труда [34].

По Дебету счета 32 «Отчисления  на социальные нужды» в корреспонденции со счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» отражаются суммы, начисленные для формирования фонда социальной защиты. Если отчисления на социальные нужды приобретают форму налога, то счет 32 корреспондирует с Кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Предстоящие социальные выплаты, которые раньше осуществляли за счет фонда потребления или прибыли, остающейся в распоряжении организации, по решению собственника или его представителей (совета директоров и т.п.) начисляют по Дебету счета 32 в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов». К счету 32 необходимо вести субсчета по видам отчислений на социальные нужды [34].